Évaluation des besoins
L'organisme électoral doit d'abord déterminer quelle formation est nécessaire pour permettre d'administrer le processus électoral et déterminer les personnes à qui devront être confiées les responsabilités en matière de formation.
Un programme de formation peut être dispendieux. Par exemple, lors des élections de 1994 au Mozambique, les coûts associés à la formation se sont élevés à 6 215 000 $, soit 9,6 % du budget global pour l'inscription et l'élection. Parmi le personnel temporaire, comme les préposés au vote et au dépouillement, certains peuvent être plus expérimentés que d'autres, mais il n'est pas toujours facile de les séparer en groupes différents. Une séance de formation doit faire preuve de cohérence et être intéressante et simple. Celle à l'intention du personnel expérimenté peut se limiter à résumer les tâches, mais pour les autres, il faudra entrer plus profondément dans les détails.
La formation du personnel permanent doit se faire à un niveau plus élevé et être continue mais à un rythme progressif au fur et à mesure que les individus se voient confier des tâches plus complexes. Les besoins de l'individu sont aussi importants à considérer que ceux du poste. Le processus d'apprentissage est de longue durée et on ne peut pas s'attendre à ce qu'une personne cadre arrive à tout connaître sur le processus électoral. L'organisme doit donc s'assurer que chaque membre du personnel reçoive la formation dont il a besoin pour accomplir les tâches qui lui sont confiées.
Il faut instaurer un processus annuel d'évaluation du rendement des employés permanents et les résultats doivent être discutés objectivement lors d'une rencontre avec chaque employé concerné pour identifier ses points forts et ses points faibles ainsi que ses besoins en matière de développement. L'évaluation doit porter non seulement sur les connaissances du domaine électoral de l'employé, mais sur ses compétences en général y compris sa gestion du temps, ses rapports avec les autres employés et ses aptitudes en dotation, en négociation, en présentation, tous des atouts pour un bon gestionnaire électoral. Le processus doit également identifier les besoins de formation de l'employé, établir un ordre de priorité et planifier sa formation. Une fois la formation complétée, des exercices de simulation devraient permettre d'établir si les objectifs de formation ont été réalisés.
Matériel didactique
Les documents qui serviront à la formation doivent être concis, simples et intéressants. Ils doivent souligner les points importants et offrir des exemples. Les situations simulées sont des mécanismes efficaces de formation.
Préposés au vote
La formation des préposés au vote est l'une des plus importantes tâches d'un gestionnaire électoral. Ils devront traiter avec les électeurs aux bureaux de vote et il faudra les préparer par une bonne formation et des directives précises pour s'assurer qu'ils feront fonctionner le processus avec efficacité. Comme outils efficaces de formation, on peut avoir recours à des illustrations pour indiquer comment aménager le bureau de vote, et présenter des études de cas.
Manuels d'instructions
De nombreux pays utilisent des manuels d'instructions à l'intention des préposés au scrutin et la qualité de ces documents va en s'accroissant; en voici quelques exemples :
Exemplaires illustrés
Une technique efficace pour signaler des points importants est de distribuer aux participants un document d'une page illustrant une tâche précise. La plupart des gestionnaires électoraux ont connu des situations où les préposés au vote ont retourné leur matériel incorrectement assemblé, occasionnant des retards lors de la compilation des résultats. Dans son manuel à l'intention des préposés (page 46), l'organisme électoral du Canada utilise une illustration montrant les articles qui doivent être insérés à l'intérieur de l'urne à la fermeture du bureau de vote, de même que ceux qui doivent demeurer à l'extérieur mais accompagner l'urne. Une page comme celle-là peut être extraite ou copiée du manuel et distribuée à tous les participants lors de la formation (voir Hors de l'urne - DGÉ Québec).
Études de cas
Une autre méthode consiste à présenter des problèmes hypothétiques pour discussion et à fournir les solutions propices. L'International Foundation for Election Systems (IFES) a préparé un document semblable pour la Russie en 1995 (voir ifes precinct election handbook - russia).
Exemples de problèmes courants
Le manuel d'instructions préparé par le gestionnaire électoral pour le comté de Montgomery dans l'État américain du Maryland (voir extract from election judges manual - usa) contient une liste des problèmes les plus susceptibles de survenir et cette liste réfère le lecteur à la partie du manuel qui offre la solution appropriée. Des outils semblables bien codifiés permettent d'économiser beaucoup de temps durant les heures de pointe quand les préposés au vote n'ont pas le temps de consulter des documents longs et encombrants pour solutionner les problèmes.
Signaler les nouveaux éléments
Une bonne technique à inclure dans un programme de formation est d'énumérer et de décrire les changements qu'a subi le processus depuis l'élection précédente. Le personnel expérimenté a plutôt tendance à consulter très brièvement les instructions, croyant connaître déjà le processus. Les préposés expérimentés sont pourtant souvent ceux qui commettent le plus d'erreurs.
Exercices pratiques
La commission électorale de la Nouvelle-Zélande offre des programmes de formation très complets au cours desquels les participants doivent compléter des exercices pratiques dans des cahiers préparés à cette fin (voir election commission training workbook - new zealand). Ces exercices permettent de s'assurer que les préposés ont bien saisi les instructions et qu'ils sont en mesure de les mettre en pratique.
Instructions et simulations
Lorsqu'il est nécessaire de former un grand nombre de personnes (les préposés à l'inscription, au vote ou au dépouillement par exemple), toutes les séances de formation devraient être uniformes. Le manuel d'instructions approprié peut être distribué par la même occasion ou même à l'avance. Au cours de ces brèves rencontres qui devraient durer environ deux heures, on peut d'abord expliquer le processus et répondre aux questions, après quoi il est bon de simuler le processus en faisant exécuter les divers rôles par des participants.
Il est également important d'utiliser des outils visuels, comme les affiches illustrant la manière de voter qui sont régulièrement utilisées pour l'éducation de l'électorat. Les outils utilisés lors de l'élection de 1994 en Afrique du Sud peuvent servir d'exemples (voir ifes precinct election handbook - russia et extract from election judges manual - usa).
Programme global de formation
Le programme global de formation devrait être élaboré durant la planification stratégique et devrait comprendre les éléments suivants :
- la détermination des besoins pour le personnel permanent en fonction des évaluations de rendement et d'une évaluation des compétences disponibles au sein de l'organisme en regard des processus envisagés;
- la détermination des besoins pour le personnel temporaire tel que les préposés à l'inscription, au vote et au dépouillement;
- les échéanciers pour la formation de chaque groupe pour s'assurer que les séances de formation ont lieu au moment le plus stratégique à l'intérieur du calendrier électoral;
- les méthodes de formation à utiliser, l'identification des personnes responsables et l'établissement des coûts.
Il n'est pas nécessaire de tenir une seule séance de formation pour un grand nombre de participants; il est plutôt préférable de tenir plusieurs séances pour des groupes moins nombreux. Elles ont l'avantage d'être plus intéressantes pour les participants et de leur permettre de poser des questions plus spécifiques à leur région ou à leur localité. Une séance de formation intéressante a beaucoup plus de chances d'être efficace.
La formation ne se limite pas au personnel. Plusieurs pays offrent des réunions de formation à l'intention des candidats et leur fournissent des manuels précisant ce qui leur est permis de faire et ce qui est défendu, de même que les responsabilités qui leur incombent.
La formation est un processus dispendieux mais son absence peut entraîner des conséquences encore plus coûteuses. L'approche de formation en éventail (ou à la chaîne) peut être adoptée à condition d'équiper les formateurs d'un excellent manuel de formation. Il s'agit d'une approche selon laquelle on forme initialement un petit groupe de personnes qui par la suite assurent la formation d'autres groupes et ainsi de suite. La formation débute avec un groupe très restreint et progresse rapidement pour finalement atteindre un très grand nombre de personnes.
Pour plus de renseignements, voir Formation.
