Dans la plupart des cas, et plus spécialement dans l'administration des élections, on ne peut mettre en oeuvre rapidement un nouveau système de technologie sans courir le risque d'un échec. Une technologie électorale doit bien fonctionner du premier coup, parce qu'on ne peut pas recommencer.
Plus la technologie envisagée est complexe, plus le processus d'exécution et de mise en oeuvre nécessitera de temps. S'il s'agit d'un système offert sur le marché, l'exécution en sera d'autant plus simplifiée. Toutefois, ce n'est pas le cas pour la plupart des systèmes de technologie électorale.
Il se peut que dans certains cas on puisse simplement modifier des produits standardisés du marché pour permettre d'exécuter des fonctions pour lesquelles ils n'ont pas été créés, mais il est fort probable que le système prévu pour accomplir des tâches électorales spécifiques devra être créé de toutes pièces. C'est surtout dans ces cas qu'il ne faut jamais sous-estimer le temps requis pour son exécution.
La méthodologie d'exécution et de mise en oeuvre qu'il est recommandé de suivre lors de l'adoption d'une technologie électorale est énoncée en détails dans le fichier Développement et mise en oeuvre d'un projet . Les listes de contrôle qui y sont offertes énumèrent clairement les tâches nombreuses et souvent complexes qu'il est nécessaire d'accomplir lors de l'étape d'exécution d'un tel projet.
Il devient évident que les tâches à accomplir pour mettre en oeuvre un projet complexe de technologie comme un registre des électeurs ou le vote électronique peuvent exiger plusieurs mois, voire même jusqu'à une année. Plus de temps est consacré, plus les chances de succès augmentent.
Il est pratiquement impossible d'estimer une période moyenne de temps que peut exiger la mise en oeuvre d'un projet de technologie électorale parce que chaque projet varie selon sa complexité et le nombre de personnes assignées aux diverses tâches. On peut cependant se guider sur des cas réels de technologies électorales qui ont été exécutées.
Le plan global de technologie de l'information d'un organisme électoral doit tenir compte du temps et des ressources requises pour l'adoption de tout système de technologie électorale. Ce temps dépendra en grande partie du cycle électoral particulier de l'organisme. Par exemple, si les élections ont lieu à tous les deux ans, il faudra déterminer s'il est prudent de compléter un projet si important dans le court laps de temps entre deux élections, ou s'il est préférable de le compléter durant une période plus longue en vue de sa mise en [ogonek]uvre pour la deuxième élection. Les organismes qui ne doivent administrer des élections qu'à tous les quatre ou cinq ans jouiront évidemment de plus de latitude dans l'exécution de leur projet.
Il faut toutefois réaliser qu'il n'est pas bon non plus d'exécuter un projet de technologie électorale sur une période trop longue. Le rythme de modernisation de la technologie est tel que la plupart des systèmes sont dépassés dans une période de un à trois ans. Pour cette raison, il convient d'attendre jusqu'au tout dernier moment convenable pour faire l'achat et l'installation de l'équipement et des logiciels. Cela ne veut pas dire que les étapes de la planification et de l'énoncé de projet doivent également être entrepris à la dernière minute. Le plan peut être dressé et les premières étapes d'un projet peuvent être achevées en attendant que la technologie de pointe soit disponible.
Les quatre étapes suivantes sont recommandées comme parties essentielles de la méthodologie d'exécution et de mise en oeuvre d'un projet :
Il importe de consacrer le temps approprié à chacune de ces étapes pour assurer le succès du projet de technologie.
Règle générale, les trois premières étapes peuvent exiger plus de temps que prévu à cause de la participation des intervenants de l'extérieur sur laquelle l'organisme électoral peut difficilement exercer un contrôle, comme l'approbation du projet par les autorités gouvernementales et l'adoption d'une législation permettant l'adoption de la technologie.
Plus particulièrement, le seul mécanisme pour faire approuver l'allocation des fonds pourrait bien être dans le cadre du programme budgétaire du gouvernement qui ne se présente qu'une fois l'an. Si cette occasion est ratée, l'organisme électoral risque de devoir attendre le prochain cycle annuel pour aller de l'avant.
Une façon d'accélérer cette partie du projet est de mener plus d'une étape simultanément. Ainsi, une fois les besoins établis et une approbation de principe obtenue, il est possible d'amorcer divers éléments de la méthodologie en même temps, comme l'énoncé de projet, la demande de fonds, la consultation des intervenants, la préparation des devis techniques tout comme le projet d'amendements législatifs. L'organisme électoral doit cependant veiller à ne pas brûler les étapes et, possiblement, se voir refuser les fonds nécessaires faute d'avoir présenté un solide énoncé de projet.
Le temps opportun pour entreprendre l'étape d'exécution du projet dépendra de sa complexité et les fournisseurs éventuels des produits et des services devraient être en mesure de proposer des échéanciers réalistes pour leur partie respective du projet. Comme il a déjà été mentionné, il faudra beaucoup moins de temps à adopter des produits standardisés que ceux qui devront être créés de toutes pièces.
Lorsque les produits doivent être créés spécifiquement pour l'organisme électoral, celui-ci pourrait se voir obligé de détacher des membres de son personnel pour permettre aux fournisseurs de respecter les échéanciers d'exécution.
Même la troisième étape, celle de la mise à l'essai, pourrait prendre plus de temps que prévu, selon la complexité et l'originalité du système adopté. Généralement, un produit fait sur mesure exigera des semaines, voire des mois, de mise à l'essai et encore davantage, si des modifications sont nécessaires après la première série d'essais.
L'étape de mise à l'essai sert à découvrir des failles qui, si elles sont ignorées, risquent fort de mener à un échec. Pour cette raison, il faut à tout prix résister à la tentation de couper les coins ronds.
Afin de déterminer avec une certaine exactitude le temps requis pour effectuer les diverses étapes d'adoption d'un projet, il peut être possible de consulter des organismes électoraux ou autres qui ont fait l'essai de systèmes de technologie semblables.
L'étape finale, soit celle de la mise en oeuvre, est le temps où le système est distribué et mis en usage. Les tâches à compléter lors de cette étape sont nombreuses et variées (voir Mise en oeuvre). Vu l'importance majeure de cette étape, il est primordial de lui accorder le temps approprié. Ici encore, il devrait être possible de mener de front diverses activités. Par exemple, la distribution du système pourrait se faire en même temps que la formation des utilisateurs; la saisie préliminaire des données pourrait avoir lieu en même temps qu'on planifie les sauvegardes de secours, et ainsi de suite. Il y a cependant certaines activités qui ne peuvent chevaucher ou être effectuées simultanément - la formation des utilisateurs ne peut pas commencer avant que la documentation didactique soit offerte et que les ressources aient été recrutées.
En un mot, il faut généralement plus de temps que prévu pour exécuter et mettre en oeuvre un nouveau projet de technologie, et il est primordial d'y accorder le plus de temps possible.
