L'utilisation d'une base de données permet d'entreposer, de récupérer, d'afficher et d'analyser des données mais d'une façon plus avancée qu'avec un logiciel de chiffrier. Les logiciels de bases de données offrent un grand nombre de possibilités pour un organisme électoral. Ils lui sont utiles, par exemple, pour conserver les résultats de l'élection, la réglementation touchant les partis politiques et les candidats, le contrôle des inventaires et la gestion des lieux de vote, aussi bien que pour accomplir des fonctions de gestion des ressources humaines et de gestion financière.
Jusqu'à ce que des programmes puissants de bases de données soient inclus dans les logiciels de bureautique au cours des années 1990 et 2000, la programmation des bases de données était exécutée presque exclusivement par des programmeurs professionnels. Depuis ce temps, des logiciels plus conviviaux de bases de données ont vu le jour et permettent maintenant à l'utilisateur moyen de développer lui-même des bases de données relativement complexes sans posséder des aptitudes professionnelles d'informaticien. Ce progrès permet maintenant aux organismes électoraux de développer ses propres bases de données.
Les informations d'une base de données sont conservées sous forme de tableau contenant une ou plusieurs coordonnées et chaque coordonnée peut à son tour contenir un ou plusieurs champs. Chaque champ est habituellement relié à un type particulier de données. Un tableau intitulé «Personnel», par exemple, peut contenir les coordonnées de chaque employé. Pour chaque catégorie de coordonnées, divers champs peuvent indiquer le prénom, le nom, l'adresse, le numéro d'employé, le poste qu'il occupe et ainsi de suite.
Les renseignements conservés dans une base de données peuvent ainsi être analysés, mis à jour, effacés, affichés et imprimés par des commandes informatisées. Ces commandes sont habituellement transmises sous forme de requêtes. Une requête représente une quantité de directives que le système transmet au logiciel de base de données lui ordonnant d'accomplir une ou plusieurs fonctions. Par exemple, la requête pourrait demander au tableau «Personnel», de récupérer tous les employés nommés Martin et de les afficher dans l'ordre alphabétique des prénoms.
Les renseignements d'une base de données sont affichés dans un format graphique et selon un ordre convivial permettant à l'utilisateur de traiter les renseignements sans être obligé d'avoir recours au format limité de chiffrier qui utilise des tableaux. Les bases de données peuvent également générer des rapports électroniques ou imprimés soit à partir des renseignements compris dans les tableaux, ou à partir des renseignements fournis par les requêtes effectuées.
Il existe cinq types importants de bases de données :
- les bases de données à plein format (tableau unique);
- les bases de données hiérarchiques;
- les bases de données en réseau;
- les bases de données relationnelles;
- les bases de données par objets.
Les bases de données à plein format ressemblent aux chiffriers en ce que les renseignements sont disposés sous forme de listes. Leur manque de flexibilité limite leur utilité à des tâches relativement simples comme les envois par fusion de textes.
Les bases hiérarchiques présentent une structure en forme d'arbre selon laquelle chaque niveau de coordonnées se répartit en plusieurs autres catégories moins nombreuses. Leur flexibilité est également limitée parce qu'il leur est possible d'établir uniquement des liens simples entre les diverses catégories de coordonnées.
Les bases de données en réseau offrent plus de flexibilité en raison de la possibilité d'établir une multiplicité de liens entre des groupes de données.
Les bases de données relationnelles vont plus loin que les bases en réseau en ce qu'elles permettent d'établir des relations entre différents groupes de données afin d'exécuter des requêtes plus complexes. Par exemple, le tableau «Personnel», pourrait se relier au tableau «Poste», qui offre une description complète du poste qu'occupe chaque employé, puis le tableau «Poste», se relier au tableau «Salaires» qui indique la rémunération que pourrait recevoir chaque employé.
Finalement, les bases de données par objets offrent des caractéristiques semblables aux bases relationnelles, mais elles utilisent des structures plus complexes de données que l'on appelle des objets. C'est le type le plus flexible de bases de données.
La plupart des logiciels modernes de bases de données sont de la catégorie de base relationnelle ou par objets ou une combinaison de ces deux types.
Ils sont très puissants et permettent aux utilisateurs d'un organisme électoral qui ne possèdent que peu de connaissances de créer des bases de données peu complexes. En revanche, ils permettent également aux utilisateurs possédant plus de connaissances d'accomplir des tâches beaucoup plus complexes telles que :
- confectionner, maintenir et utiliser un registre des électeurs;
- informatiser certaines activités électorales comme le vote par la poste;
- faire la collecte, la saisie et l'analyse des résultats d'élections;
- conserver et traiter les coordonnées du personnel;
- informatiser des envois postaux personnalisés en grande quantité pour les électeurs et le personnel;
- maintenir des inventaires;
- consigner les renseignements concernant les candidats, simplifier l'impression des bulletins de vote, la préparation et la présentation des rapports de financement de campagne.
