Une autre façon de réduire les risques associés à la technologie est d'établir des politiques identifiant quels renseignements l'organisme électoral doit mettre à la disposition du public et lesquels doivent être protégés.
L'efficacité des systèmes de technologie dépend en grande partie de la qualité des données qu'ils contiennent et ceci est d'autant plus important pour un système de technologie électorale dont les données contiennent des renseignements personnels des électeurs tout comme les résultats d'élection.
Pour qu'une technologie électorale soit efficace, les électeurs qui fournissent les renseignements doivent être assurés que ceux qui les concernent seront protégés. Les utilisateurs de ces données électorales comme les candidats, les partis politiques et les observateurs doivent pour leur part être confiants qu'elles sont véridiques et, pour cette raison, il est nécessaire de les mettre à leur disposition.
L'organisme électoral doit donc satisfaire ces deux obligations plutôt opposées, soit la protection des renseignements privés, soit la transparence des renseignements, tout en limitant les risques pour les groupes concernés.
Normes de protection des renseignements
Un organisme électoral doit établir des normes clairement énoncées régissant la protection de la vie privée et les faire connaître publiquement. Ces normes devraient contenir les caractéristiques suivantes :
- quels renseignements personnels détient l'organisme;
- lesquels seront distribués publiquement, comme les noms et adresses des électeurs;
- lesquels ne seront pas distribués publiquement comme les dates de naissance, les numéros d'identité ou autres;
- lesquels ne seront pas distribués publiquement mais mis à la disposition d'organismes privilégiés comme les groupes chargés du maintien de l'ordre, les organismes de sécurité sociale ou de recherche médicale ou autres;
- lesquels, s'il en est, seront mis à la disposition des candidats, des partis politiques ou des élus;
- si des électeurs auront l'option de préciser s'ils préfèrent restreindre la publication de certaines de leurs coordonnées, leur adresse par exemple, qui pourraient porter atteinte à leur sécurité ou à celle de leur famille;
- si un électeur aura le droit de demander à consulter les données qui le concernent et de les modifier, s'il y a lieu.
Certains pays peuvent avoir des lois sur la protection de la vie privée auxquelles l'organisme électoral sera assujetti et qui auront un impact sur les normes de protection des renseignements qu'il devra établir. En l'absence de telle législation, l'organisme se devra d'établir et de respecter les normes qu'il établira de sa propre initiative.
Politique de distribution des renseignements
Tout en protégeant les renseignements personnels des électeurs, un organisme électoral doit également établir une politique qui énoncera lesquels parmi les renseignements à sa disposition seront distribués publiquement. Cette distribution constitue un moyen important de doter le processus électoral de la transparence qu'il doit projeter. La transparence est nécessaire pour s'attribuer la confiance du public envers le processus.
De la même façon que l'organisme doit énoncer des normes claires de protection de la vie privée, il doit également établir et respecter une politique qui déterminera lesquels de ces renseignements seront distribués et la manière de les obtenir. La liste des données qui peuvent être distribuées publiquement peut être exhaustive et peut inclure toutes les données que possède l'organisme sauf celles à caractère sensible comme les renseignements personnels privés et les documents de travail internes.
Parmi les renseignements qui pourraient être distribués, mentionnons :
- les données d'un registre des électeurs, telles que les noms, adresses et circonscription, à l'exception des coordonnées personnelles de nature privée;
- tous les résultats d'élections récentes;
- la liste des emplacements des bureaux de vote;
- la législation électorale, les politiques, procédures et lignes directrices de l'organisme;
- la listes des cadres de l'organisme;
- les rapports de financement de campagne électorale.
Certains pays peuvent avoir des lois régissant l'accès à l'information qui obligeront l'organisme électoral de mettre certains renseignements à la disposition du public. En l'absence de telle législation, l'organisme se devra d'établir et de respecter les normes qu'il établira de sa propre initiative.
La technologie offre des moyens de faciliter l'accès à l'information surtout lorsqu'il s'agit de distribuer de grandes quantités de données. Il peut être plus pratique et utile de distribuer ces données sur des sites Internet, sur des CD-ROM ou sous d'autres formats électroniques.
