Dans sa stratégie de communication avec les électeurs, un organisme électoral doit donner une place importante au téléphone comme moyen de communication.
Les centres d'appels
Lors d'un événement électoral, on peut établir des centres d'appels où des équipes de préposés peuvent répondre à de nombreuses demandes des électeurs. Il est possible de mettre des bases de données à la disposition des centres d'appels pour permettre aux préposés temporaires de répondre à des questions relativement complexes et de compiler des statistiques sur le nombre d'appels reçus par catégories distinctes.
On peut mettre à la disposition du public au niveau national des lignes téléphoniques sans frais pour la personne qui appelle et à taux réduit pour l'organisme électoral, et faire une vaste publicité du numéro qui devrait être facile à retenir.
Informations téléphoniques enregistrées
Des services téléphoniques d'information peuvent aussi être informatisés. Les électeurs peuvent composer un numéro et, avec un sélecteur à clavier, écouter des informations enregistrées. Au départ, un enregistrement offre un menu d'options et la personne qui appelle peut indiquer son choix en utilisant les touches numériques de son clavier. Ce système limite le nombre de préposés aux renseignements et les informations données sont uniformes. Une des options généralement offerte est de parler à un préposé si les informations enregistrées ne sont pas suffisantes. Ce procédé est particulièrement utile lorsque le nombre d'appels est élevé et qu'un grand nombre de personnes ont besoin des mêmes renseignements.
Au cours des années 1990, les organismes gouvernementaux et les entreprises commerciales de plusieurs pays ont adopté en grand nombre les lignes téléphoniques offrant des informations enregistrées. Cette pratique visait à réduire les coûts associés à l'embauche de nombreux préposés aux renseignements. Elle a toutefois soulevé un nombre considérable de critiques de la part des utilisateurs qui préfèrent parler à une personne plutôt qu'écouter des enregistrements.
Ces critiques peuvent être fondées lorsque les utilisateurs se voient obligés d'écouter un nombre interminables d'options avant d'obtenir l'information désirée ou de parler à un préposé. Pour éviter ces critiques, l'organisme électoral qui envisage l'adoption d'un tel système doit s'assurer que les menus d'options demeurent simples et que les utilisateurs qui désirent parler à un préposé ne soient pas obligés d'attendre jusqu'à la toute fin du menu d'options.
Services téléphoniques entre les élections
Entre chaque période électorale, le nombre d'appels téléphoniques à un organisme élecotoral sera probablement beaucoup moins élevé. Les appels à un numéro sans frais ou à des lignes offrant des informations enregistrées ne seront peut-être plus justifiés. Pour le public, le téléphone demeurera cependant un moyen important pour communiquer avec l'organisme électoral. Ce dernier devra continuer à offrir un service d'information téléphonique suffisant pour traiter des demandes de renseignements, même restreintes, possiblement en affectant quelques employés permanents à ces fonctions.
Technologie de téléphone intelligent
Autant entre les élections qu'en période électorale, diverses fonctions de la technologie de téléphone intelligent peuvent être utiles aux services de renseignements téléphoniques. La fonction de renvoi automatique d'appels évite que la personne qui appelle n'entende un signal de ligne occupée parce que chaque appel est acheminé vers le premier préposé qui devient libre. Même pour un organisme électoral qui maintien des bureaux dans différentes régions, ce procédé permet d'acheminer les appels dans n'importe lequel de ces bureaux dès que la ligne d'un préposé se libère. Il offre l'avantage de répandre le volume de travail à travers les différents bureaux et d'atténuer la pression sur le personnel tout en répondant aux appels plus rapidement.
On peut également mettre en service d'autres fonctions de la technologie de téléphone intelligent, tels que les répondeurs automatiques, le renvoi automatique d'appels et l'appel en attente. Il est bon de consulter les autorités du service téléphonique local pour déterminer si cette technologie est disponible.
La technologie de téléphone intelligent offre de plus en plus de fonctions sur les réseaux de téléphones cellulaires allant jusqu'à la capacité d'accéder à l'Internet et au courrier électronique.
Services d'interprétation téléphonique
Dans certains pays, il est possible d'offrir aux électeurs un service d'information à l'aide d'interprètes. L'électeur compose un numéro désigné et demande les services d'un interprète dans la langue de son choix. Une fois en communication avec l'interprète, l'électeur peut demander l'information désirée. Il se peut que l'interprète dispose déjà des informations requises mises à sa disposition par l'organisme qui l'embauche, sinon il peut initier un appel conférence entre l'appelant, l'interprète et un employé de l'organisme électoral capable de fournir l'information.
Un organisme électoral peut avoir recours aux services d'interprétation téléphonique pour compléter ses services d'information. Il peut publier le numéro du service d'interprétation dans ses organes publicitaires, accompagné d'instructions dans diverses langues.
