Même si les discussions concernant la définition de la démocratie ne cessent de surgir, les principes directeurs qui doivent guider l'administration électorale font de plus en plus consensus. Tout organisme électoral doit respecter les trois principes suivants : indépendance, impartialité et professionnalisme. Il doit être soumis à des procédures précises énonçant les limites de ses responsabilités et permettant d'évaluer son efficacité, tant en sa qualité d'administrateur que de fournisseur de services. Il doit être impartial tout en étant capable de fonctionner dans un environnement politique.
Indépendance
Dans un régime multipartite, l'organisme électoral ne pourra gagner la confiance des partis que s'il est perçu comme indépendant vis-à-vis de tous les partis et du gouvernement. Si l'organisme ne jouit pas de cette confiance, le processus électoral et même les résultats ne seront pas acceptés d'emblée. Quoique l'organisme ne pourra jamais être complètement indépendant à cause des pouvoirs que détient la législature d'approuver ses moyens financiers et possiblement de combler certains de ses postes clés, ces pouvoirs ne devraient pas servir à influencer l'organisme électoral. Dans certains pays, comme en Papouasie-Nouvelle-Guinée et en Afrique du Sud, la Constitution garantit l'indépendance des organismes électoraux. La Constitution du Costa Rica confère à l'organisme électoral le statut d'un quatrième pouvoir d'État. Bien que la Constitution de certains autres pays n'offre pas une telle garantie, l'indépendance y est néanmoins respectée et sauvegardée, comme c'est le cas en Australie, au Canada et au Royaume-Uni.
Impartialité
Indépendance et impartialité ne sont pas synonymes. Impartialité signifie qu'un organisme ne se préoccupe pas de l'issue de l'élection qu'il administre. Son rôle consiste à préparer un terrain égal sur lequel s'affronteront les candidats et les partis, à fournir à tous les électeurs toute l'information requise pour leur permettre de voter d'une manière raisonnablement éclairée et à compiler les voix et annoncer les résultats sans préjudice à l'égard d'un parti ou d'un candidat. Il doit être composé de personnes capables, et perçues comme telles par les intervenants, de se comporter de manière impartiale et de justifier la confiance des principaux partis. Dans de nombreux cas, cela exige que les membres de l'organisme électoral qui énoncent les politiques ne soient membres d'aucun parti politique. S'il est impossible de satisfaire à cette exigence, des représentants des divers partis politiques devraient en faire partie afin d'assurer un équilibre acceptable.
Professionnalisme
En plus d'être indépendant et impartial, l'organisme doit posséder une autre qualité tout aussi essentielle : le professionnalisme dans sa manière d'aborder cette énorme tâche qu'est l'administration d'une élection. L'administration électorale constitue essentiellement une industrie de service de laquelle la population exige de plus en plus de qualité. Toute faiblesse dans la livraison de ce service à cause de l'absence de professionnalisme, d'une mauvaise planification ou d'inefficacité peut mettre en doute les principes clés d'indépendance et d'impartialité et dissuader les électeurs de participer aux prochaines élections.
Un organisme qui fait preuve de professionnalisme doit constamment rechercher les moyens d'améliorer la loi qu'il est chargé d'administrer ainsi que sa manière de conseiller le personnel, les partis politiques, les candidats et l'électorat au sujet des opérations électorales. Il doit s'assurer que la loi électorale est administrée fidèlement et que les candidats, les partis et les électeurs sont tous traités avec équité et justice. Il doit enfin trouver le meilleur moyen d'informer et d'éduquer l'électorat sur le processus électoral et chercher à utiliser les ressources de façon optimale, notamment la nouvelle technologie. Il doit disposer des ressources suffisantes pour lui permettre d'accomplir sa tâche.
Principes de gestion et règles d'éthique
L'organisme électoral doit de plus s'appuyer sur des principes de gestion et sur des règles d'éthique. Les principes de gestion se reconnaissent dans un organisme qui souscrit à l'importance du professionnalisme et au besoin de disposer d'effectifs bien formés et suffisamment motivés, travaillant avec respect et flexibilité et qui sont conscients des règles d'éthique qu'ils doivent respecter dans leur travail.
Pour que le processus électoral soit perçu comme légitime, l'intégrité de l'administration électorale est absolument essentielle. Il est presque futile de tenir des élections, qui entraînent des coûts élevés, si les résultats sont mis en doute à cause de l'inefficacité ou de l'impartialité douteuse de l'organisme électoral. Durant une élection, tout comme lors de l'établissement du registre électoral, l'organisme est le centre de l'attention et il doit être en mesure de soutenir cette surveillance et de démontrer la légitimité du processus.
L'International Institute for Democracy and Electoral Assistance (IDEA) a publié un code de conduite qui tend à assurer les règles d'éthique et de professionnalisme de l'administration électorale. Ce code énonce cinq règles d'éthique dont doit s'inspirer un organisme électoral pour garantir non seulement que le processus soit intègre, mais aussi qu'il soit perçu comme tel :
- faire preuve de respect pour la loi;
- être impartial et neutre;
- fair preuve de transparence;
- être précis;
- être au service de l'électorat.
Règle d'éthique no 1 - Faire preuve de respect pour la loi. La réussite d'une élection dépend du degré de légitimité que lui accorderont les intervenants politiques. La formulation des décisions de politique majeures dans un style légal précis accordera le degré de stabilité requis pour arriver à une acceptation unanime de tous les intervenants quant à la manière de gérer le processus. Si l'organisme électoral ne respecte pas la loi, s'il ne la met pas en pratique de manière équitable ou si ses décisions ne s'appuient pas sur des justifications légales, il risque de nuire à cette acceptation par les intervenants et de brimer le respect dont pourrait jouir le processus électoral.
L'organisme doit donc :
- respecter les lois du pays;
- s'assurer de mettre en application toutes les lois de nature électorale de manière impartiale et égale à l'intérieur du cadre législatif du pays;
- toujours à l'intérieur de ce même cadre législatif, s'assurer que tous les partis politiques, tous les candidats, tous les électeurs et tout autre intervenant dans le processus électoral sont traités sur un plan égal et juste compte tenu de toutes les circonstances.
Règle d'éthique no 2 - Être impartial et neutre. Pour qu'une élection soit une réussite, les participants doivent avoir confiance que les gestionnaires électoraux feront preuve d'impartialité politique dans l'accomplissement de leurs tâches. Si ces gestionnaires sont perçus comme tentant d'influencer le résultat de l'élection, la confiance du public dans le processus électoral sera minée au point de pouvoir difficilement être restaurée. Les gestionnaires se doivent donc d'accomplir toutes leurs tâches avec une impartialité et une neutralité politique absolues.
À l'occasion, certains pays peuvent nommer leurs gestionnaires électoraux de manière à ce qu'ils représentent des partis ou des formations politiques, mais même dans ces cas, ces personnes doivent accomplir leurs tâches électorales en toute impartialité et neutralité politiques.
Les gestionnaires électoraux doivent :
- faire preuve de neutralité et d'impartialité absolues dans toutes leurs interactions avec les partis politiques, les candidats, les électeurs et les médias;
- se garder d'accomplir toute activité qui pourrait être perçue comme étant de nature partisane en faveur d'un candidat, d'un parti politique, d'un intervenant ou d'un groupe politique;
- agir en tout temps de manière irréprochable, et faire preuve d'un jugement solide et de la plus grande discrétion;
- divulguer toute situation qui pourrait constituer un conflit d'intérêts en regard de leurs fonctions de gestionnaires électoraux;
- refuser tout don ou faveur en provenance d'un parti politique, d'une organisation ou d'une personne impliquée dans l'élection;
- éviter toute possibilité d'influence et ignorer toutes directives pouvant affecter leurs fonctions, autres que celles que peuvent dicter la loi ou les coutumes;
- s'abstenir de participer à toute activité non autorisée ou de nature personnelle pouvant les placer dans une situation réelle ou perçue de conflit d'intérêts en regard de leurs fonctions de gestionnaires électoraux;
- s'abstenir de participer à toute activité privée ou autre qui pourrait être perçue comme révélant une préférence pour un candidat, un parti politique, un intervenant ou un groupe politique;
- éviter d'exprimer une opinion touchant toute question à caractère politique au cours de la campagne électorale;
- éviter toute communication à caractère politique avec un électeur;
- s'abstenir de porter ou d'afficher tout emblème ou couleur de nature partisane.
Les gestionnaires électoraux doivent considérer toutes les directives qui précèdent comme s'appliquant à l'organisme autant qu'aux individus.
Règle d'éthique no 3 - Faire preuve de transparence. La réussite d'une élection dépend de l'acceptation des décisions de l'organisme électoral par ceux qui participent à l'élection, ce qui ne se réalisera que s'ils ont la garantie que ces décisions sont raisonnables. À cette fin, les participants doivent avoir accès aux informations qui ont justifié les décisions. C'est un fait qu'une élection engendre une grande quantité de données, des bases de données exhaustives et de nombreux documents, et il n'est pas toujours pratique pour une personne qui le désirerait d'avoir accès ou d'obtenir des exemplaires.
Toutefois, les gestionnaires électoraux devraient être disposés à :
- justifier leurs décisions;
- fournir librement les informations qui ont dicté leurs décisions;
- assurer l'accès réel et raisonnable à ces documents et à ces informations tout en respectant le cadre de la loi électorale et des lois sur l'accès à l'information.
Les gestionnaires et organismes électoraux doivent de plus :
- s'assurer que les représentants de chaque parti politique ou de chaque candidat peuvent exercer pleinement et effectivement leurs droits;
- consulter régulièrement les intervenants au processus électoral dans la prise de décisions lorsque les circonstances le justifient;
- sur demande raisonnable, fournir des explications sur les motifs de leurs décisions en matière opérationnelle;
- mettre sur pied un système permettant aux partis d'avoir accès, dans des délais raisonnables, à toutes les informations, aux bases de données et à tous les documents d'importance utilisés au cours d'une élection ou durant les activités courantes de l'organisme;
- s'ils prennent connaissance d'une lacune ou d'une irrégularité dans le déroulement de l'élection, en divulguer l'existence de leur propre initiative.
Règle d'éthique no 4 - Être précis. Il s'ensuit de la règle d'éthique précédente que pour que les décisions des gestionnaires électoraux soient acceptables aux intervenants, les informations sur lesquelles elles sont basées doivent être exactes et accessibles. Des informations inexactes ou incertaines mineront la confiance qui pourrait être accordée aux décisions de l'organisme autant qu'à ses capacités. Les gestionnaires et les organismes électoraux doivent accomplir chaque tâche en s'assurant du plus haut degré possible d'exactitude de leurs informations et en faisant preuve d'une analyse objective. Ils doivent plus particulièrement :
- s'assurer que leurs informations sont recueillies, colligées et publiées de façon systématique, claire et précise;
- faire tout ce qui leur est légalement possible pour s'assurer que ces renseignements reflètent bien la réalité.
Règle d'éthique no 5 - Être au service de l'électorat. Les gestionnaires et les organismes électoraux doivent s'efforcer d'offrir à tous les électeurs la plus large gamme de services pour leur permettre d'exercer leurs droits sans encombre tout en tenant compte des circonstances et du cadre législatif du pays. En particulier, ils doivent :
- faciliter le plus possible la participation des électeurs au processus électoral;
- s'assurer que les électeurs ont une bonne compréhension du processus;
- faire tout en leur pouvoir pour faciliter le vote des personnes ayant des besoins spéciaux, comme les aveugles, les personnes à mobilité restreinte, les analphabètes ou les électeurs résidant en régions éloignées.
