Lorsque plusieurs ordinateurs à l'intérieur d'un organisme disposent des mêmes logiciels, il est préférable qu'ils utilisent la même version de logiciels afin de permettre que les divers fichiers communs comme les documents de bureautique, les chiffriers, les données et les messages électroniques puissent être utilisés par le personnel de toutes les unités sans avoir à convertir les données et sans causer de problème d'accès aux fichiers des autres unités (voir également Intégration et compatibilité des systèmes).
Pour disposer de fichiers uniformes, particulièrement si le personnel est nombreux, il faut créer une bibliothèque des systèmes et exercer un contrôle sur leur distribution. Le but principal est de contrôler l'utilisation des différentes versions des logiciels.
Les logiciels sont périodiquement mis à jour, en moyenne tous les deux ou trois ans. Entre les mises à jour majeures, il survient souvent des mises à jour mineures pour corriger certains problèmes ou bogues de versions précédentes. Il importe de bien coordonner toutes les mises à jour pour s'assurer que tous les utilisateurs travaillent avec les mêmes versions de logiciels, sinon la compatibilité pourrait être compromise.
La façon la plus sûre d'exercer un contrôle des versions est de ne pas permettre aux utilisateurs d'effectuer eux-mêmes des mises à jour de logiciels ou d'en installer de nouveaux. Les mises à jour doivent être effectuées avec l'approbation des administrateurs du système selon le plan stratégique de technologie.
La question à savoir quand une mise à jour des logiciels est appropriée est abordée dans le fichier Gestion de la dépréciation.
