En général, les systèmes de technologie électorale ont pour but de conserver et de traiter des renseignements. Les registres des électeurs, le vote électronique, le dépouillement électronique des votes tout comme les bases de données des ressources humaines et du matériel ont tous pour but de conserver les données. Un système de technologie qui dépend de données ne serait efficace que si les données elles-mêmes étaient exactes et fiables.
Diverses mesures s'imposent dans le but de s'assurer que les données traitées par un système de technologie électorale sont fiables.
Fiabilité des sources des données
La première mesure est d'avoir recours à des méthodes fiables de collecte des données. On doit de préférence, puiser de sources primaires et légitimes plutôt que de sources secondaires. Dans le cas des renseignements concernant les électeurs par exemple, ils devraient parvenir des électeurs eux-mêmes et non de connaissances ou de bases de données douteuses d'autres organismes. Les résultats du vote pour leur part devraient provenir directement des préposés aux centres de dépouillement et non des médias, des partis politiques ou des observateurs.
Méthodes de collecte des données
La méthode adoptée pour collecter les données à la source fait partie d'une autre série de mesures à prendre pour assurer leur fiabilité. La collecte peut se faire de diverses manières :
- sur des formulaires imprimés remplis à la main, dactylographiés ou remplis à l'aide de marques lisibles par ordinateur;
- par téléphone alors que les rensignements sont consignés par un téléphoniste soit par écrit ou directement dans un ordinateur;
- par des contacts personnels au cours desquels les préposés peuvent écrire les renseignements à la main ou directement dans un ordinateur;
- par les électeurs eux-mêmes qui inscrivent les renseignements sur des formulaires par le biais d'Internet ou dans des kiosques électroniques;
- par un dispositif de vote électronique.
Certaines méthodes de collecte des données sont évidemment plus efficaces que d'autres. Les formulaires remplis à la main sont probablement les plus susceptibles de causer des erreurs à cause des difficultés à interpréter divers styles d'écritures. Pour réduire ces erreurs, les formulaires devraient être remplis lisiblement en lettres moulées à l'encre bleue ou noire. Il est plus facile d'obtenir une écriture lisible lorsque les formulaires sont lignés afin de permettre à ceux qui les remplissent d'inscrire une seule lettre ou un seul chiffre par case. Lorsque certains renseignements concernant les électeurs sont déjà connus, on peut réduire les possibilités d'erreurs en les imprimant à l'avance dans les formulaires.
Lorsque les renseignements sont collectés oralement, on doit encourager les préposés à les inscrire fidèlement, à répéter à l'électeur ce qui a été inscrit et en confirmant l'épellation des mots, si nécessaire.
Si la collecte se fait par lecture optique de marques, on doit offrir aux utilisateurs des directives claires, distinctes et concises concernant les marques à utiliser.
L'usage de codes à barres sur les formulaires permettent de simplifier la saisie des renseignements et de réduire les erreurs. Les codes à barres peuvent identifier le type de formulaire, son numéro, sa provenance ou divers autres détails. Avec l'usage des formulaires contenant des renseignements préimprimés, les codes à barres permettent à l'ordinateur d'identifier immédiatement l'électeur au moment de la saisie des autres données.
Les renseignements fournis par les électeurs sous forme électronique, comme Internet, sont souvent plus fiables que ceux écrits sur des formulaires ou transmis oralement parce que l'électeur est censé savoir comment ils doivent être inscrits. Les renseignements seront cependant aussi fiables que la personne elle-même peut l'être, et la qualité des renseignements peut varier.
Formation des préposés à la saisie
Les personnes chargées de saisir dans le système informatique les renseignements obtenus durant la collecte doivent recevoir une bonne formation pour garantir l'exactitude des données, Comme il a été mentionné précédemment, si la saisie se fait directement de renseignements fournis verbalement par les électeurs, les préposés devraient répéter les renseignements saisis et en confirmer l'épellation, si nécessaire.
Les préposés à la saisie devraient travailler dans un environnement propice à assurer l'exactitude des données et devraient disposer de bonnes conditions physiques de travail. Ils doivent pouvoir faire des pauses à intervalles réguliers. Un mobilier fonctionnel et les ordinateurs mis à leur disposition doivent offrir les conditions ergonomiques acceptables. Toutes distractions doivent être évitées. Les préposés ne devraient pas tenir des conversations entre eux durant la saisie.
Vérification des données
Une des meilleures techniques de vérification, surtout si les données sont saisies à partir de formulaires écrits, consiste à les faire saisir deux fois par des préposés différents. L'ordinateur peut ensuite comparer les deux séries et signaler toute divergence qui peut être corrigée par un surveillant. Cette technique offre habituellement de meilleurs résultats. La double saisie permet également de reconnaître les préposés qui n'atteignent pas le degré d'exactitude espéré. Ces personnes n'ont peut-être pas reçu suffisamment de formation ou ne possèdent pas les aptitudes requises pour ce genre de travail.
Une autre technique consiste à faire la saisie une seule fois et de la faire vérifier par un autre préposé ou par un surveillant, soit directement sur l'écran ou sur des rapports imprimés, puis d'y faire les corrections nécessaires.
Lorsque l'une des deux techniques précitées est utilisée, il est préférable que la deuxième saisie ou la vérification soit effectuée par une personne différente que celle qui a été chargée de la première saisie. Un préposé a parfois tendance à répéter les mêmes erreurs systématiquement et un préposé différent a plus de chance de repérer les erreurs des autres.
Lorsque les mêmes erreurs se répètent systématiquement durant la saisie de données, la conception des formulaires peut en être la cause et il peut être nécessaire de modifier le formulaire afin de réaliser un plus haut degré d'exactitude lors de la saisie des données.
Il est également possible d'effectuer une vérification des données à même un contrôle informatisé des données lors de la saisie. Ainsi, une base de données contenant déjà les adresses valides de domiciles n'acceptera pas d'inscrire l'électeur dont l'adresse n'y est pas contenue. Bien que cette technique ne permettrait pas de savoir si un électeur est inscrit à la bonne adresse, elle assurerait au moins que seules les adresses valides seront saisies.
Les systèmes de saisie de chiffres peuvent exécuter des vérifications mathématiques lorsque le formulaire à saisir contient des nombres ainsi qu'un total. Le programme peut faire sa propre addition et vérifier son total contre le total saisi par le préposé. S'il y a divergence, le préposé en est averti et peut corriger l'erreur.
En plus des vérifications arithmétiques, il est également possible de faire exécuter des vérifications logiques par les systèmes. Durant la saisie des résultats de l'élection par exemple, le programme peut signaler tous les cas où on a saisi un plus grand nombre de votes qu'il y a d'électeurs inscrits pour un bureau de vote particulier. Il est également possible de faire analyser des tendances par le système, afin de lui faire signaler le résultat du vote de tout bureau qui diffère de la tendance calculée, pour l'ensemble des votes déjà saisis. Ces divergences peuvent alors être analysées.
Disponibilité des données une fois saisies
Une fois les données saisies dans le système informatique, elles doivent être sauvegardées en sécurité et leur intégrité ne doit pas être compromise durant leur traitement. Cette question fait l'objet du fichier suivant intitulé Disponibilité des données.
