Tout système de technologie doit faire appel aux ressources humaines pour sa mise en oeuvre et son exploitation et pour la formation des utilisateurs. Les organismes électoraux devront donc embaucher le personnel requis pour maintenir les systèmes, les faire fonctionner et pour former les utilisateurs.
Personnel interne ou externe
La décision la plus critique que devra prendre un organisme électoral est de savoir s'il doit confier les tâches d'informatique à son personnel interne ou s'il est préférable de faire appel à des sous-traitants ou des fournisseurs externes. Les deux alternatives présentent des bénéfices et des inconvénients et la meilleure solution consiste possiblement à opter pour un mélange des deux.
Lorsque les circonstances exigent une présence à plein temps de préposés pour accomplir une tâche donnée, il peut être plus rentable d'embaucher un ou plusieurs employés à temps plein, selon les conditions locales de main-doeuvre. Les taux horaires des sous-traitants sont généralement plus élevés que les salaires des employés parce qu'ils doivent tenir compte de la nature intermittente de leurs services et de leurs frais d'exploitation.
Par ailleurs, si les besoins en matière de main-d'oeuvre sont intermittents en particulier lors de la mise en oeuvre d'un système ou pour la formation, il peut s'avérer plus rentable d'avoir recours à des services externes. Cette alternative évite l'obligation de trouver un autre emploi aux employés lorsque le projet se termine ou la nécessité de leur débourser une indemnité de départ.
Pour les tâches qui requièrent des aptitudes très spécifiques, il peut être plus avantageux d'avoir recours à des spécialistes externes qui sont plus susceptibles de posséder les qualités requises que le personnel régulier. C'est souvent le cas lorsqu'un organisme électoral considère l'adoption d'une technologie entièrement nouvelle avec laquelle ses employés ne sont absolument pas familiers. Même si les systèmes sont permanents, des effectifs externes qui ont reçu une formation spécialisée et qui ont travaillé avec différents clients pourraient offrir un meilleur rendement que le personnel de l'organisme qui ne jouit pas des mêmes aptitudes.
En revanche, dans le cas de l'exploitation permanente d'un système de technologie, le recours au personnel de l'organisme offre l'avantage d'une connaissance plus approfondie de ses systèmes spécialisés que pourraient avoir les experts-conseils externes. Cet avantage est d'autant plus important si l'organisme électoral utilise des systèmes adaptés ou spécialisés qui ne sont pas connus ailleurs.
L'organisme qui embauche ses propres employés doit veiller à ne pas se trouver dans une situation critique en dépendant exclusivement d'un petit groupe d'employés qui conservent en tête leurs connaissances. Ceux-ci peuvent éventuellement quitter l'organisme volontairement ou non et leur départ risque de perturber le fonctionnement des systèmes de technologie. Pour éviter une telle situation, les employés qui jouent un rôle important devraient être obligés de consigner par écrit leurs connaissances afin que d'autres puissent accomplir leurs tâches en leur absence. Une autre stratégie est de veiller à ce que plus d'un employé, interne ou externe, soit en mesure d'accomplir chaque tâche afin d'éviter qu'un individu ne développe un monopole de connaissances d'un système particulier.
Étant donné les avantages et les inconvénients rattachés aux deux alternatives de dotation, la plupart des organismes électoraux tirent avantage des deux : ils désignent les employés internes aux tâches de nature continue, ce qui offre une continuité de mémoire institutionnelle, et ils ont recours à une main-d'oeuvre externe pour les tâches de courte durée comme la mise en oeuvre des systèmes, la formation et les tâches spécialisées qui requièrent des connaissances techniques et une expérience variée.
Un organisme électoral peut également embaucher des employés dont le rôle principal ne consiste pas à mettre en oeuvre un système de technologie ou à en assurer la maintenance, mais qui seront appelés à utiliser ces systèmes dans leurs fonctions quotidiennes. Presque tous les gestionnaires et tout le personnel de soutien est appelé à faire un usage régulier de la technologie, bien qu'ils ne se considèrent pas informaticiens. Leur embauche dépendra de leur compétence à accomplir les tâches qui leur seront confiées plutôt que de leurs aptitudes en matière de technologie. Grâce au recours croissant de la technologie, cependant, les aptitudes technologiques des individus deviendront un atout pour leur embauche.
