La transmission de l'information par des mécanismes de télécommunication est devenue essentielle aux pratiques modernes d'administration des élections. Depuis plusieurs années, le téléphone a été le moyen principal de communication dans l'administration électorale, mais plus récemment, les lignes téléphoniques ont été mises au service d'autres méthodes de télécommunication électorale comme le télécopieur, le télex, le système de vidéoconférence et la transmission des données.
Appareils téléphoniques
Le téléphone demeure toujours le moyen de télécommunication le plus utilisé. Il peut être utilisé pour communiquer avec une personne dans une pièce voisine, un édifice voisin, une autre ville ou un autre pays. Ses nombreuses utilités pour l'administration électorale sont très connues.
Les appareils téléphoniques modernes peuvent offrir une foule de caractéristiques dont la capacité de mettre des noms et des numéros en mémoire, d'afficher le numéro de l'appelant et de relier plusieurs personnes en conférence téléphonique. Un répondeur peut fonctionner avec le téléphone pour enregistrer des messages lorsqu'il n'y a pas de réponse ou que la ligne téléphonique est occupée.
Plusieurs organismes disposent de réseaux téléphoniques complexes pour effectuer les appels à l'interne à peu de frais ou gratuitement. Ces réseaux offrent des fonctions comme le renvoi automatique d'appel, le réacheminement d'appel lorsque le téléphone ne répond pas ou est occupé, des répondeurs et des banques de messages.
Le téléphone représente un moyen important pour la campagne d'information d'un organisme électoral. Il lui permet de mettre sur pied des centres d'appels de préposés aux renseignements capables de traiter les appels d'un grand nombre d'électeurs. Il est possible de mettre des bases de données à la disposition des centres d'appels pour permettre aux préposés temporaires de répondre à des questions relativement complexes et de compiler des statistiques sur le nombre d'appels reçus par catégories distinctes. On peut mettre à la disposition du public au niveau national des lignes téléphoniques sans frais pour la personne qui appelle et, à taux réduit, pour l'organisme électoral, et en faire une vaste publicité du numéro qui, de préférence, devrait être un numéro facile à retenir.
Téléphones mobiles
La possibilité de déplacement du téléphone cellulaire a rendu le téléphone encore plus utile qu'auparavant. Il permet à l'utilisateur de se déplacer tout en conservant un moyen de contact. Il est particulièrement d'une grande utilité pour les préposés des bureaux de vote itinérants, pour les superviseurs des centres de vote et dans les bureaux de vote qui ne disposent pas de téléphone conventionnel. Ils peuvent également relier les ordinateurs à des réseaux à commutation, au courrier électronique et à l'Internet.
Les téléphones cellulaires ont cependant des limites. La zone de service des dispositifs de transmission pourrait être incomplète, ne leur permettant pas de fonctionner dans certains endroits éloignés. Ils sont alimentés par des piles rechargeables, ce qui limite le temps d'utilisation. Certains maintiennent que le recours au téléphone cellulaire pour des périodes prolongées peut occasionner des problèmes de santé bien que les opinions médicales en ce sens ne sont pas concluantes.
Télécopieurs
Les organismes électoraux font un usage répandu des télécopieurs pour transmettre et recevoir des documents par le biais de lignes téléphoniques. C'est un moyen rapide et efficace. La plupart des télécopieurs permettent même de servir de photocopieurs. Ils peuvent être de grande utilité pour des fonctions électorales importantes comme les mises en candidature et la publication des résultats du vote, permettant de les faire connaître beaucoup plus rapidement que si des documents écrits doivent être livrés. Il peut cependant être nécessaire de faire confirmer par législation le caractère légal de documents transmis par télécopieur.
L'usage des télécopieurs a diminué au cours des dernières années avec la popularité croissante et la facilité du courrier électronique qui est plus pratique lorsqu'on doit transmettre des documents contenant un grand nombre de pages. Il offre de plus l'avantage d'imprimer des document de qualité supérieure à ceux transmis par télécopieur. Les télécopieurs conservent toujours leur utilité pour transmettre des documents qui contiennent des notes écrites à la main ou des signatures ou qui ne sont pas disponibles sur ordinateur.
On peut programmer les télécopieurs pour enregistrer en mémoire les numéros utilisés fréquemment et pour transmettre en continu des copies d'un même document à des destinataires multiples.
Télex
Ce mécanisme qui servait jusqu'aux années 1980 à transmettre du texte dactylographié d'un poste à l'autre par lignes de télécommunications a été supplanté par les télécopieurs et par le courrier électronique.
Systèmes de vidéoconférence
Ce médium de télécommunication a fait ses débuts au cours des années 1990, puis est devenu plus largement utilisé durant la décennie suivante grâce aux développements technologiques en général et aux nouveaux mécanismes de transmission des données. Il fonctionne au moyen de caméras vidéo et de microphones qui captent les images et le son permettant à des personnes dans des endroits différents de tenir des conversations et des discussions en utilisant des téléviseurs ou des écrans d'ordinateurs et des haut-parleurs.
Bien que le système de vidéoconférence permette des économies de temps et d'argent en évitant aux participants de se déplacer vers un lieu commun, son efficacité est relativement limitée par l'absence de rapports interpersonnels qui sont normalement très utiles lors des rencontres face à face qu'offre le type conventionnel de conférence.
Transmission des données
Lors des années 1990 et 2000, les techniques de télécommunication ont multiplié les possibilités de transmission de données. Les lignes téléphoniques originalement conçues pour la transmission du son peuvent maintenant transmettre des données lisibles par ordinateur, ce qui a donné naissance à l'Internet et au courrier électronique (voir Internet et Courrier électronique).
