La technologie utilisée dans le cadre d'élections est habituellement (mais pas toujours) coûteuse. Le financement de cette technologie constitue une partie essentielle de sa mise en oeuvre à des fins électorales.
À long terme, l'utilisation de la technologie peut permettre d'améliorer l'efficience et la productivité et, dans de nombreux cas, de réduire les coûts. À court terme par contre, l'acquisition et la mise en oeuvre de la technologie peut entraîner une hausse marquée des coûts. En particulier, les coûts augmenteront si l'on introduit un nouveau système en tandem avec un ancien, ou s'il faut élaborer ou acheter de nouveaux systèmes ou du nouveau matériel.
L'obtention des fonds nécessaires à la mise en oeuvre de la nouvelle technologie ou à l'amélioration de la technologie existante constitue un volet essentiel de tout plan de mise en oeuvre. (voir Choix et acquisition d'une technologie) Il faut d'abord obtenir le financement pour l'achat et l'entretien de la technologie avant de passer de l'étape de la planification à celle de l'acquisition.
L'obtention du financement nécessaire à l'acquisition de la technologie se déroule en plusieurs étapes.
Il faut d'abord examiner si la nouvelle technologie proposée est offerte à un coût abordable. Il faut ensuite obtenir une évaluation indicative des coûts de la technologie proposée afin de déterminer si la dépense estimative est réaliste compte tenu des circonstances particulières. Lorsque l'on examine plusieurs nouvelles technologies, il peut s'avérer nécessaire de classer par ordre de priorité les options disponibles et, au besoin, d'écarter les options de moindre importance qui ne sont pas abordables compte tenu des restrictions sur le financement disponible.
Pour obtenir d'autres détail. (voir Capacité financière)
Après avoir décidé qu'une technologie est abordable, il faut préparer un budget détaillé. Ce budget doit tenir compte des coûts immédiats et permanents qui sont associés à la technologie choisie.
Le budget de technologie comporte essentiellement quatre volets : la liste des biens et des services qui doivent être achetés, le coût de chaque article, le calendrier des paiements et toutes les économies que l'on prévoit réaliser par l'adoption de cette nouvelle technologie. À l'exception des articles qui ne seront utilisés qu'une seule fois avant d'être mis au rebut, la plupart des articles de technologie nécessiteront un financement permanent qui servira à leur entretien et à leur réutilisation. Lorsque l'on obtient le financement nécessaire à l'acquisition de la technologie, il importe de s'assurer d'obtenir aussi les fonds nécessaires à son entretien et à sa réutilisation pour toute la durée du cycle de vie de cette technologie.
Pour obtenir d'autres détails, y compris des listes de contrôle des articles à examiner. (voir Établissement d'un budget)
Une fois le budget détaillé préparé, la prochaine étape consiste à acquérir les fonds du gouvernement approprié ou d'une source non gouvernementale. La réussite de ce processus variera selon les efforts investis dans la préparation de l'analyse de rentabilisation et du budget. Si l'on indique clairement les avantages de cette technologie dans l'analyse de rentabilisation et que l'on prépare le budget avec soin, on a de fortes chances de convaincre les sources de fonds à fournir les montants nécessaires.
La nécessité d'une nouvelle technologie devra être « vendue » aux responsables du financement. L'analyse de rentabilisation, jointe à la demande, doit indiquer clairement les coûts et les avantages liés à l'introduction de cette technologie. Dans de nombreux cas, la technologie entraînera une augmentation des coûts. Il faut alors souligner les avantages non matériels, comme une meilleure précision, une vitesse accélérée et une efficience accrue. Dans d'autres cas, particulièrement dans le cas des avantages à long terme où les applications technologiques remplacent des procédures manuelles coûteuses, la nouvelle technologie peut entraîner des réductions substantielles des coûts. Ces cas sont habituellement plus faciles à « vendre ». Toutefois, il faut s'assurer de prendre en compte tous les coûts dans l'établissement du budget.
Il peut parfois être possible d'utiliser des mécanismes de financement innovateurs, comme des coentreprises ou des contrats de cession-bail. Dans ces cas, il faut s'assurer que l'organisme se consacrant à l'administration électorale est respectueux de l'éthique.
Une fois l'entente conclue pour l'obtention des fonds, il importe de s'assurer de recevoir le financement en temps voulu pour l'élaboration, les essais et la mise en oeuvre appropriés de la nouvelle technologie. (voir Financement de la technologie)
Selon les circonstances, il peut s'avérer possible de recourir au financement international. Ce type de financement s'appliquera lorsque le financement externe constitue une option, spécialement lorsque l'aide est fournie par d'autres gouvernements ou organisations non gouvernementales (ONG). Des questions peuvent alors se poser, comme celles liées au change de devises, à l'incertitude du financement disponible ou aux risques de conflits ou à des impositions concernant, par exemple, la détermination des sources d'approvisionnement des fournisseurs.
Pour obtenir d'autres détails. (voir Financement de source internationale)
Lorsque l'on calcule les budgets pour le cycle de vie d'un projet ou d'une technologie, il faut tenir compte des politiques de dépréciation et d'amortissement qui auront des incidences sur les calculs des coûts et des avantages, en particulier dans les années futures.
Pour obtenir d'autres détails. (voir Pratiques de dépréciation et d'amortissement)
À la fin du cycle de vie d'un article de technologie, la question se posera à savoir s'il est plus économique d'utiliser le matériel désuet ou de s'en départir. Comme la technologie informatique devient de plus en plus performante, cette question risque de se poser dans une année ou deux suivant l'achat. Dans certains cas, particulièrement lorsque la technologie continue d'offrir des résultats satisfaisants même si elle est démodée, il peut valoir la peine de la conserver. Par contre, dans d'autres cas, il peut être préférable de moderniser rapidement la technologie en usage afin de tirer un certain profit de l'ancien matériel alors qu'il conserve une certaine valeur de revente.
Il faut tenir compte de la question du meilleur moment pour obtenir une nouvelle version du matériel désuet à l'établissement du budget, compte tenu que cette question aura une incidence sur le coût éventuel de la technologie à long terme.
Pour obtenir d'autres détails. ( voir Conservation ou disposition d'une technologie désuète)
