Introduction
La planification stratégique sous-entend une allocation de ressources organisée en vue d'atteindre des objectifs; l'élaboration de plans détaillés pour l'approvisionnement, la distribution et la récupération du matériel; la réduction des risques associés à l'approvisionnement en matériel; l'ajustement aux besoins et situations changeants. Une des faiblesses associées aux élections dans plusieurs pays est que la gestion du matériel n'est pas une priorité lors du processus de planification initiale. Il en résulte des coûts et délais qui ne sont pas nécessaires. Le manque de planification pourrait résulter, par exemple, en l'envoi de matériel par avion plutôt que par bateau, ce qui augmente les coûts d'environ 30 %. Une autre faiblesse réside dans le fait que les plans d'approvisionnement ne tiennent pas compte des autres aspects de la planification électorale ou se font sans le bénéfice d'une expertise adéquate et sans avoir accès à tous les renseignements nécessaires à une planification efficace. Comme résultat, on obtient l'achat de matériel inadéquat ou une distribution désorganisée. Le déroulement de l'élection s'en ressentira et la confiance du public en sera réduite. Il importe également que la planification de l'approvisionnement soit étroitement liée à la planification électorale globale afin que tout changement associé à la synchronisation, aux emplacements ou au processus qui peut avoir des répercussions sur les besoins de matériel soient connus le plus tôt possible.
Une bonne gestion du matériel comprend l'élaboration de procédures simples et efficaces pour la manutention du matériel. Elle prévoit également la formation des préposés à l'inscription et aux bureaux de vote et devrait être étroitement reliée à un programme d'éducation des électeurs.
Assistance de spécialistes
La gestion du matériel requiert une certaine expertise. Il se peut donc que l'on ait à recourir à de l'aide spécialisée dans certains domaines. Le gestionnaire électoral doit décider d'y recourir ou non après avoir évalué ses capacités dans les domaines suivants.
Planification et gestion
- connaissance de la planification stratégique;
- compétences en matière de gestion des budgets et des finances;
- compétences en matière de préparation d'échéanciers et de formation;
- expérience en gestion du matériel;
- compétences requises pour établir des mécanismes de contrôle du matériel et des procédures de dépistage. En quelques mots, il s'agit de savoir en tout temps combien d'articles ont été commandés, comment ils ont été distribués, qui est en charge et qui doit répondre, s'il y a contestation;
- compétences requises pour établir un lien entre l'approvisionnement en matériel et la planification électorale globale, y compris le processus législatif et l'éducation des électeurs.
Approvisionnement et logistique
- capacité de se procurer du matériel au pays ou à l'étranger;
- connaissance des capacités de production des fournisseurs locaux;
- connaissance des caractéristiques de sécurité et la capacité de d'élaborer des spécifications exactes;
- connaissance de l'environnement local et des compétences des préposés à l'inscription et aux bureaux de vote;
- capacité d'évaluer et d'utiliser les données du recensement et les renseignements contenus dans le plan électoral pour établir les besoins en approvisionnement;
- expertise dans les procédures d'empaquetage et d'envoi d'expédition locale et internationale;
- connaissance des règlements en matière d'approvisionnement national et international;
- connaissance des capacités de transport et d'entreposage et des fournisseurs.
Synthèse des besoins
On ne peut assez souligner l'importance de choisir le matériel adéquat et de définir exactement les quantités requises. Un matériel inadéquat ne peut que faire perdre la confiance de l'électeur. Commander trop de matériel devient coûteux, et ne pas les commander en quantité suffisante peut avoir une incidence sur la crédibilité des résultats de l'élection. Les besoins doivent donc être déterminés bien à l'avance d'un scrutin électoral.
Les renseignements principaux requis pour la sélection appropriée du matériel et la définition exacte des quantités comprend notamment ceux qui suivent :
- des données de recensement, d'inscription et démographiques aussi exactes que possible;
- l'emplacement de chacun des bureaux d'inscription et de vote;
- le budget total pour l'approvisionnement en matériel et toute contrainte due à des conditions imposées par les donateurs;
- le matériel requis, avant l'inscription et le vote, aux fins de formation et d'éducation des électeurs;
- les capacités d'entreposage et de transport dans toutes les régions;
- les réseaux de communication pour retracer le matériel;
- les procédures d'inscription, de dépouillement des votes et de compilation des résultats;
- les détails du système de dépistage utilisé pour contrôler le matériel et pour tenir compte du matériel délicat en particulier;
- les dispositions législatives.
Dispositions législatives
La loi électorale dicte plusieurs aspects de la gestion du matériel. Des dispositions légales déterminent le nombre d'électeurs admissibles et spécifient d'autres facteurs qui peuvent avoir une incidence sur l'approvisionnement du matériel, notamment ceux qui suivent :
- les processus d'inscription et de vote;
- les dimensions et le type des bulletins, des urnes et des cartes d'inscription;
- l'établissement de bureaux de vote par anticipation, le vote par la poste pour les absents et le vote par procuration;
- un nombre maximum d'électeurs par bureau de vote;
- les heures d'ouverture des bureaux de vote;
- le lieu et les procédures du dépouillement des votes;
- les procédures pour manutentionner le matériel délicat, y compris l'entreposage et la façon d'en disposer;
- les échéanciers et les budgets électoraux;
- le statut et les responsabilités d'une commission électorale.
Formation et éducation des électeurs
Des programmes d'éducation de l'électeur et de la formation efficace réussiront à faire comprendre aux électeurs l'utilité du matériel électoral et à leur faire accepter. Un bon personnel et le meilleur équipement ne suffisent pas si la formation du personnel en matière d'utilisation d'équipement complexe n'est pas adéquate. La planification devrait donc prévoir une formation en gestion du matériel et la distribution à l'avance du matériel requis pour former les préposés, éduquer les électeurs et informer les observateurs électoraux.
Des procédures simples et des instructions claires ne peuvent que favoriser le succès. Elles devraient être élaborées et mises à l'épreuve très tôt. Pour des raisons de sécurité, le matériel de formation devrait être différent du matériel électoral véritable.
On peut minimiser les coûts associés à l'achat du matériel; on peut par exemple imprimer des prototypes de bulletins de vote et des formulaires de contrôle sur du papier ordinaire. On peut même imprimer les bulletins de vote sur du papier ordinaire pourvu que la loi et les conditions locales le permettent.
Lorsqu'il s'agit d'articles-clés, des représentants des fournisseurs devraient aider à la formation et à la mise à l'épreuve.
Dans certains cas, les élections partielles ou les bureaux de vote par anticipation peuvent fournir une occasion de mettre de nouveaux articles à l'essai. Il s'agit là d'un environnement restreint qui peut éliminer la nécessité de faire des essais ou des projets pilotes.
