Le publipostage direct informatisé est une autre application technologique qui permet à un organisme électoral de communiquer avec ses électeurs.
Cette application fonctionne grâce à une base de données ou à un chiffrier dans lesquels on peut enregistrer électroniquement des noms et des adresses. À l'aide d'un logiciel de traitement de textes ou d'un rapport de la base de données, des lettres personnalisées contenant les données appropriées sont préparées et adressées à des personnes spécifiques à partir d'une liste de diffusion électronique.
En classifiant les données selon des champs spécifiques, le courrier peut être personnalisé pour chaque destinataire. Ainsi, à la suite d'un remaniement des circonscriptions, un organisme électoral peut utiliser la base de données de son registre des électeurs pour aviser ces derniers du nom de leur nouvelle circonscription.
Le contenu des lettres personnalisées peut varier en fonction des critères que l'utilisateur insère dans le système. Dans l'exemple qui précède, les lettres ont été personnalisées pour indiquer la circonscription de chaque électeur. Dans des cas plus complexes, le texte des lettres peut varier en tenant compte des données contenues dans le répertoire d'adresses. Par exemple, on peut varier les normes en fonction des détails d'inscription électorale spécifique à chaque cas pour adapter la lettre de chaque électeur selon la catégorie d'électeurs du registre à laquelle il appartient.
En général, il sera possible pour l'organisme électoral de préparer lui-même des quantités limitées de lettres de cette façon. S'il est nécessaire toutefois de préparer des envois considérables, il peut être nécessaire de faire appel à un centre de distribution. Dans ce cas, il faudra mettre à la disposition de l'entreprise, par courrier électronique ou sur disque, la base de données concernée et les lettres modèles de fusion de textes, accompagnées des directives nécessaires pour effectuer les fusions. Il est cependant recommandé que l'organisme électoral vérifie les épreuves des fusions de textes avant que les lettres elles-mêmes soient imprimées et expédiées afin de s'assurer qu'elles ont été exécutées correctement.
Certaines de ces entreprises peuvent même être en mesure d'inclure des pièces jointes uniformes dans les envois, mais si les pièces jointes varient en fonction des destinataires, une programmation spéciale sera nécessaire. Par exemple, lorsque des pièces jointes spéciales visent les électeurs de circonscriptions spécifiques, l'entreprise peut avoir recours à des codes d'insertion informatisée pour expédier la pièce jointe appropriée.
