Centre de responsabilité
Dans un système électoral où un organisme électoral national est établi en permanence, les allocations annuelles qui lui sont accordées couvrent aussi bien les activités continuelles de l'organisme que l'élection qui pourrait se tenir au cours de l'année. Le budget de l'organisme tombe alors souvent dans le même processus d'allocations budgétaires que pour les ministères du gouvernement. Selon ce processus, l'organisme électoral est normalement tenu de publier un rapport annuel qui fait état des dépenses effectuées au cours de l'année précédente (y compris les écarts de budget) et qui présente en même temps les prévision budgétaires pour l'année suivante. Ce rapport est à ce moment soumis à examen et on peut questionner les dépenses encourues tout comme les dépenses prévues. Les coûts de l'élection même sont toutefois considérés distinctement du reste des dépenses de l'État.
Dans les pays où des organismes électoraux sont établis à chaque élection pour les niveaux national, régional et local, les dépenses de chacun sont souvent approuvées par l'organisme supérieur et le statut temporaire de ces commissions permet de réaliser certaines économies. Ce système ne permet toutefois pas la planification à long terme, ce que l'on considère généralement comme un désavantage.
Lorsque les budgets des organismes électoraux sont considérés à l'intérieur du processus courant d'autorisation en même temps que les autres organismes, des retards peuvent survenir à obtenir les autorisations requises, ce qui a occasionné de sérieux problèmes dans le passé. L'autre système, selon lequel le gouvernement considère séparément le budget électoral, comporte certains avantages.
Au Royaume-Uni, le coût de l'inscription des électeurs n'est assujetti à aucune restriction par les autorités, mais le gouvernement central récupère certains frais en vendant les listes d'électeurs. Les préposés au vote lors d'élections locales sont rémunérés selon des barèmes établis à ce même niveau, alors que pour les élections nationales, tous les préposés sont rémunérés selon le taux national. Il existe peu ou pas d'organismes électoraux qui jouissent de la pleine liberté de dépenser ce qu'ils jugent nécessaire pour administrer une élection. En général, ils doivent faire autoriser leur budget à différents niveaux :
- par le gouvernement national, soit par le processus annuel d'autorisations budgétaires ou par un processus distinct pour le budget électoral;
- par un organisme électoral national qui a déjà reçu l'approbation de son budget global;
- par le gouvernement national à la suite d'une élection mais en fonction d'un barème pour toutes les dépenses reliées aux principales activités électorales.
Il sera considérablement plus facile pour ceux qui doivent approuver un budget global de disposer des prévisions détaillées pour chaque activité. Il est également utile d'appuyer le budget de données statistiques pouvant aider à justifier les coûts estimés. Par exemple, les coûts reliés à la rémunération du personnel pourraient être accompagnés du nombre d'employés permanents, par catégorie. Le budget électoral du Mozambique de 1994 (voir summary of electoral process costs - mozambique) était accompagné d'une fiche d'informations contenant certaines données importantes reliées au processus électoral (voir data on election process - mozambique).
Les personnes qui feront l'étude du budget devront disposer des informations suivantes :
- le coût total du processus;
- le moment où la dépense sera encourue et s'il est nécessaire de disposer à l'avance d'une partie des fonds;
- les coûts comparatifs de l'élection précédente;
- les raisons qui ont pu motiver des changements importants au processus;
- les justifications de dépenses substantielles, comme par exemple des projets d'informatisation, et les économies et bénéfices qu'ils feront réaliser;
- les plus importants postes de dépenses et les résultats qu'ils permettront de réaliser;
- les projets de réduction de coûts qui ont été envisagés et l'assurance que l'option la plus économique est proposée;
- la proportion du budget qui est en devises étrangères.
Même lorsque l'approbation du budget n'est pas conditionnelle à ce genre d'informations, le gestionnaire électoral devrait tout de même disposer de ces détails à l'intérieur de son organisme.
Problèmes communs
La plupart des problèmes reliés à un processus électoral sont communs à plusieurs organismes. Lorsque plusieurs gestionnaires du niveau local doivent présenter leur budget à la même autorité, ces gestionnaires ont intérêt à faire front commun pour justifier leurs demandes. Ce peut être le cas lorsqu'il est difficile de recruter des préposés au vote à cause d'une échelle de rémunération nationale uniforme. Une association d'administrateurs électoraux ou de gestionnaires locaux est plus en mesure de débattre une question d'intérêt commun.
Dans la préparation d'un budget, le gestionnaire électoral devrait constamment respecter les principes d'équité et d'impartialité. Tous les électeurs devraient avoir le même accès aux bureaux de vote, à l'information sur le processus électoral et au vote des absents. Le gestionnaire doit être en mesure de démontrer que le budget a été préparé non seulement en respectant le principe d'économie, mais également le principe d'équité pour tous.
