Une fois les données saisies dans le système informatique, elles doivent être sauvegardées en sécurité et mises à la disposition des utilisateurs tout en prenant garde que leur intégrité ne soit pas compromise durant leur traitement.
Pour assurer la disponibilité des données tout en réduisant les risques, il importe de considérer deux questions, soit la nécessité de s'assurer qu'il sera possible de les récupérer au besoin soit l'importance des copies de secours pour éviter les pertes de données que pourraient occasionner des défaillances du système.
Disponibilité contrôlée des données
Un des principaux rôles d'un système de technologie est de mettre les données à la disposition des utilisateurs. Tous les éléments d'un réseau d'ordinateurs visent à accomplir ce rôle.
Il est toutefois primordial de conserver l'intégrité de ces données. Seuls les usagers qui auront à utiliser les données dans l'accomplissement de leurs fonctions, surtout celles à caractère sensible, devraient y avoir accès. Cet accès peut être accordé par le recours à des mots de passe et peut être restreint en prévoyant l'ouverture de session (voir Sécurité des données).
Certains utilisateurs peuvent obtenir l'accès à des données sans pour autant avoir la permission de les modifier. Les autorisations d'ouverture de session et les mots de passe peuvent encore dans ces cas être accordés exclusivement à ceux qui ont effectivement la responsabilité et la tâche de modifier les données.
Lorsque des utilisateurs sont autorisés à modifier les données, on doit réduire au minimum les possibilités d'erreurs en faisant effectuer la vérification des changements apportés (voir Fiabilité des données).
Il est toujours important de prendre les mesures de sécurité qui s'imposent pour éviter que des personnes non autorisées aient accès aux données (voir Sécurité).
Les fichiers suivants présentent de l'intérêt dans l'étude de cette question.
Copies de secours des données
La dernière précaution à prendre contre les défaillances du système et la perte des données est d'effectuer des copies de secours des données.
Les données doivent être constamment sauvegardées, de préférence à tous les jours, voire même plus fréquemment si elles sont de nature essentielle, notamment en période électorale. Les sauvegardes peuvent s'effectuer de diverses façons, soit sur des disques interchangeables de divers formats, soit sur des disques durs multiples, des rubans magnétiques ou autres.
La procédure formelle de sauvegarde doit être énoncée dans la stratégie globale de technologie de l'information de l'organisme. Les systèmes devraient exécuter automatiquement les opérations de sauvegarde afin d'éviter des erreurs par les préposés, ce qui n'exclut pas la nécessité de faire des vérifications périodiques des sauvegardes automatiques afin de s'assurer qu'elles ne présentent pas de problème.
On peut faire une sauvegarde simultanée des données en direct en ayant recours à des disques durs en miroir localisés sur le même serveur ou sur des serveurs différents, ce qui permet de conserver les données sur plusieurs disques. Si l'un des disques devient défectueux, on peut récupérer les données d'un autre. Il est toutefois préférable d'exécuter les sauvegardes sur des serveurs en miroir au cas où l'un de ces serveurs devienne également défectueux ou cesse d'être opérationnel.
Il est prudent d'exécuter des copies de secours des logiciels, que ce soit des versions commerciales ou spécialisées, pour être mises en opération si les versions originales étaient effacées par erreur ou étaient atteintes d'un virus. Bien qu'il soit possible de plus en plus de télécharger des programmes à partir d'Internet, ils sont très souvent fournis sur disques qui devraient être conservés sur place pour être téléchargés de nouveau, si nécessaire, afin d'éviter que les versions originales ne soient plus disponibles sur le marché. Ces disques devraient être conservés dans des archives électroniques auprès d'un employé désigné du personnel pour permettre d'y avoir facilement accès en cas de problème.
Avant de créer des copies de secours des logiciels, il importe de s'assurer qu'on n'enfreigne pas les licences des manufacturiers bien que, généralement, les licences permettent la création des copies de secours.
Pour plus de détails concernant les stratégies de maintien, voir Maintenance des systèmes.
