La technologie électorale n'est pas une fin en soi, mais un outil qui sert à faciliter l'exécution des diverses tâches électorales. Les considérations administratives reliées à chaque étape du processus électoral valent également pour le rôle de la technologie dans chacune de ses étapes. Les fichiers qui suivent énuméreront diverses considérations administratives directement reliées aux systèmes technologiques.
La réussite d'une nouvelle technologie dépend d'un processus de mise en exécution rigoureux et bien structuré. Les étapes suivantes font partie du plan d'exécution.
- Définir clairement l'objectif de la technologie.
- Évaluer les capacités de l'organisme électoral pour effectuer la mise en exécution, en prenant garde de ne pas mettre les bouchées doubles.
- Disposer de temps suffisant pour la mise en exécution de même que pour les tests exhaustifs avant la mise en opération du système.
- Consulter tous les intervenants et usagers, autant ceux à l'extérieur qu'à l'intérieur de l'organisme.
- S'assurer de posséder les brevets légaux pour la mise en exécution.
- S'assurer que la structure organisationelle est en mesure de s'adapter à la nouvelle technologie.
- Disposer d'une infrastructure adéquate pour maintenir la technologie qui doit également être en fonction de l'environnement physique.
- Une fois arrêtée la décision d'aller de l'avant, respecter une méthodologie de développement et d'exécution de projet (voir Développement et mise en oeuvre d'un projet ).
- Disposer de l'argent nécessaire aussi bien pour la mise en exécution de la technologie que pour le maintien continuel du système.
- Adopter et respecter des pratiques convenables d'appels d'offres et d'acquisition.
- Déterminer s'il y a lieu de traiter avec un seul fournisseur qui pourrait être responsable de passer des contrats avec d'autres sous-traitants au besoin, ou encore de choisir plusieurs fournisseurs que l'organisme électoral se chargerait de coordonner.
- Déterminer si le personnel de l'organisme a les capacités de développer ses propres systèmes et logiciels ou si l'on doit en faire l'acquisition.
- Identifier à qui incombera la charge d'assurer le maintien du système (l'organisme ou des fournisseurs externes) et s'assurer qu'on disposera au besoin de l'aide technique compétente.
- Développer une série de tests exhaustifs avant que le système ne soit opérationnel et exécuter un projet pilote au besoin.
- S'assurer qu'une documentation adéquate est disponible. La plupart des pièces d'équipement et des logiciels disponibles sur le marché sont accompagnés de documentation courante, mais il peut être nécessaire de faire rédiger une documentation spécialisée pour les logiciels adaptés.
- Énoncer des procédures d'utilisation explicites.
- Fournir une formation adéquate à tous les utilisateurs du système et maintenir cette formation à jour sur une base continuelle tant que le système est en usage.
- Maintenir l'équipement en bon état en tout temps.
- Faire une mise à jour des logiciels au besoin, tenter d'identifier tout bogue qui pourrait s'introduire dans les logiciels et les régler s'il y a lieu.
- Se tenir au fait des développements technologiques pour évaluer s'il y a lieu de moderniser la technologie en usage ou de la remplacer.
Certains des points qui précèdent sont discutés plus en détail dans les fichiers qui suivent :
