La première étape à franchir lors d'un développement de projet et de l'établissement d'une stratégie de mise en oeuvre est d'évaluer les besoins (aussi appelée une étude de l'environnement). Il faut se pencher sur diverses questions.
- Quelle est la méthode de travail actuelle?
- Quelles améliorations sont nécessaires?
- Quelles sont les attentes des intervenants?
- Quelle est l'attitude de la direction et du personnel devant l'arrivée de la technologie?
- La nouvelle application technologique répondra-t-elle aux besoins et aux attentes?
À la lumières des réponses à ces questions, il devrait être possible de décider si une nouvelle technologie est la solution qui s'impose ou non.
Une fois la décision prise d'adopter une nouvelle technologie ou de faire une mise à jour du système existant, la prochaine étape consiste à adopter l'approche la plus apte à la faire accepter par les intervenants concernés, à obtenir le financement nécessaire et à mettre le plan d'adoption en exécution. Un solide énoncé de projet est l'outil le plus apte à faire avancer le projet. Une fois l'acceptation et le financement du projet assurés et avant d'entreprendre le choix et l'acquisition d'un système de technologie, l'organisme électoral doit énoncer les devis techniques nécessaires.
Évaluation des besoins
Afin d'évaluer effectivement les besoins, il faut faire une bonne analyse du processus existant afin d'en évaluer les inconvénients et les améliorations qui s'imposent. Après avoir justifié les améliorations requises, on doit procéder à une exploration des systèmes offertes et considérer ce qui se passe dans les organismes apparentés. Cette analyse pourrait démontrer qu'il existe plus d'un système capable de répondre aux besoins.
Il existe plusieurs possibilités pour arriver à prendre la décision la plus juste.
- On peut faire appel à des conseillers techniques pour évaluer les divers systèmes offertes et déterminer lequel est le plus susceptible de répondre aux besoins.
- Des conseillers financiers peuvent déterminer si le coût du système envisagé est abordable (voir Capacité financière et Établissement d'un budget).
- Les gestionnaires du projet peuvent estimer si les ressources internes de l'organisme électoral sont en mesure de s'adapter au système proposé.
- Selon les circonstances, la direction pourrait obtenir la réaction des intervenants externes envers le système envisagé.
- Il faut déterminer si des solutions différentes pourraient s'avérer moins coûteuses mais aussi efficaces - certaines pourraient même ne pas être de nature technologique.
Le processus d'évaluation des besoins complété, l'organisme électoral devrait être en mesure de confirmer la nécessité du projet et d'opter pour le système le plus apte à combler les besoins. Ces connaissances permettront d'entreprendre la prochaine étape de développement de projet et de la stratégie de mise en oeuvre qui est l'énoncé de projet.
Énoncé de projet
Ce document vise à persuader autant les gestionnaires internes que les intervenants externes du bien-fondé du nouveau système de technologie proposé. L'énoncé de projet doit être bien structuré, logique et convaincant et offrir suffisamment de détails aux personnes à qui il est destiné, mais trop de détails complexes pourraient apporter des résultats négatifs. L'énoncé doit présenter clairement les coûts et les bénéfices du projet. De préférence, les coûts doivent être étalés sur la durée complète du projet et non seulement pour ceux compris dans l'année budgétaire courante.
La majorité des recherches nécessaires à l'établissement d'un énoncé de projet devraient avoir été effectuées lors de l'évaluation des besoins. Les deux documents, l'évaluation des besoins et l'énoncé de projet, visent à persuader du bien-fondé du projet même s'ils visent des lecteurs différents. Si l'évaluation des besoins a réussi à persuader les personnes visées, il deviendra un atout considérable dans l'élaboration de l'énoncé de projet en vue de persuader d'autres personnes.
En principe, l'énoncé de projet devrait contenir les éléments suivants :
- une description claire de la solution proposée;
- une description claire des besoins;
- une présentation de toutes les considérations qui ont conduit à proposer le système en question;
- un aperçu des diverses options qui se sont présentées et une justification du système proposé;
- un énoncé des coûts et des bénéfices du système proposé, autres que monétaires;
- une évaluation des coûts et des bénéfices monétaires du système envisagé, y compris pour les années à venir et la vie entière du système;
- un aperçu des préalables pour l'approbation du projet, comme l'approbation du conseil exécutif ou l'adoption d'une législation ou d'amendements législatifs;
- un résumé du processus de consultation entrepris ou à venir avec les intervenants et une indication de l'appui des objections des intervenants;
- la chronologie des étapes du projet;
- une recommandation visant à accorder le feu vert au projet.
Devis techniques
Une fois l'énoncé de projet approuvé et les fonds assurés (voir Financement de la technologie), il est temps d'identifier un ou des fournisseurs des produits et des services. Selon l'envergure, le coût et la complexité du projet, il peut être nécessaire de lancer un appel d'offres. Pour les projets de moindre envergure, on peut procéder simplement par demande de soumissions.
Pour plus de détails sur ces différents processus, voir "etb05" et "etb06".
Tout appel d'offres ou toute demande de soumission doit comporter un énoncé clair et précis des devis techniques du système choisi, dans le but d'éclairer les spécialistes intéressés à fournir les produits requis.
Le contenu des devis peut varier selon les produits et services recherchés. En général, ils devraient contenir les éléments suivants :
- une description précise des produits et des services requis, dans les moindres détails;
- un énoncé précis de l'objectif que les produits et services doivent attendre;
- une énumération de tous les détails connexes susceptibles de décrire les besoins;
- si possible, une indication des coûts approximatifs des services ou produits recherchés pour la durée complète du projet;
- une indication des étapes à franchir avant la mise en oeuvre du projet, telles que l'approbation du gouvernement ou l'adoption d'une législation permettant l'adoption du projet;
- les échéanciers du projet;
- la désignation des éléments obligatoires et facultatifs du projet;
- les normes de contrôle de la qualité que les produits et les services doivent respecter;
- une description des tests que devront subir les produits et les services avant leur acceptation;
- un énoncé des normes de sécurité auxquelles sera soumis le projet, s'il y a lieu;
- une énumération et une description de toute documentation (manuels techniques, manuels des utilisateurs et rapports des fournisseurs) qui devra accompagner les produits;
- une description du processus d'évaluation des offres ou soumissions reçues;
- une demande d'évaluation de tous les coûts additionnels afférents à toute variance des devis, comme les coûts de tout travail imprévu ou autres.
La liste qui précède ne contient possiblement pas tous les éléments qui pourraient être afférents à certaines circonstances particulières.
L'élément le plus important des devis techniques est, sans contredit, la description détaillée des produits et des services requis. Dès le début, il importe de prévoir et de signaler toutes les variances possibles des devis. On réalise souvent des frais excédentaires à la suite de devis qui sont modifiés après leur description initiale et une fois les fournisseurs choisis. Une énonciation soignée des devis peut éviter de tels coûts et augmenter les chances de succès du projet.
