La technologie peut aider les organismes électoraux à traiter les documents de mises en candidature. Dans plusieurs pays, la candidature d'une personne doit être appuyée par un nombre déterminé d'électeurs ou le candidat doit être parrainé par un représentant autorisé du parti enregistré qu'il représente, ou les deux. L'organisme peut utiliser une application technologique pour faire la vérification des documents de candidature.
Selon les circonstances, il peut être nécessaire de procéder à une saisie électronique des renseignements contenus dans les documents de candidature. Le candidat et les électeurs qui appuient sa candidature pourraient même fournir ces détails dans un format électronique, pourvu que l'organisme puisse leur fournir un logiciel préformaté sur disque, par courrier électronique ou par Internet.
Si les candidats ne sont pas en mesure de fournir les renseignements requis en format électronique mais que les renseignements doivent être mis en mémoire, cette tâche peut être exécutée par des préposés à la saisie de données qui enregistreront les renseignements dans une base de données ou dans des chiffriers. Une autre méthode est de les capter par un dispositif de lecture optique grâce à un logiciel de reconnaissance intelligente de caractères (RIC) (voir Lecteurs optiques). S'il est également nécessaire de capter les signatures ou les photos des membres, un logiciel de mémoire d'image peut être utilisé.
Une fois les données transposées en format électronique, il est possible de traiter et de faire la vérification des documents de candidature à partir de la base de données ou de chiffriers. À partir de ces derniers, d'un système de traitement de texte et d'un rapport de la base des données, on peut au besoin produire des rapports ou des lettres par fusion de textes.
Lorsqu'il est nécessaire de vérifier les détails apparaissant dans les documents de candidature, soit pour s'assurer que le candidat et les personnes qui appuient sa candidature sont des électeurs inscrits, soit pour vérifier que le représentant du parti qui parraine le candidat est autorisé à le faire, cette tâche peut être exécutée à même la base de données ou le chiffrier.
Si la procédure de mise en candidature est telle qu'il soit nécessaire de vérifier les signatures qui apparaissent dans les documents, l'organisme électoral peut, s'il a accès à un registre des électeurs ou à un registre national, utiliser un système de technologie capable de comparer les signatures. Lorsque seulement un nombre restreint de signatures doivent être vérifiées, il est relativement facile pour un préposé de comparer manuellement les signatures contenues dans les documents en regard de celles affichées à l'écran de la base de données. Si, par ailleurs, le nombre de signatures à vérifier est élevé, on peut utiliser un système de technologie capable de reconnaître les signatures pour confirmer l'identité des personnes qui ont signé les documents.
Une fois toutes les candidatures acceptées, les détails doivent souvent être rendus publics. Une version électronique de ces détails en facilitera grandement la publication en plus d'offrir d'autres avantages pour l'organisme électoral. Un logiciel de base de données permet non seulement de saisir les renseignements contenus dans les documents de candidature, mais aussi de les traiter et de les utiliser à d'autres fins. Si la base de données peut être reliée à d'autres systèmes, elle facilitera plusieurs tâches comme la préparation des bulletins de vote, la compilation des résultats du vote, la publication d'information et la gestion des bureaux de vote.
Lorsque les détails de candidature doivent être rendus publics, on peut le faire sur format imprimé ou électronique et ils peuvent même être affichés sur Internet. La base de données des mises en candidature peut être reliée à l'Internet pour permettre la mise à jour automatique des renseignements qui y sont affichés.
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