Après l'évaluation des besoins et de son approbation, la deuxième étape importante de l'exécution et de la mise en oeuvre d'un projet de technologie, avant le choix du ou des fournisseurs, est le processus d'exécution lui-même (voir Évaluation des besoins, énoncé de projet et devis).
Plus la technologie envisagée est complexe, plus le processus d'exécution le sera également. S'il s'agit d'un système offert sur le marché, l'exécution en sera d'autant plus simplifiée. Toutefois, ceci n'est pas le cas pour la plupart des systèmes de technologie électorale. Il se peut que dans certains cas on puisse simplement modifier des produits standardisés du marché pour leur permettre d'exécuter des fonctions pour lesquelles ils n'ont pas été créés, mais il est fort probable que le système prévu pour accomplir des tâches électorales spécifiques devra être créé de toutes pièces.
Durant le processus d'exécution, des fonctionnaires de l'organisme électoral devront travailler de près avec les fournisseurs pour s'assurer que les produits et les services réponent aux besoins
Préalables à l'exécution d'un projet
Avant d'entreprendre l'exécution d'un projet, il importe de s'assurer que les tâches suivantes qui font partie de la méthodologie d'exécution et de mise en oeuvre ont déjà été complétées :
- la justification du système a été établie;
- les coûts du nouveau système ont été jugés abordables;
- les objectifs ont été jugés réalistes et appropriés aux circonstances locales;
- l'énoncé de projet a été approuvé par les autorités compétentes et accepté par les intervenants internes et externes concernés;
- les fonds nécessaires pour la durée entière du système ont été accordés;
- les amendements législatifs nécessaires ont été adoptés;
- le plan détaillé de la gestion de projet a été établi;
- les devis techniques précis du système ont été rédigés;
- les fournisseurs ont été choisis selon le processus de sélection approprié et les contrats signés.
Si les devis sont précis et complets, ils pourront servir de plan pour vérifier le progrès des étapes et des balises pour en confirmer l'exécution. Sinon, le processus d'exécution du projet sera plus ardu.
Méthodologie d'exécution
Un plan d'exécution doit énumérer les activités suivantes nécessaires à l'exécution du projet de technologie :
- former une équipe de gestionnaires à qui confier la pleine responsabilité du projet;
- former une équipe de techniciens internes ou externes pour la gestion de l'aspect technique du projet;
- établir les échéanciers pour l'exécution des différentes étapes du projet;
- déterminer conjointement avec les fournisseurs un calendrier de paiements progressifs basés sur l'achèvement d'étapes importantes;
- établir des mécanismes de liaison avec les fournisseurs, préférablement par des rencontres à intervalles réguliers;
- identifier un groupe d'utilisateurs dans le but de connaître leurs besoins et de les tenir au courant des progrès;
- conserver un contact avec les fournisseurs pour s'assurer que les devis sont compris et respectés;
- au besoin, fournir des éclaircissements des devis aux fournisseurs ou les modifier, si nécessaire;
- s'il y a lieu, détacher du personnel de l'organisme électoral auprès des fournisseurs pour observer l'exécution du projet et pour les guider;
- offrir aux fournisseurs une évaluation des prototypes, maquettes ou modèles créés;
- s'entendre avec les fournisseurs pour la livraison en temps opportun des produits ou des services à mettre à l'essai et s'assurer de disposer suffisamment de temps pour effectuer les mises à l'essai et pour la mise en oeuvre avant leur utilisation lors d'un scrutin.
Une fois ces activités accomplies, les fournisseurs devraient être en mesure de livrer un produit prêt à mettre à l'essai, soit un produit final ou presque ou un prototype selon la complexité ou l'originalité du produit. Ce qui importe, c'est que l'organisme électoral soit en mesure d'effectuer les mises à l'essai nécessaires pour s'assurer que le système est pleinement fonctionnel au moment de l'utiliser.
Pour plus de détails sur les mises à l'essai à effectuer, voir Mise à l'essai.
