Les logiciels de chiffriers ou tableurs sont très populaires pour effectuer des calculs mathématiques. Ils sont très utiles pour accomplir diverses tâches d'administration électorale.
Ils permettent à l'utilisateur de saisir des données disposées par colonnes et par rangées. Le point de rencontre d'une colonne et d'une rangée spécifiques représente une cellule dans laquelle les données sont inscrites. L'utilisateur peut insérer dans une cellule une formule qui servira à effectuer le calcul des données contenues dans les autres cellules. Le logiciel détermine automatiquement les résultats des calculs au fur et à mesure que les données sont saisies. Si l'utilisateur modifie les données à l'intérieur d'une cellule, le logiciel effectue le calcul de nouveau selon la formule indiquée et affiche le nouveau résultat.
Les chiffriers permettent d'exécuter toute une gamme de fonctions, partant de simples calculs mathémathiques et pouvant aller jusqu'à des analyses complexes des données. Dans l'administration électorale, ils sont souvent utilisés pour le calcul et la publication des résultats des élections, de même que pour conserver des données de comptabilité et en faire des analyses.
Les logiciels de chiffriers permettent de disposer des données brutes sous forme de graphique, une fonction très utile pour déterminer des tendances et pour préparer du matériel de présentation.
Les versions modernes de chiffriers peuvent exécuter plusieurs des fonctions de traitement de textes (voir Traitement de texte).
Ils permettent, entre autre, de déplacer, couper, copier, coller et effacer des données et des textes contenus dans les tableaux. Ils utilisent habituellement un presse-papiers électronique sur lequel du texte et des données peuvent être conservés temporairement après avoir été coupés du document d'origine jusqu'à ce qu'ils soient placés ailleurs. Tant que le texte ou les données copiés demeurent sur le presse-papiers, ils ne sont pas effacés du document d'origine. Ils peuvent ensuite être copiés ou placés à n'importe quel point du même document ou d'un autre. On peut déplacer du texte partout et le corriger à volonté. Il est également possible de faire des sauvegardes multiples de différentes versions d'un même document et de les récupérer au besoin.
Les logiciels de chiffriers ont la capacité d'afficher du texte et des images à peu près de la même façon qu'un logiciel de traitement de texte sous de nombreuses formes, comme les suivantes :
- écrire des textes en utilisant des polices diverses, de grosseur et de couleur différentes;
- définir les marges et les taquets de tabulation à volonté;
- faire une vérification de l'orthographe;
- trouver un texte spécifique;
- corriger les erreurs;
- utiliser et définir les interlignes, les bordures et le grisé;
- mettre des textes en relief en utilisant des caractères gras, l'italique, le soulignement, la couleur et le mouvement à l'écran;
- effectuer une numérotation automatique des pages;
- imprimer des pages en disposition verticale ou horizontale;
- insérer des en-têtes et des notes en bas de page dans les documents;
- insérer dans les textes des photos, des images, des symboles et des graphiques; et
- afficher à l'écran des liens hypertextes qui permettent à l'utilisateur de naviguer vers d'autres parties d'un même document, vers d'autres documents sauvegardés sur le disque dur, dans un réseau ou dans des sites Web d'Internet.
Les nombreuses mises à jour des logiciels de chiffriers offrent de plus en plus de nouvelles fonctions possibles.
Il existe toute une gamme de livres, de revues ou de sites Web qui permettent de déterminer les systèmes de chiffriers appropriés à chaque environnement de travail. Ils viennent souvent accompagnés de l'équipement nécessaire, soit comme partie du contrat d'achat ou pour respecter les pratiques d'achats du gouvernement.
Il est préférable d'offrir une formation à tous les utilisateurs de chiffriers. Dans divers pays, on peut faire appel aux services de formateurs spécialisés, mais il se peut que certains organismes électoraux aient déjà du personnel compétent pour offrir cette formation. La majorité des logiciels sont accompagnés d'un guide de l'utilisateur, soit imprimé ou informatisé. Plusieurs offrent même un programme de formation dirigée sur écran au rythme de l'utilisateur.
Les chiffriers sont surtout utiles pour analyser des données en deux dimensions, c'est à dire en colonnes et en rangées. Si, par ailleurs, on veut faire l'analyse de différents types de variables,ou lorsqu'il existe diverses relations entre les nombreuses variables, les bases de données relationnelles s'avéreront plus efficaces (voir Bases de données).
