Avant d'adopter un nouveau système de technologie, on doit s'assurer qu'il sera viable et que, de préférence, il pourra servir à plus d'une élection. Il n'est pas financièrement rentable d'adopter un nouveau système de technologie pour chaque élection. Il faut cependant se rappeler qu'à cause du rythme accéléré de développement de la technologie en général, un système mis en place pour une élection imminente pourrait être dépassé lors de l'élection subséquente qui pourrait avoir lieu quatre ans plus tard.
La puissance de traitement des ordinateurs personnels illustre bien comment une technologie de pointe peut être rapidement dépassée par les nouveaux développements dans ce domaine. Dans de tels cas, il peut être plus rentable de louer de l'équipement plutôt que de l'acheter afin de maintenir le rendement du système lors d'élections successives.
Pour l'adoption de tout nouveau système de technologie, ne serait-ce que pour une période relativement brève, il importe de s'assurer que les personnes qui seront appelé à l'utiliser et à assurer son fonctionnement possèdent les aptitudes requises.
Le personnel de l'organisme électoral peut assurer la gestion du système s'il possède les aptitudes nécessaires ou, sinon, il peut avoir recours aux services de gestionnaires de système externes. La formation du personnel entraîne des coûts au démarrage et peut occasionner un ralentissement des activités. Par ailleurs, une fois le personnel formé pour assurer la gestion du système, il peut être plus économique que d'avoir recours à des ressources externes. L'organisme électoral devra toutefois prévoir une formation continue de nouvelles ressources pour faire face à un mouvement possible du personnel.
Lorsque l'organisme doit faire appel à des gestionnaires de système externes, il devra prévoir ces dépenses lors de l'établissement des budgets. Si leurs services ne sont requis qu'à intervalles, ils peuvent s'avérer moins coûteux et probablement plus efficaces que le personnel de l'organisme en raison de leur expertise. Autrement, les services des ressources externes requis à temps complet coûteront beaucoup plus cher que ceux des ressources internes formées pour accomplir les mêmes tâches. Lorsque les services des ressources externes sont disponibles sur le marché compétitif, on doit, par souci d'économie, tenter de réviser périodiquement les contrats de fournisseurs. Si un fournisseur détient le monopole de ces services ou s'il est engagé par contrat sans limite de durée, l'organisme fera face coûts inutilement élevés.
Pour assurer la viabilité d'un système de technologie, il est finalement nécessaire de prévoir la disponibilité des fonds nécessaires pour le fonctionnement du système en prévision de sa durée et pas seulement pour ses coûts d'installation. Certains systèmes entraînent des coûts substantiels d'opération, de soutien et de mise à jour qui doivent être prévus avant de s'engager et pour lesquels on doit s'assurer de leur disponibilité.
