Un registre des électeurs contient essentiellement deux types de données, soit celles concernant les électeurs et celles à caractère géographique. Les données géographiques sont un élément important du registre.
Les données géographiques servent à plusieurs fins dont les suivantes :
- enregistrer l'adresse des électeurs;
- identifier et enregistrer les limites des circonscriptions;
- déterminer et noter la circonscription de chaque électeur;
- maintenir un registre des adresses résidentielles et non résidentielles;
- signaler les cas d'inscriptions trop nombreuses à la même adresse pour permettre d'analyser les cas possibles de fraude ou les inscriptions devenues non valides;
- identifier les adresses sans inscription et les endroits à forte mobilité à cibler lors d'une campagne d'inscription;
- effectuer des analyses du registre à partir d'imprimés tels que des listes de noms et d'adresses en ordre de rues pour permettre de faire effectuer des visites à domicile par des réviseurs et de faciliter des envois de correspondance;
- préparer diverses listes d'adresses imprimées ou en format électronique pour comparer avec des bases d'adresses obtenues d'autres sources ou pour fournir des listes de publipostage à d'autres organismes.
Les données géographiques d'un registre des électeurs peuvent être entreposées de diverses façons.
Registre alphabétique des noms
Il n'est pas nécessaire que le registre des électeurs dispose d'une base de données distincte contenant exclusivement des données géographiques pour être efficace. La base géographique du registre pourrait n'être rien d'autre que l'ensemble des adresses individuelles des électeurs apparaissant déjà au registre. Il s'agit alors d'un registre dressé par ordre alphabétique des noms d'électeurs et dans lequel les adresses apparaissent dans un des champs associés à chaque électeur.
Un registre alphabétique n'est pas un moyen efficace de maintenir des données géographiques. Vu que plus d'un électeur peuvent résider à la même adresse, un registre alphabétique finit par contenir plusieurs répétitions des mêmes adresses. Dans un registre contenant des milliers ou des millions d'électeurs, le volume des données sera inutilement élevé et le rendement des systèmes informatiques sera diminué.
Ce type de registre n'offre pas à l'organisme électoral la fonctionnalité d'un registre géographique en fonction des adresses, qui est utile pour identifier les adresses erronées et pour déceler les inscriptions frauduleuses. Il n'offre pas non plus la flexibilité d'accomplir d'autres tâches électorales en fonction des adresses comme le remaniement des circonscriptions et la révision du registre.
Registre géographique par adresses
Un registre géographique par adresses enregistre habituellement les adresses dans une base de données distincte de celle qui contient les noms des électeurs. Chaque adresse est identifiée par un code unique qui relie l'adresse à l'électeur approprié inscrit dans la base de données des noms.
Ce type de registre offre plusieurs bénéfices. Il réduit considérablement le volume des données puisque chaque adresse n'y est mentionnée qu'une seule fois, contrairement à un registre alphabétique dans lequel une adresse est répétée autant de fois qu'il y a d'électeurs qui y résident. En présumant que le registre d'adresses est exact, il devrait permettre que les électeurs ne soient inscrits que pour des adresses valides ou résidentielles. Il permet de plus d'accomplir d'autres tâches électorales en fonction des adresses comme le remaniement des circonscriptions et la révision du registre.
Systèmes d'information géographique (SIG)
La forme la plus simple de registre géographique est celui qui contient une liste des adresses en fichiers texte. Il peut être sous la forme d'une liste des adresses contenues dans une base alphabétique (tel que décrit plus haut) ou d'un registre basé essentiellement sur les adresses, qui offre plus de fonctionnalité.
Un système SIG pour sa part est un logiciel plus complexe qui contient des adresses en fichiers texte en même temps que d'autres données géographiques et spatiales comme des cartes géographiques, des photographies aériennes, des plans d'édifices tout comme les coordonnées de n'importe quel point de la terre.
Apparus au cours des années 1960, les systèmes SIG sont des outils de travail informatisés utilisés en cartographie pour analyser des données spatiales. Ils permettent aux utilisateurs d'intégrer les données, produire des cartes géographiques, analyser des scénarios et solutionner des problèmes complexes d'aspect géographique. La technologie de SIG a été utilisée à de nombreuses activités telles que la gestion de l'environnement et des ressources naturelles, la planification de l'infrastructure des moyens de transport et des services publics, les services gouvernementaux, l'affectation des ressources militaires et la planification des mesures de sécurité.
Cette technologie peut être d'utilité variée à l'administration électorale, entre autres pour effectuer un remaniement des circonscriptions et en tracer les limites (voir Technologie de délimitation électorale).
Collecte et gestion des données géographiques
L'exactitude d'un registre géographique correspond à la qualité des données elles-mêmes, mais les données qu'utilisera un organisme électoral devront être celles dont il dispose. Certains pays disposent de sources gouvernementales ou commerciales bien établies pour faire la collecte et l'informatisation des données géographiques et l'organisme électoral pourrait lorsque c'est possible profiter de ces données. Autrement, il devra mettre sur pied sa propre procédure de collecte des données qui pourrait être la suivante.
Une base élémentaire de données géographiques peut être instituée à partir des adresses incluses dans le registre que les électeurs ont fournies eux-mêmes. Si le registre est fiable, ce premier pas sera un point de départ seulement. Par contre, un registre géographique à partir exclusivement des adresses fournies par les électeurs peut présenter des problèmes. La base ne sera pas complète parce que, même si le vote est obligatoire, il pourrait exister des adresses résidentielles pour lesquelles aucun électeur n'est inscrit. Elle pourrait contenir des erreurs parce que les électeurs n'utilisent pas toujours leur adresse officielle ou complète lors de leur inscription. Par exemple, les électeurs peuvent indiquer leur localité de façons différentes pour une même adresse. Fait plus important, il ne sera pas possible, à partir des adresses inscrites au registre, de déceler les adresses frauduleuses à cause de l'absence de moyens de vérification.
Dans certains cas, il peut être possible de se procurer ou même d'acheter une ou plusieurs bases d'adresses complètes d'autres organismes gouvernementaux (les gouvernements locaux en possèdent souvent) ou d'entreprises commerciales. Ces bases peuvent ensuite être fusionnées en une seule à des fins électorales. Le fusionnement de bases de différentes sources peut toutefois être difficile. Des normes précises et uniformes d'utilisation des données géographiques peuvent faciliter la tâche, mais même là les différentes façons d'identifier les repères (comme les rues) et des systèmes différents de numérotation d'adresse peuvent alourdir considérablement la tâche de fusionner des bases diverses.
On peut utiliser des logiciels existants ou en faire développer pour aider à fusionner des données géographiques, qui effectueront des appariements pour identifier les données doubles ou pour signaler les anomalies.
Il pourrait même être nécessaire de faire faire des recherches sur le terrain par un personnel temporaire qui se déplacerait à travers les localités pour vérifier l'exactitude des adresses comprises dans le registre et pour signaler celles qui n'y sont pas. Une saisie des résultats peut ensuite compléter le registre d'adresses.
Une fois le registre constitué, il faut le maintenir et le gérer. Les données devront être constamment mises à jour pour tenir compte des nouvelles habitations et des démolitions. Les adresses peuvent subir des changements à la suite de modifications apportées aux édifices. Lorsque la chose est possible l'organisme électoral devra pouvoir compter sur des partenariats avec d'autres organismes du gouvernement pour lui signaler les adresses nouvelles ou modifiées.
Il peut arriver que l'organisme électoral soit mis au courant d'une nouvelle adresse pour la première fois lors de l'inscription d'un électeur. Dans ce cas, il devra vérifier l'exactitude de cette adresse auprès des autorités concernées.
Géocodage et information spatiale (GIS)
Tout point sur la terre peut être défini par code géographique ou par information spatiale. Les codes géographiques les plus courants sont les coordonnées de latitude et de longitude. Il existe divers systèmes de géocodage. L'organisme gouvernemental responsable pour la cartographie peut aviser un organisme électoral du système utilisé dans le pays.
Chaque adresse d'une base géographique peut être géocodée. Ces codes sont très utiles lorsque vient le temps de faire l'appariement des adresses fournies par d'autres organismes qui utilisent les mêmes codes. Ils peuvent également servir pour localiser des adresses sur des cartes géographiques et pour déterminer la circonscription des électeurs en se guidant sur les codes géographiques contenus à l'intérieur de chaque circonscription.
Systèmes mondiaux de radiorepérage (SMR)
Les systèmes SMR dont des mécanismes qui peuvent identifier l'emplacement précis de l'utilisateur. Ils fonctionnent grâce à la transmission par satellite pour repérer tout point sur la terre. Pour les besoins d'un organisme électoral, le système SMR peut être utile aux travailleurs sur le terrain pour déterminer l'emplacement précis d'une adresse afin de lui attribuer un code géographique dans le registre d'adresses.
Catégories spéciales d'adresses
Une base de données géographiques ou registre d'adresses d'un organisme électoral doit être assez flexible pour tenir compte des catégories spéciales d'adresses d'électeurs.
Les adresses non résidentielles et les adresses non valides devraient être signalées dans un registre géographique pour éviter les inscriptions frauduleuses à ces adresses et pour compléter la base d'adresses sans que des intervalles sans explications y figurent. Ces intervalles peuvent être reliés par exemple à des parcs, aux cimetières ou à des terrains de golfe. De plus, même si des établissements commerciaux, des usines, et des centres industriels ne sont pas habituellement considérés comme des adresses résidentielles, il faut s'attendre au fait qu'à la rigueur leurs propriétaires, employés ou concierges pourraient y habiter.
La plupart des adresses dénotent habituellement des maisons ou des édifices à logements que très peu de personnes habitent, mais certains établissements peuvent légitimement contenir un nombre important d'électeurs légitimes. C'est le cas par exemple des institutions, des hôpitaux, universités, bases militaires, gîtes ou des maisons de détention. L'organisme électoral doit connaître ces établissements pour être en mesure de traiter les cas signalés par un logiciel adapté pour faire rapport des adresses pour lesquelles un nombre élevé d'électeurs sont inscrits.
Un registre géographique devrait être en mesure de reconnaître les adresses pour lesquelles aucune inscription n'apparaît, y compris les adresses non résidentielles et les adresses résidentielles non occupées. Au moment de faire une révision du registre des électeurs, ces adresses peuvent être ciblées pour déterminer si des électeurs y résident effectivement. Les adresses résidentielles valides où personne n'habite devraient quand même paraître au registre au cas où des demandes d'inscription soient éventuellement présentées pour ces adresses.
Catégories d'électeurs spéciaux
Un registre d'électeurs devrait offrir la flexibilité requise pour accepter l'inscription d'électeurs qui ne possèdent pas d'adresses que le registre peut reconnaître. Lorsque la législation électorale le permet, il pourrait être nécessaire d'inscrire des électeurs sans adresse permanente. Ce pourrait être le cas par exemple des personnes sans abri ou itinérantes et des électeurs absents du pays ou de leur circonscription mais qui conservent le droit d'être inscrits au registre.
Il faudra attribuer à ces électeurs une adresse hypothétique de la circonscription appropriée pour permettre que leur vote soit attribué à cette circonscription.
Attribution des adresses aux circonscriptions
Une base ou un registre d'adresses doit être en mesure de relier aux circonscriptions appropriées les adresses des électeurs inscrits afin de pouvoir produire des listes des électeurs admis à voter dans chaque circonscription et également pour adapter le registre des électeurs en fonction d'un remaniement des circonscriptions.
Le logiciel d'un registre géographique peut assigner aux adresses des codes géographiques reliés à des points spécifiques sur la terre pour ensuite assigner les adresses et les électeurs inscrits aux nouvelles circonscriptions dans lesquelles ces points se situent.
Lorsque des adresses ne peuvent pas être identifiées par des codes géographiques, il est toujours possible de les assigner à la circonscription appropriée en les reliant à des petites entités géographiques telles que des secteurs de recensement ou des municipalités. Il faut alors décrire les circonscriptions en fonction de ces entités géographiques pour être en mesure de compléter le processus.
Avec cette dernière approche, il faudra prendre des mesures spéciales lorsque la limite d'une circonscription se situe à l'intérieur de l'une de ces entités géographiques. Dans ces cas, il sera nécessaire de déterminer sur quel côté de la limite chaque adresse se situe, à l'aide de cartes géographiques ou en exécutant des recherches sur le terrain.
