Un organisme électoral doit gérer une grande quantité d'accessoires et de matériels électoraux, une tâche lourde et complexe mais qui peut être facilement informatisée grâce à des logiciels qui permettent d'accomplir les fonctions suivantes :
- classifier le matériel requis par catégorie;
- calculer les quantités requises;
- identifier l'endroit exact d'entreposage de chaque article;
- identifier les utilisateurs de chaque article;
- évaluer les quantités en main et les quantités à commander.
Les logiciels peuvent aider au processus d'acquisition non seulement pour préciser les quantités à commander et les périodes de réapprovisionnement, mais également pour gérer les contrats. Ils peuvent faciliter la préparation des appels d'offres et des contrats tout comme la prise de décision, rendant plus facile et plus équitable l'évaluation des offres reçues.
Des logiciels de contrôle des inventaires peuvent être particulièrement utiles. Quand de grandes quantités de matériel sont entreposées, il est important de pouvoir les récupérer rapidement. Un système informatisé d'inventaire permet d'indiquer précisément l'emplacement de chaque article et, ce, beaucoup mieux qu'un système manuel.
Un système informatisé permet également d'exercer un contrôle sur la distribution et le transport du matériel. Cette fonction est surtout utile quand il est nécessaire de déployer le matériel en région ou dans les bureaux de vote.
