L'enregistrement des partis politiques auprès d'un organisme électoral peut être facilité par une application de la technologie. Des logiciels peuvent être utilisés pour déterminer si un parti répond aux exigences d'enregistrement et pour maintenir le registre des partis.
Vérification des membres d'un parti
Dans plusieurs pays, il est nécessaire pour un parti de faire preuve d'un nombre minimal de membres pour être inscrit au registre des partis. L'organisme électoral peut vérifier le respect de cette exigence à l'aide d'un logiciel lui permettant de vérifier les coordonnées des membres.
Il s'agit d'abord de faire la saisie électronique des renseignements concernant les membres. Si les partis maintiennent déjà leur liste de membres en format électronique, celle-ci peut être présentée à l'organisme électoral sur disque ou par courrier électronique.
Dans d'autres cas, il sera nécessaire soit de faire enregistrer tous les détails dans une base de données ou dans des chiffriers par des préposés à la saisie, soit de les capter par un dispositif de lecture optique grâce à un logiciel de reconnaissance intelligente de caractères (RIC) (voir Lecteurs optiques). S'il est également nécessaire de capter les signatures ou les photos des membres, un logiciel de mémoire d'image peut être utilisé.
Lorsqu'une liste de membres est présentée sur papier et qu'il est nécessaire de capter les renseignements seulement d'un nombre aléatoire, on peut limiter la lecture optique à ce nombre pour économiser du temps et des efforts.
Une fois les données transposées en format électronique, il est possible de traiter et de faire la vérification des listes de membres à partir de la base de données ou des chiffriers. À partir de ces derniers, d'un système de traitement de texte et d'un rapport de la base de données, on peut ensuite produire des lettres par fusion de textes adressées aux personnes dont les noms apparaissent sur les listes, leur demandant de confirmer leur statut de membre. Les confirmations peuvent être notées dans la base de données ou dans les chiffriers jusqu'à ce que le nombre requis soit obtenu. En attribuant des codes à barres aux confirmations, la saisie peut en être simplifiée et accélérée.
Lorsque, en utilisant cette méthode, seul un nombre aléatoire de personnes doit être vérifié, la base de données ou les chiffriers peuvent extraire seulement le nombre de noms nécessaires.
Il se peut que dans certains cas la pratique de contacter les membres des partis ne soit pas appropriée. Si les listes contiennent la signature ou la photo des membres, l'organisme électoral peut, s'il a accès à un registre des électeurs ou à un registre national contenant la signature ou la photo, utiliser un système de technologie capable de reconnaître les signatures ou les caractéristiques biologiques pour confirmer l'identité des personnes sur les listes de membres.
Maintien des renseignements concernant les partis
Une fois qu'un parti est accepté, les détails qui le concernent sont habituellement consignés au registre des partis politiques maintenu par l'organisme électoral et ces détails doivent souvent être rendus publics. Un logiciel de base de données est idéal pour accomplir cette tâche, bien que de simples systèmes de traitement de textes ou de chiffriers peuvent aussi être utilisés.
Lorsque ces détails doivent être rendus publics, on peut le faire soit sur format imprimé ou électronique, et ils peuvent même être affichés sur Internet. Si le registre est complexe ou volumineux ou que les détails concernant les partis changent fréquemment, la base de données du registre peut être reliée à l'Internet pour permettre la mise à jour automatique des renseignements affichés.
