Pour la plupart des projets de technologie, il est nécessaire de transiger avec des fournisseurs commerciaux de produits et de services. Ces fournisseurs n'ont pas nécessairement le même intérêt que l'organisme électoral à voir une élection se dérouler avec succès. On peut réduire les risques associés à la technologie en augmentant l'intérêt des fournisseurs au succès du projet de technologie en insérant dans les contrats des clauses garantissant un degré acceptable de performance.
Des garanties de performance peuvent également viser le personnel de l'organisme électoral dans le but de leur faire développer un engagement envers le projet de technologie. Ces garanties peuvent augmenter le degré d'engagement autant des employés que des fournisseurs envers le projet. Ces mesures peuvent prendre diverses formes :
- la prime de performance;
- la garantie d'exécution;
- les clauses de pénalité;
- les ententes de versements étalés.
Prime de performance
La prime de performance est une somme d'argent additionnelle en sus du prix de l'entente et qui est déboursée si les normes de performance sont respectées. Il faut se garder d'accorder trop largement ou librement une prime de performance au point qu'elle vienne à être perçue comme un droit acquis sans égard à la performance. Le degré acceptable de performance doit être démontré avant de la verser. Le montant de cette prime peut varier selon le degré de performance exigé.
Garantie d'exécution
Cette garantie est une somme d'argent versée au client par un fournisseur dès l'entente conclue et qui lui serait remise en tout ou en partie si certaines normes de performance étaient atteintes.
Clauses de pénalité
Insérée dans un contrat ou une entente, la clause de pénalité devient exécutoire si les normes de performance énoncées ne sont pas atteintes. La pénalité peut être une somme déterminée que le fournisseur doit verser au client ou inversement, un montant par lequel seront réduits les paiements qu'effectuera le client. La réduction des paiements par le client constitue la garantie la plus efficace.
Versements étalés
Des versements étalés à intervalles spécifiques sont une autre forme de garantie de performance. Des versements peuvent être effectués chaque fois que les divers échéanciers décrits dans les contrats sont respectés. Le dernier versement est habituellement retenu jusqu'à ce que le projet soit complété à la satisfaction du client. Il s'agit d'un moyen très efficace pour motiver les fournisseurs à respecter les délais de livraison et les normes de performance.
Normes de performance
Les normes qui seront utilisées pour rendre les garanties de performance efficaces devront être énoncées clairement et être mesurables. Si elles sont vagues ou s'il est impossible de les mesurer, il sera difficile ou même impossible de les appliquer ou de les faire respecter. Toutes les parties concernées doivent s'entendre sur les normes avant d'amorcer un projet et on doit s'assurer de disposer de détails suffisants pour permettre de mesurer ou d'évaluer la performance
Les normes de performance peuvent être reliées à la haute qualité des produits et des services tout comme au respect des échéanciers. Ces derniers sont grandement importants lorsqu'il s'agit d'un projet en vue d'un scrutin qui subit toujours les conséquences découlant des échéanciers cruciaux. Les normes reliées aux échéanciers sont très utiles et efficaces parce qu'il est évidemment plus facile de les appliquer que celles reliées à la qualité.
Avant d'inclure des garanties de performance dans des ententes ou des contrats, il peut être sage d'obtenir des avis légaux pour s'assurer que les pénalités pourront être mises à exécution.
