Un élément critique de l'adoption d'un système de technologie est la place qu'occupe l'équipe de gestionnaires du projet au sein de la structure organisationnelle.
La structure qu'il convient de mettre en place pour quelque projet que ce soit dépendra de l'envergure de l'organisme et de la complexité du projet lui-même, mais il importe toutefois de respecter certains principes fondamentaux.
La règle veut que l'équipe de gestion d'un projet majeur de technologie rende compte directement à la haute direction de tout organisme, démontrant ainsi l'importance que revêt la technologie pour l'organisme électoral. À cause du rôle critique que joue la technologie électorale dans le succès d'une élection, les cadres supérieurs doivent participer activement à sa mise en oeuvre.
La place qu'occupera l'équipe de gestion de la technologie dans la structure organisationnelle devra être clairement établie dans la stratégie globale de technologie de l'information de l'organisme électoral (voir Développement d'une stratégie globale de technologie). Ceci encouragera une gestion cohérente de la technologie au sein de l'organisme et démontrera aux gestionnaires l'importance du projet.
Une structure organisationnelle type peut adopter la hiérarchie suivante :
- un comité de gestionnaires supérieurs concernés par le projet et présidé par le directeur général ou s'y rapportant directement, et qui sera chargé d'énoncer les politiques, d'étudier les comptes rendus des comités de gestionnaires cadres et d'approuver les projets;
- un comité de gestionnaires cadres pour chaque projet ou groupe de projets importants, présidé par le gestionnaire supérieur concerné (qui devrait également siéger au comité supérieur) et formé de divers gestionnaires et techniciens concernés par le projet, qui en exerceront le contrôle, présenteront des rapports au comité supérieur, étudieront les comptes rendus des comités subalternes et approuveront les détails des projets; et
- un comité technique pour chaque projet présidé par un membre du comité des cadres et formé d'employés et de techniciens concernés directement par les projets et qui répondra au comité cadre.
L'objectif de la structure organisationnelle est d'élaborer la stratégie globale de la technologie de l'information, et de superviser et d'approuver les diverses étapes de l'exécution et de la mise en oeuvre d'un projet de technologie. Les comités supérieurs devraient surtout se pencher sur les politiques et la direction stratégique des projets. Les comités cadres doivent veiller à ce que les projets soient conformes à la stratégie énoncée. Les comités techniques pour leur part doivent s'assurer que tous les devis techniques soient respectés.
Tout comité de gestion de la technologie doit particulièrement veiller à ce que les échéanciers et les normes de qualité soient respectés. Dans l'administration des élections, les projets qui connaissent des retards d'exécution, des omissions de tests essentiels ou qui ne respectent pas exactement les devis sont voués à un échec certain. L'équipe de gestion doit donc veiller à ce que les échéanciers établis soient réalistes et qu'ils soient respectés. Elle doit également prévoir des plans d'urgence en cas de problème.
Il importe de préciser clairement les divers degrés de responsabilité pour permettre aux cadres des différents niveaux d'être conscients des tâches qui relèvent d'eux et d'éviter que certaines d'entre elles ne soient omises. L'attribution des responsabilités doit être clairement énoncée dans le plan d'exécution et de mise en oeuvre.
Il n'est pas nécessaire que les gestionnaires supérieurs engagés dans la structure organisationnelle possèdent des aptitudes ou des connaissances de nature technologique, mais tant mieux s'ils en possèdent. Les activités reliées à l'administration des élections faisant de plus en plus appel à des applications technologiques, de telles connaissances prennent d'autant d'importance dans l'énonciation des politiques et dans la prise de décisions. Les gestionnaires qui ne jouissent pas d'aptitudes ou de connaissances technologiques doivent s'en remettre aux avis des conseillers techniques. Pour éviter cette situation ou pire encore, comme prendre des décisions mauvaises ou mal éclairées, il devient de plus en plus important que les gestionnaires aient eux-mêmes les connaissances appropriées.
Avec le temps, on verra de moins en moins de gestionnaires supérieurs sans connaissance technologique. À cause du recours croissant de la technologie par les organismes électoraux ou autres et du plus grand nombre de travailleurs qui dépendent de la technologie, les personnes qui accéderont à des postes supérieurs posséderont des connaissances accrues dans ce domaine. La gestion de la technologie en sera d'autant avantagée.
