Dans de nombreux pays, les logiciels de bureautique pour utilisation avec les ordinateurs personnels sont devenus des outils indispensables aux organismes électoraux. Les machines à écrire ont été remplacées par des logiciels de traitement de texte, les livres comptables par des logiciels de chiffriers, les registres d'électeurs, les inventaires de matériel et les données sur le personnel établis sur papier par des logiciels de traitement de données et, enfin, les logiciels pour agendas électroniques ont remplacé les carnets
d'agenda.
Depuis leur apparition au cours des années 1970, les logiciels les plus élémentaires mais encombrants de traitement de texte et de chiffriers, des versions beaucoup plus perfectionnées et fonctionnelles ont été mises au point vingt ans plus tard et ont abouti à une utilisation plus efficace du personnel de soutien en leur permettant d'accomplir eux-mêmes des tâches qui devaient auparavant être confiées à des spécialistes commerciaux.
Les logiciels d'éditique par exemple permettent de créer, à peu près sans formation, des publications de calibre professionnel, alors qu'auparavant la moindre tâche de composition devait être confiée à des typographes professionnels ou à des imprimeurs. Également, des logiciels de saisie de données et de chiffriers pour ordinateurs personnels de haute puissance permettent à des usagers non spécialisés de saisir, de garder en mémoire et de traiter des données alors que dans le passé ces tâches ne pouvaient être accomplies que par des programmeurs spécialisés et ce, grâce à des ordinateurs centraux puissants.
Types de logiciels de bureautique
Un ensemble type de logiciels de bureautique offrent la plupart ou la totalité des fonctions suivantes :
- le traitement de texte;
- les chiffriers;
- les banques de données;
- le logiciel d'éditique;
- la gestion de projets;
- la préparation de présentations;
- la gestion de fichiers électroniques;
- le courrier électronique;
- le navigateur Internet;
- l'édition sur Internet;
- les agendas électroniques;
- la gestion financière;
- la gestion des ressources humaines.
Il existe toute une gamme de livres, de revues ou de sites Web qui permettent de déterminer les systèmes de bureautique appropriés à chaque environnement de travail. Les logiciels de bureautique sont souvent accompagnés de l'équipement nécessaire, soit comme faisant partie du contrat d'achat ou pour respecter les pratiques d'achat du gouvernement local.
L'usage des logiciels de bureautique
Il est préférable d'offrir une formation à tous les utilisateurs de la bureautique. Dans divers pays, on peut faire appel aux services de formateurs spécialisés, mais il se peut que certains organismes électoraux disposent déjà du personnel compétent pour offrir cette formation. La majorité des logiciels sont accompagnés d'un guide de l'utilisateur, soit imprimé ou informatisé. Plusieurs offrent même un programme de formation dirigé sur écran au rythme de l'utilisateur.
Les logiciels modernes de bureautique sont très puissants et permettent aux utilisateurs d'accomplir les tâches les plus complexes. La bureautique permet à un organisme électoral d'accomplir entre autres les tâches suivantes :
- publier sur place la majorité de ses organes publicitaires, y compris des livres, des dépliants, des formulaires et des bulletins;
- rédiger, réviser et imprimer toute sa correspondance dans un format corporatif standardisé, y compris son logo et ses couleurs;
- développer des textes de présentation par rétroprojection pour des colloques et des séances de formation;
- saisir, emmagasiner et utiliser les données du registre des électeurs;
- automatiser certaines activités du processus électoral, comme l'envoi et le retour des bulletins de vote par la poste;
- saisir et analyser les résultats du vote;
- emmagasiner et traiter les dossiers personnels des employés;
- automatiser et personnaliser des envois en série aux électeurs et au personnel;
- maintenir des inventaires;
- maintenir un site Web corporatif et un Intranet interne;
- planifier et superviser toutes les étapes d'un projet important;
- établir un système de gestion financière;
- envoyer du courrier électronique individuel ou à des groupes, soit à l'interne ou à l'externe;
- partager des fichiers par réseau informatique.
Établissement de normes pour la tenue de fichiers
En raison de la popularité de la bureautique et du nombre croissant d'employés à l'intérieur d'un organisme, qui partagent des systèmes et des fichiers, il est devenu nécessaire d'établir des conventions standardisées pour uniformiser la façon d'identifier et d'emmagasiner les fichiers électroniques.
En général, des fichiers électroniques sont classés dans des dossiers électroniques. Des dossiers peuvent également être regroupés comme sous-groupes à l'intérieur d'autres dossiers plus génériques. Ainsi, un dossier appelé «Finances» contenant les fichiers pour l'année financière en cours pourrait contenir également des sous-groupes de dossiers de l'année précédente tout comme de la suivante. Chacun de ces sous-groupes de dossiers peut même être divisé en dossiers appelés «Frais de gestion» et «Salaires».
Les dossiers devraient être établis de façon logique et facile à comprendre par tous les utilisateurs. Afin de conserver une logique uniforme, la création de dossiers pourrait être confiée et restreinte aux gestionnaires de systèmes.
Le titrage des fichiers devrait également suivre une certaine uniformité de logique. Jusqu'à la fin de la décennie 1990, la plupart des systèmes informatiques ne permettaient que des noms de fichiers comprenant dix caractères ou moins, suivis d'un point et d'un suffixe de trois autres caractères qui identifiaient le type de fichier. Ils ne permettaient pas non plus d'insérer dans les noms des espaces ou des lettres majuscules (p. ex. «rapann99.doc»). Vers la fin de cette période, il est devenu possible d'avoir recours à des noms plus longs et d'y insérer des espaces, des majuscules et des minuscules pour obtenir des noms ou titres de fichiers plus clairs et complets (p. ex.. «Rapport annuel 1999.doc»).
Une bonne méthode voulant que les utilisateurs observent une certaine uniformité dans le titrage des fichiers et puissent les récupérer facilement est d'établir des normes de titrage. Il est également utile de créer des index de fichiers qui servent à offrir des détails sur le contenu des fichiers pour les récupérer plus facilement. Certains logiciels permettent d'établir de tels index qui comportent des liens vers les fichiers recherchés et qui, en même temps, obligent les utilisateurs à suivre les normes de titrage.
Mise à jour des logiciels de bureautique
Des mises à jour des logiciels standardisés de bureautique sont effectuées et publiées périodiquement, la plupart à intervalles de deux à trois ans. Souvent les mises à jour offrent des versions plus puissantes que les précédentes, ajoutent de nouvelles fonctions et solutionnent les bogues des premières versions. Il arrive souvent toutefois que les mises à jour elles-mêmes contiennent des bogues qui seront corrigées par la mise à jour subséquente.
Les mises à jour de logiciels peuvent être coûteuses et les organismes électoraux devront décider s'il est judicieux de se les procurer et à quel moment. Un bon moyen d'éviter ce problème est de louer le logiciel plutôt que de l'acheter et d'inclure une clause de mise à jour automatique dans le contrat de location. Certains gouvernements ont des politiques établies qui dictent si les mises à jour de logiciels peuvent être faites et à quel moment.
Si les logiciels d'un organisme ne posent pas de problèmes, il n'est pas toujours judicieux de se procurer les mises à jour dès qu'elles deviennent disponibles. Il est parfois préférable d'attendre que d'autres utilisateurs des mises à jour aient décelé les bogues éventuels que les compagnies peuvent solutionner par des corrections de programmes.
Un organisme subira parfois des pressions pour faire une mise à jour de son système de bureautique, provenant d'autres organismes avec lesquels il échange des données et qui ont adopté les logiciels mis à jour. Il faut se rappeler qu'un logiciel mis à jour ou révisé peut traiter les données du logiciel précédent alors que l'inverse n'est pas toujours possible. Quand cette éventualité survient, la mise à jour peut devenir nécessaire.
Bien que dans certains cas il peut être judicieux de retarder la mise à jour d'un logiciel, dans d'autres cas, la dépense peut être justifiée en raison des nouvelles caractéristiques qu'une une nouvelle version peut offrir.
