Un organisme électoral doit, avant de décider d'adopter un nouveau système de technologie ou d'entreprendre une mise à jour d'un système existant, déterminer s'il dispose des fonds nécessaires.
Il est bon d'établir une estimation des coûts du système considéré pour déterminer si la dépense est réaliste dans les circonstances qui prévalent. Si des applications différentes sont acceptables, on doit établir une liste des options par ordre de priorité qu'offre chacune d'elles et, s'il y a lieu, éliminer les options les moins importantes qui ne sont pas financièrement justifiables à cause de restrictions monétaires.
La facilité ou la difficulté d'évaluer les coûts dépendra de la complexité des systèmes considérés. S'il s'agit de produits standardisés, tels que logiciels et ordinateurs facilement disponibles, il sera relativement facile de connaître les prix des fournisseurs locaux. Lorsque la chose est possible, il est conseillé de suivre la pratique courante et d'obtenir des prix d'au moins trois fournisseurs différents.
Dans le cas de produits non standardisés comme des logiciels spécialisés ou de l'équipement sur mesure, il peut être plus difficile d'obtenir des estimations de coûts, mais il est quand même possible d'adopter diverses stratégies.
On peut consulter d'autres organismes électoraux ou des organismes d'autres milieux qui utilisent la même technologie ou une semblable et qui pourraient consentir à faire part des coûts associés à leur système.
Une autre approche consiste à consulter des fournisseurs éventuels en leur demandant de fournir une estimation des coûts sur la base d'une ébauche des devis techniques du système considéré. Il faut toutefois veiller à fournir une description suffisament détaillée des besoins pour permettre d'obtenir l'estimation la plus juste.
Il est également possible d'utiliser un procédé plus structuré mais pas tout à fait aussi formel et exécutoire que le processus d'appel d'offres on l'appelle en certains endroits une « demande de proposition ». Ce procédé consiste à émettre une série de devis techniques du système proposé qui ne doivent pas obligatoirement être aussi détaillés que pour le processus d'appel d'offres et d'inviter les fournisseurs à présenter des projets de systèmes susceptibles de satisfaire aux besoins, accompagnés des coûts associés à chacun. Ce procédé offre le double avantage d'obtenir un aperçu des coûts en même temps que de permettre de préciser les devis techniques de la technologie proposée.
Lorsqu'on tente de déterminer si une application technologique est abordable, il faut considérer le coût du système pendant toute la durée prévue. En général, ceci comprend non seulement les coûts d'achat ou de location du système, mais également ceux associés à son opération, son entretien, les périphériques, les produits de consommation, le développement des logiciels, les communications, la mise à jour et les coûts associés à sa disposition.
Pour plus de détails utiles à l'estimation des coûts pour la durée complète d'une application technologique, voir Établissement d'un budget.
