Lors de l'établissement d'un budget pour la durée entière d'un projet de technologie, il faut prendre en considération les effets de la dépréciation et de l'amortissement sur les coûts du système qui auront un impact sur les coûts et les bénéfices du projet, surtout pour les années subséquentes.
La dépréciation
La façon de comptabiliser la dépréciation devra respecter les pratiques locales en vigueur. Lorsque la méthode de comptabilisation du passif est utilisée, la dépréciation devient un facteur important qui pourrait avoir un effet marqué sur le coût net du projet.
Par ailleurs, les produits de la technologie, en particulier les ordinateurs, sont sujets à une dépréciation rapide. Le rythme de progression de la technologie est tel que la plupart des ordinateurs deviennent désuets à peine quelques mois après leur acquisition et souvent leur valeur commerciale peut être nulle de deux à quatre ans suivant leur achat.
En conséquence, il importe de comptabiliser la dépréciation lors de l'établissement d'un budget en respectant les pratiques et conventions comptables locales. Ainsi, il est nécessaire d'inclure dans le budget les coûts de remplacement des effectifs technologiques désuets.
Amortissement
Si les composantes d'un système de technologie peuvent servir à plusieurs scrutins, leur coût peut être réparti et cela contribuera à réduire le coût du projet à long terme. Une telle approche exige cependant un engagement d'utiliser cette technologie durant une période prolongée même si, selon les experts, le système devient désuet. Cette décision peut être justifiable pourvu que le système continue d'atteindre ses objectifs à un niveau acceptable.
L'usage prolongé d'un système de technologie, tout en évitant des coûts de mise à jour, peut être avantageux du point de vue des usagers qui sont devenus familiers avec ce système et parce qu'il évite les dangers que peut comporter l'adoption d'un nouveau système qui n'aurait possiblement pas été mis à l'épreuve.
Lorsqu'on considère la possibilité de conserver un système et d'en amortir les coûts durant une période prolongée, il faut évaluer les coûts de son entretien et possiblement de sa mise à jour à défaut de le remplacer. La décision la plus rentable dépendra du type du nouveau système envisagé et des échéanciers qui s'y rattachent (voir Conservation ou disposition d'une technologie désuète).
