Une nouvelle technologie électorale peut ou bien augmenter les coûts ou bien les diminuer, selon ce que coûte la nouvelle technologie comparativement au coût du système qu'elle est appelée à remplacer. Elle peut faire réaliser des économies d'ordre non monétaire comme des améliorations dans la qualité du service à l'électorat et dans la transparence du processus. Il importe donc de faire une évaluation exhaustive des coûts et des bénéfices de toute nouvelle technologie avant de s'engager dans son adoption.
Tout système de technologie peut paraître coûteux au moment de son installation mais on peut effectivement réaliser des économies à long terme, à condition qu'on substitue un système à coût modéré à un système de technologie traditionnelle à coût élevé. Il est essentiel pour l'organisme électoral de bien peser les coûts en regard des bénéfices associés à l'adoption d'une technologie électorale en considérant non seulement les coûts de mise en uvre associés à l'achat d'équipement et de logiciels ainsi que les services de spécialistes requis pour les installer, mais également ceux nécessaires pour le maintien et le fonctionnement continu du système.
Il faut connaître au départ la durée possible du système de technologie. S'il peut servir à plus d'une fin ou à plus d'une élection, il sera hautement plus rentable que s'il doit être remplacé après un seul usage. (voir aussi Viabilité)
Plusieurs applications technologiques peuvent coûter considérablement plus cher que le système manuel qu'elles sont appelées à remplacer et il n'est pas toujours justifiable d'introduire une nouvelle application qui peut n'apporter que des améliorations minimes. Dans de tels cas, un organisme électoral serait plus justifié d'adopter une application de technologie traditionnelle à prix modéré plutôt qu'une application coûteuse de haute technologie.
Avant de faire l'acquisition d'une application technologique, l'organisme électoral doit s'assurer qu'il dispose des fonds nécessaires non seulement pour son installation mais aussi pour son fonctionnement et entretien continuels. À cette fin, il sera généralement nécessaire de s'assurer de l'engagement budgétaire du gouvernement, qui exigera probablement les résultats d'une analyse des coûts et des bénéfices du projet. (voir également "etb05")
Une analyse des coûts et bénéfices devrait énoncer les points suivants :
- l'objectif du nouveau système;
- les raisons qui motivent son acquisition;
- une description du système actuel que remplacera la nouvelle application;
- un aperçu des problèmes et des risques que comporte le système actuel;
- une description du fonctionnement du nouveau système;
- une énumération des bénéfices espérés;
- les problèmes ou risques qu'implique le nouveau système;
- une analyse de l'accroissement ou de la diminution de la transparence du processus électoral que comportera le système;
- une estimation de tous les coûts impliqués, y compris ceux de l'équipement s'il y a lieu, du logiciel, de l'infrastructure requise, les communications, le transport, le personnel, les services de spécialistes externes, l'entretien et les mises à jour éventuelles;
- une estimation des coûts que pourrait comporter un possible échec du système;
- un état des coûts du système actuel;
- les bénéfices qui seront réalisés;
- les échéanciers prévus pour l'adoption;
- un aperçu de la viabilité du système et de sa durée de vie possible; et
- une énumération des événements préalables nécessaires, y compris son adoption par les intervenants ou les amendements législatifs nécessaires.
