La gestion des ressources humaines est un processus complexe qui peut être simplifié par une application technologique. Les logiciels permettent d'informatiser de nombreuses tâches routinières et d'emmagasiner une grande variété et une grande quantité de données associées au personnel. Ils peuvent offrir les possibilités suivantes :
- enregistrer les coordonnées de chaque employé;
- enregistrer les descriptions de tâche de chaque poste;
- maintenir les échelles des salaires;
- contribuer au processus de dotation en conservant des listes de noms des personnes qui ont postulé pour des emplois et noter les aptitudes spécifiques de chaque postulant, particulièrement lorsqu'un nombre élevé d'employés temporaires sont requis pour une élection;
- produire des offres d'emploi et d'engagement contractuel;
- conserver les détails des heures travaillées par chaque employé;
- faire le calcul des montants dus au personnel, comme les salaires, les heures supplémentaires, les allocations de déplacement et de subsistance, les primes de rendement et les contributions d'impôt et de fonds de retraite;
- initier les paiements aux employés autant sous la forme de virements bancaires automatiques ou par chèques;
- préparer des états de revenus et de retenues à la source pour fin d'impôt;
- conserver un état des congés acquis et écoulés.
Bien qu'il existe de nombreux logiciels standardisés capables d'accomplir ces tâches, les organismes électoraux doivent d'abord s'assurer qu'ils peuvent satisfaire à leurs besoins particuliers qui sont souvent complexes. Le programme qu'ils choisiront devra être suffisament flexible pour effectuer les tâches associées à l'embauche du personnel électoral temporaire. Il devrait permettre de respecter toutes les exigences législatives ou gouvernementales en matière de rémunération, des retenues à la source pour fins d'impôt ou de fonds de retraite, de même que les primes d'emploi et les allocations.
