Habituellement, lorsqu'on produit des rapports ou des documents de sortie comme une liste des électeurs à partir de données du registre, il est nécessaire d'exécuter un tri de ces données selon certains critères et par des champs spécifiques. Divers rapports établis par catégorie de données devront être produits, dont les suivants :
- par nom de famille des électeurs, suivi du prénom pour permettre de les repérer rapidement sur les listes des électeurs;
- par numéro d'inscription lorsqu'il sert à identifier les électeurs;
- par circonscription, comme premier tri; puis les rapports sont triés de nouveau d'après certains critères comme le nom de famille;
- par nom de rue et par numéro civique (ce qui servira à des visites à domicile, au besoin);
- par section de vote pour l'usage des bureaux de vote;
- pour les candidats et les partis politiques lorsque la loi permet une telle distribution;
- pour des fins autres qu'électorales lorsque d'autres organismes ont accès à ces renseignements à d'autres fins, comme la préparation de listes de jurés, par district judiciaire.
Il faut tenir compte de toutes ces possibilités de tri au moment de structurer la base de données. Certains logiciels de bases de données offrent la possibilité d'indexer les champs de tri, permettant ainsi d'accélérer la performance de la base de données surtout au moment de la production des rapports.
Il peut s'avérer utile de programmer des méthodes de tri en fonction de champs spéciaux. Dans certains milieux, il peut être nécessaire de créer des champs spéciaux de noms de famille, comme les noms précédés de «de», «d'» ou «des» par exemple. Ceci permet aux utilisateurs de trouver facilement un nom lorsqu'ils sont incertains de l'orthographe.
