Le type de système informatique requis pour alimenter un registre des électeurs devra tenir compte de plusieurs facteurs :
- la quantité de données concernant les électeurs à saisir;
- le nombre de catégories de données, c'est-à-dire de champs différents;
- l'ampleur de la base de données géographiques qu'il faudra maintenir (voir Données géographiques d'un registre des électeurs);
- le nombre estimé de transactions;
- la nature temporaire ou permanente du registre;
- la procédure de saisie des données;
- la nécessité on non de conserver des données inactives pour permettre de maintenir l'historique d'inscription de chaque électeur ou pour fins de vérification;
- le nombre d'utilisateurs du système et la fréquence d'utilisation;
- la nécessité de maintenir un seul système centralisé ou décentralisé dans diverses régions géographiquement éloignées;
- la nécessité ou non que les utilisateurs aient un accès en ligne des données à jour;
- les documents ou travaux de sortie qu'il sera nécessaire de produire (voir "etl06");
- le type d'équipement qui sera nécessaire au système;
- la nécessité de maintenir le système au moyen d'ordinateurs autonomes ou en réseau;
- les procédures de classification et de traitement des données.
Il peut être relativement simple d'établir un système de registre informatisé lorsque le nombre d'électeurs est restreint, que le registre doit être centralisé et que les données à saisir et les documents de sortie ne constituent que des éléments de base. Si ces conditions sont différentes et que le système sera utilisé par un grand nombre de personnes, la base de données devra être conçue avec soin et maintenue de façon à en tirer la plus grande efficacité.
Une décision importante consistera à déterminer si la saisie des données doit être exécutée par lots ou en ligne. Un lot est constitué de fiches, chacune contenant les coordonnées d'un électeur et est temporairement sauvegardé dans un dossier de données. Les lots de données sont téléchargés vers la base de données centrale du serveur à intervalles périodiques, plus souvent durant la nuit, alors que le système n'est pas occupé. Ceci permet d'y ajouter les nouvelles données, d'apporter les changements effectués et d'éliminer ou d'archiver les données remplacées, le tout dans une seule opération.
Une saisie par lots est appropriée lorsque les ordinateurs disponibles ne sont pas très puissants et qu'on ne dispose pas de réseau permettant de faire le traitement des données en ligne. La méthode de saisie par lots n'est pas affectée par une perte de puissance du système parce que le téléchargement se fait à un moment où les ordinateurs ne sont pas utilisés, habituellement durant la nuit. Cette méthode évite les pertes de productivité que connaissent certains systèmes qui obligent les utilisateurs à effectuer des fermetures de séances pour permettre le téléchargement. Il s'agit également d'une méthode efficace dans un environnement où des réseaux sont géographiquement dispersés et qui nécessitent de faire le téléchargement de plusieurs bases de données. L'avantage tiré est de permettre de télécharger quotidiennement chaque base de données plutôt que de le faire au fur et à mesure qu'une fiche est créée ou mise à jour.
D'autre part, la méthode de saisie en ligne est appropriée lorsqu'on dispose d'ordinateurs puissants et que tous les utilisateurs ont accès à un réseau capable de télécharger simultanément les mises à jour. Selon cette méthode, les données sont captées dans une base de données active plutôt que dans un dossier temporaire de lots. Dès qu'une fiche est mise à jour, elle devient disponible à tous les utilisateurs du système qui n'ont pas à attendre la mise à jour de nuit, comme dans le cas d'une saisie par lots, pour y avoir accès. Cette méthode exige cependant une organisation plus complexe et nécessite un système plus élaboré et plus coûteux de réseaux, surtout si des utilisateurs géographiquement éloignés doivent y avoir accès. Il faut également éviter les erreurs qui pourraient survenir advenant que différents utilisateurs fassent simultanément des mises à jour à une même fiche.
Du point de vue des utilisateurs, la saisie en ligne offre de l'information plus à jour que la saisie par lots. Cette dernière offre toutefois l'avantage d'être plus économique et moins complexe à concevoir et à maintenir. Dans plusieurs cas, le fait de ne pas avoir un accès immédiat aux données à jour en utilisant un système par lots ne représentera pas de problème.
Système décentralisé ou central
En principe, une application informatique majeure comme un registre des électeurs peut fonctionner de deux façons, soit par système décentralisé soit par système central.
Un système décentralisé est habituellement efficace lorsque les utilisateurs sont géographiquement dispersés dans des bureaux régionaux situés dans des localités différentes et qu'ils sont desservis par des réseaux locaux d'ordinateurs. Chaque région maintient sa propre base de données qui, souvent, représente un sous-ensemble des données complètes. Par exemple, un organisme électoral peut avoir six bureaux régionaux qui maintiennent séparément une base de données pour leurs électeurs respectifs. S'il devient nécessaire d'échanger des données d'un bureau régional à l'autre, cet échange peut s'effectuer par la méthode de mises à jour par lots décrite plus haut.
Dans un système centralisé, l'ensemble des données pour toutes les régions est maintenu dans une seule base de données centrale à laquelle tous les bureaux régionaux ont accès grâce à un réseau les reliant. Comme dans l'exemple précédent, c'est-à-dire d'un organisme possédant six bureaux régionaux, mais qui maintient un système central, les utilisateurs dans une région peuvent avoir accès aux données de toutes les autres régions. Toute mise à jour apportée par un bureau régional et qui concerne une autre région (théoriquement le cas d'un électeur qui se déplace d'une région à l'autre, nécessitant une nouvelle fiche dans une région et une annulation de fiche dans une autre) peut prendre effet immédiatement. De telles transactions dans un système décentralisé ne pourraient pas prendre effet tant que les mises à jour des lots ne seraient pas effectuées.
Un système décentralisé est moins coûteux parce qu'il nécessite des réseaux moins puissants, n'ayant pas besoin de réunir les régions ensemble et, en même temps, il peut offrir une meilleure efficacité à cause du format réduit de la base de données à entretenir.
Le système centralisé, bien que plus coûteux à cause de la nécessité de disposer d'un réseau plus puissant pour maintenir une base de données plus volumineuse, offre pour sa part l'avantage de donner à tous les utilisateurs l'accès à toutes les données et de permettre la mise à jour immédiate des données d'une région à l'autre.
