Les pays qui considèrent adopter un système d'information géographique (SIG) pour exécuter un remaniement des circonscriptions devraient d'abord peser soigneusement ses avantages et ses inconvénients. Il faut d'abord déterminer les raisons qui motivent son adoption et établir les objectifs qu'une telle application doit atteindre. On doit d'abord poser certaines questions.
- Quels seront les avantages d'un SIG et l'efficacité du remaniement en sera-t-elle accrue?
- Quels seront les coûts impliqués?
- Les avantages espérés justifieront-ils les coûts?
Les utilisateurs éventuels feraient bien d'effectuer une évaluation en profondeur des coûts et des bénéfices d'un tel système pour être en mesure de répondre à ces questions.
Coûts et bénéfices d'un SIG
Un SIG implique certains coûts directs, notamment :
- le système informatique et les programmes, y compris les ordinateurs, les logiciels standardisés et leurs mises à jour, les logiciels adaptés et l'entretien de l'équipement et des logiciels;
- les données, incluant leur encodage, la création de la base de données et sa mise à jour;
- les utilisateurs, soit l'embauche de personnes compétentes et leur formation;
- les économies réalisées grâce à un personnel réduit et à la réduction des tâches routinières et répétitives;
- l'accroissement de l'efficacité grâce à la disponibilité plus rapide de l'information et l'accès à de l'information plus variée et plus exacte;
- la production de documents de sortie nouveaux et de qualité supérieure tels que des cartes géographiques et des rapports.
Certains des coûts et des bénéfices, par exemple le coût d'acquisition du système et les économies de temps, seront relativement faciles à identifier et à évaluer. Les coûts et les bénéfices indirects seront cependant plus difficiles à évaluer bien qu'il importe de les considérer.
Les coûts d'une application de SIG varieront considérablement selon de la disponibilité des données en format électronique et de la nécessité de les encoder si elles ne le sont pas. Lorsque des cartes géographiques numérisées sont déjà disponibles pour tout le pays, les coûts d'adoption d'un SIG seront considérablement réduits. Toutefois, s'il est nécessaire de créer de toutes pièces une base de données de cartes numérisées et qu'il est impossible de partager le coût d'une telle entreprise avec d'autres organismes du gouvernement, les coûts nécessaires risquent de dépasser les bénéfices anticipés. Selon les circonstances, si les bénéfices justifient le coût, la décision la plus propice est probablement d'adopter un SIG.
Choix d'un logiciel de SIG
Une fois la décision prise d'adopter un SIG, l'étape suivante consiste à déterminer s'il y a lieu de développer ses propres logiciels, de faire l'acquisition de logiciels standardisés disponibles sur le marché ou encore l'acquisition de logiciels standardisés et de les adapter (par le personnel de l'organisme ou par des conseillers). Les logiciels standardisés seront sans doute moins coûteux et plus faciles à utiliser et à entretenir mais ils risquent de ne pas pouvoir exécuter certaines des tâches requises pour un pays donné.
Le choix du logiciel dépendra de plusieurs facteurs :
- de l'équipement requis pour le supporter, de sa capacité de stockage et de mémoire, de sa vitesse, etc.;
- du système d'exploitation requis par le logiciel;
- de la facilité d'utilisation du logiciel;
- de la disponibilité de la documentation connexe au logiciel (par exemple un guide de l'utilisateur et de la langue dans laquelle elle est disponible;
- de la formation des utilisateurs que le logiciel offrira;
- des mises à jour et de l'entretien que le fournisseur du logiciel s'engage à offrir;
- des fonctions que le logiciel peut accomplir;
- de la possibilité que les fonctions du logiciel répondent aux besoins;
- de la possibilité d'adaptation du logiciel et qui en sera responsable;
- du coût du logiciel.
En plus de pouvoir visionner le fonctionnement du logiciel lorsqu'il est en opération et de
confirmer les besoins énumérés ci-dessus, il est important, avant de prendre une
décision, de faire exécuter des tests de performance ou des projets pilotes. Ces tests peuvent être exécutés en soumettant à des fournisseurs potentiels une série de tâches que l'organisme vise à exécuter à l'aide du SIG, préférablement en utilisant des données de l'organisme. Les fournisseurs devraient être en mesure de démontrer que leur système accomplira les tâches envisagées. Cette approche nécessitera de la part de l'organisme qui envisage de faire une acquisition une bonne connaissance technique et il devra être très conscient de ses besoins; il s'agit d'une approche beaucoup plus efficace que de simplement visionner le fonctionnement du système ou de consulter les autres organismes qui l'ont déjà utilisé.
Mise en oeuvre d'un SIG
Une fois le système choisi, il peut être mis en oe]uvre. Même si le système lui-même ne présente pas de problème technique, il se peut que certains problèmes surviennent en raison de la façon avec laquelle il a été mis en oeuvre. Certains facteurs sont d'importance majeure pour réussir cette étape :
- une connaissance suffisante de la technologie de l'information et de l'utilisation des données informatiques et un engagement envers la technologie elle-même;
- une formation adéquate des ressources pour leur permettre de faire fonctionner et d'entretenir le système, d'exécuter l'encodage des données si nécessaire et de créer une base de données;
- la disposition de temps et de ressources suffisantes pour la création de la base de données et pour les tests nécessaires avant la mise en oeuvre.
L'introduction d'un SIG ne se limite pas simplement au choix du système approprié, à l'achat de l'équipement et à son installation. Elle exige l'existence et l'interaction complexe de certains éléments techniques et humains. C'est pour cette raison qu'il est important de bien planifier son adoption et sa mise enoe]uvre et de disposer du temps et des ressources requis pour assurer la transition efficace d'un processus manuel vers un processus informatisé de remaniement des circonscriptions. Sans ces éléments, il est fort probable que les échéanciers du processus ne pourront pas être respectés et que les propositions de circonscriptions ne seront pas aussi adéquates qu'elles devraient être. Les résultats et l'acceptation du processus lui-même risqueraient alors d'être entachés.
