Après avoir opté pour un système particulier de technologie abordable, il faut établir un budget détaillé qui devra tenir compte des dépenses associées, non seulement au coût initial d'adoption, mais aussi celles qui seront requises pour le fonctionnement et le maintien du système.
Un budget de technologie comprend essentiellement quatre éléments : une énumération des produits et services nécessaires, le coût de chacun, un calendrier de l'étalement des paiements et une énumération des économies qu'on s'attend à réaliser. Exception faite des articles qui ne serviront qu'une seule fois, la majorité nécessiteront des dépenses continuelles d'utilisation, de là l'importance d'approprier des fonds pour la durée du système prévoyant son entretien et son usage répété.
Divers postes d'un budget
Selon le type et l'envergure de la technologie qu'on propose d'adopter, les postes suivants peuvent faire partie d'un budget :
- l'achat ou la location des pièces d'équipement (ordinateurs, terminaux, imprimantes, numériseurs à balayage, photocopieuses, télécopieurs, équipement de communication, dispositifs de vote électronique, écrans tactiles;
- les logiciels (qu'ils soient achetés, loués ou acquis sous brevet) pour supporter la bureautique, les banques de données, la gestion financière, des ressources humaines et des biens-immobiliers, l'accès à l'Internet ou les communications;
- l'entretien des équipements;
- la mise à jour des logiciels;
- les facilités de communication comme les frais de réseautage, les liens satellite, la câblodistribution, la radiodiffusion, et les télécommunications;
- les périphériques y compris les claviers d'ordinateurs, les modems, les haut-parleurs, les amplificateurs, les lecteurs de disque, les graveurs de disques compacts, les unités de sauvegarde, le matériel ergonomique et le matériel d'énergie électrique d'urgence;
- les produits de consommation comme les cartouches pour imprimantes, le papier, les disquettes;
- les services des techniciens préposés à la réparation;
- les services des techniciens préposés à l'entretien;
- la rémunération du personnel qui sera appelé à faire fonctionner le système, soit à temps partiel ou à temps plein;
- les services d'experts-conseil, tels que les gestionnaires de projets, les conseillers techniques ou les vérificateurs externes;
- le transport des produits, y compris du point d'acquisition aux entrepôts, et des entrepôts aux locaux d'opération;
- le support énergétique incluant les services d'électricité pour l'opération du système, pour l'éclairage et la climatisation et les génératrices d'urgence ou permanentes;
- l'entreposage des équipements qu'ils soient en usage ou non;
- la formation des effectifs temporaires et permanents qui utiliseront la nouvelle technologie;
- les programmes d'information y compris toute campagne d'éducation de l'électorat visant l'adoption du vote électronique;
- la documentation comme les devis techniques, les guides d'entretien technique, les guides des utilisateurs et les manuels de formation;
- l'impression de documents nécessaires pour le fonctionnement de la technologie comme les formulaires et les bulletins de vote lisibles mécaniquement;
- les systèmes d'urgence y compris les systèmes manuels et les systèmes de sauvegarde et d'entreposage des données à utiliser en cas de panne technique;
- les coûts associés à la disposition ou la vente du système lorsqu'il deviendra désuet; et
- les estimations de dépréciation et d'amortissement (voir Pratiques de dépréciation et d'amortissement).
Estimation des coûts
Une fois tous les postes du budget identifiés, les coûts associés à chacun doivent être estimés pour la durée entière de l'équipement ou du projet.
Pour plus de détails sur la façon d'estimer les coûts, voir Capacité financière.
Écheanciers budgétaires
Les fonds requis pour un nouveau projet de technologie ne devront pas tous être versés au moment de son adoption. Une fois l'équipement acheté et le système devenu fonctionnel, il sera nécessaire d'encourir des dépenses pour le maintien et le développement continuels durant toute la durée du système de technologie. Afin de déterminer à quel moment il sera nécessaire de débourser des sommes d'argent, il faut établir un échéancier des différentes étapes du projet et préciser les dates anticipées de paiements.
Si des tests ou des étapes d'évaluation du système ont été prévus, il est conseillé d'effectuer des paiements après chaque étape d'évaluation selon les résultats obtenus. Afin de ne pas engager des dépenses inutiles, l'organisme électoral peut inclure dans ses négociations une disposition stipulant l'arrêt du projet technologique si les divers tests ne fournissent pas des résultats satisfaisants et étaler les paiements en fonction de ces étapes d'évaluation.
Lorsque la technologie est en prévision d'une élection ou d'un autre événement important, une stratégie possible à conseiller est de prévoir le paiement final aux fournisseurs seulement une fois que le projet se sera avéré une réussite. Cette stratégie incite les fournisseurs à conserver un intérêt dans la réussite du projet jusqu'à sa fin. Une autre façon d'inciter cet intérêt est d'insérer dans les contrats des clauses pénales invocables si les échéanciers importants ne sont pas respectés.
Les échéanciers budgétaires d'un projet devraient être projetés jusqu'à la durée anticipée du système de technologie et même plus loin. Ceci permettra d'y inclure tous les coûts possibles jusqu'à ceux associés au remplacement ou à la mise à jour de la technologie.
Pour un exemple d'échéanciers budgétaires d'un projet, voir Développement et mise en oeuvre d'un projet qui identifie les étapes d'un échéancier de projet auxquelles il est conseillé d'effectuer des paiements pour la mise en oeuvre et le maintien d'un système.
Économies comme contenu du budget
Le budget établi pour l'adoption d'une nouvelle application technologique devrait également mentionner toutes les économies que la technologie réalisera au cours de son fonctionnement. Par exemple, lorsque la technologie remplacera un procédé manuel, les économies réalisées par l'abandon du système manuel diminueront le coût réel de l'application technologique. Dans certains cas, la nouvelle application peut être moins coûteuse que le système abandonné, permettant de réaliser des économies réelles. C'est le type de technologie qu'il est le plus facile de justifier aux commanditaires.
Il est probable qu'à court terme, une nouvelle application coûtera plus cher que le système qu'elle remplacera. C'est surtout le cas durant une période transitoire lorsqu'il est nécessaire de maintenir les deux systèmes simultanément, soit le nouveau et le système existant, jusqu'au fonctionnement complet de la nouvelle technologie. Il est également probable que le projet comportera des coûts d'initiation qui n'auront pas à se répéter et pour lesquels il est particulièrement important d'étaler ces coûts tout comme les bénéfices qui en résulteront sur la durée complète du système. Il est fort probable que dans ces cas, des économies réelles seront réalisées à long terme.
