Les logiciels de traitement de texte sont probablement les applications informatiques les plus utilisées du monde des affaires. Les fonctions auxquelles elles peuvent être utiles à l'administration des élections sont nombreuses. À la base, les logiciels de traitements de texte ont remplacé les machines à écrire pour tape 4 des lettres, des rapports et une foule d'autres documents. Toutefois, la technologie moderne d'information permet au traitement de texte d'être beaucoup plus puissant et flexible que ne l'était la machine à écrire.
Contrairement à la machine à écrire, un logiciel de traitement de texte offre des capacités d'édition illimitées. Il permet de dactylographier un texte, de le déplacer en tout ou en partie, de le couper, le copier, le coller et l'effacer. Il utilise habituellement un presse-papiers électronique sur lequel du texte et des images peuvent être conservés temporairement après avoir été coupés du document d'origine jusqu'à ce qu'ils soient placés ailleurs. Tant que le texte copié demeure sur le presse-papiers, il n'est pas effacé du document d'origine. Il peut ensuite être copié ou placé à n'importe quel point d'un autre document. On peut déplacer du texte partout et le corriger à volonté.
La capacité de copier des textes offre une foule d'avantages. Elle permet de rédiger rapidement des documents volumineux en utilisant des textes et des images déjà existants et de les modifier, si nécessaire. On peut composer un texte d'intérêt multiple une seule fois et le copier dans divers autres documents sans avoir à le composer de nouveau. Les applications modernes de traitement de texte éliminent la tâche laborieuse de taper le même texte plusieurs fois lorsqu'on utilisait les machines à écrire.
Le traitement de texte simplifie énormément les tâches de correction ou d'édition d'un document, comme la possibilité de polir un volume en prose en y apportant un grand nombre de corrections sans avoir à le taper de nouveau.
Il est possible de faire des sauvegardes multiples de différentes versions d'un même document et de les récupérer au besoin. Ainsi, une personne peut modifier le texte écrit par quelqu'un d'autre, et le logiciel permet ensuite de comparer les deux versions et de signaler les modifications qui y ont été apportées.
En plus de ces capacités améliorées de composition et d'édition, un logiciel de traitement de texte permet également d'afficher du texte et des images sous de nombreuses formes qui n'étaient pas possibles avec les machines à écrire, comme les suivantes :
- écrire des textes en utilisant des polices diverses, de grosseur et couleur différentes;
- définir les marges et les taquets de tabulation à volonté;
- faire une vérification de l'orthographe et de la grammaire;
- trouver un texte spécifique;
- corriger les erreurs;
- utiliser et définir les interlignes, les bordures et le grisé;
- mettre des textes en relief en utilisant des caractères gras, l'italique, le soulignement, la couleur et le mouvement à l'écran;
- effectuer une numérotation automatique des pages, des paragraphes ou des alinéas à l'intérieur d'un texte;
- insérer automatiquement des points;
- imprimer des pages en disposition verticale ou horizontale;
- insérer des en-têtes et des notes en bas de page dans les documents;
- insérer dans les textes des photos, des images, des symboles, des graphiques et des images vidéo;
- créer et placer dans les textes des dessins à l'aide d'un logiciel de dessin;
- créer des tableaux;
- insérer des données et des images provenant d'autres logiciels, y compris des chiffriers et des bases de données;
- afficher à l'écran des liens hypertextes qui permettent à l'utilisateur de naviguer vers d'autres parties d'un même document, vers d'autres documents sauvegardés sur le disque dur, dans un réseau ou dans des sites Web d'Internet;
- créer des fusions de textes servant à rédiger des lettres et des documents en série adaptés aux destinataires mentionnés dans un tableau ou dans une base de données.
Les nombreuses mises à jour des logiciels de traitement de texte offrent de plus en plus de nouvelles fonctions possibles. Les plus modernes sont perfectionnées au point de permettre, grâce aux imprimantes à jet d'encre ou au laser de qualité supérieure, de créer des documents de calibre professionnel qui, dans le passé, devaient être confiés à des typographes professionnels ou à des imprimeurs. Elles ont abouti à une utilisation plus efficace du personnel de soutien en leur permettant de produire eux-mêmes des documents imprimés de meilleure qualité et en grande quantité.
Le traitement de texte peut servir à plusieurs tâches dans l'administration des élections. Pratiquement, toutes les tâches de rédaction de documents peuvent être accomplies par traitement de texte, y compris publier sur place la majorité des organes publicitaires, incluant des livres, des dépliants, des formulaires et des bulletins, rédiger, réviser et imprimer toute la correspondance dans un format standardisé de l'entreprise, avec son logo et ses couleurs.
Il existe toute une gamme de livres, de revues ou de sites Web qui permettent de déterminer les systèmes de traitement de texte appropriés à chaque environnement de travail. Ils viennent souvent accompagnés de l'équipement nécessaire, soit comme partie du contrat d'achat ou pour respecter les pratiques d'achats du gouvernement.
Il est préférable d'offrir une formation à tous les utilisateurs de traitement de texte. Dans divers pays, on peut faire appel aux services de formateurs spécialisés, mais il se peut que certains organismes électoraux aient déjà du personnel compétent pour offrir cette formation. La majorité des logiciels sont accompagnés d'un guide de l'utilisateur, soit imprimé ou informatisé. Plusieurs offrent même un programme de formation dirigé sur écran au rythme de l'utilisateur.
