Voting Operations

Topic Indexتقـــييم الاحتياجـــات

نحتاج للتخطيط التفصيلي لكافة الفعاليات المتعلقة بعمليات الاقتراع إذا أردنا تنفيذها بفعالية. لذلك ينصح بالقيام بعملية تقييم للاحتياجات قبل وضع خطط العمل الخاصة بكل واحد من جوانب العملية الانتخابية (راجع خطة العمل التنفيذية).

يساعد تقييم الاحتياجات على تحديد كافة المستلزمات، بالإضافة إلى تمكيننا من تحديد الفجوة الفاصلة بين الموارد المتوفرة حالياً وتلك الموارد الضرورية والتي يجب العمل على توفيرها، وأين (راجع البنية التحتية).

لا يمكن تصميم خطط العمل التنفيذية لعمليات الاقتراع بمعزل عن التخطيط لباقي العمليات الانتخابية، ولا بمعزل عن التخطيط المالي وعمليات إعداد الميزانيات الانتخابية. لذلك فإن التنسيق الفعال مع مدراء العمليات وفهم أهداف ومتطلبات عمليات الاقتراع من قبل المدراء الماليين أمر ضروري ومفصلي للتحقق من نجاح العملية.

(للمزيد حول إعداد الميزانية، راجع برمجة المصروفات).

دور تقييم الاحتياجات ضمن عملية التخطيط

عملية تقييم الاحتياجات التي تعمل على مقارنة الموارد المتوفرة حالياً مع تلك الضرورية والتي يجب العمل على توفيرها، بما يسهم في تنفيذ عمليات الاقتراع بفعالية، تعتبر نقطة الانطلاق الأساسية. وبشكل عام تتطرق عملية التقييم لكل من النظم أو التركيبات والموارد اللازمة ضمن كل حالة وسياق.

ويمكن تنفيذ عملية تقييم الاحتياجات بفاعلية أكبر على المستوى المحلي بدلاً من تنفيذها على المستوى المركزي، ولكن تحت إشراف ذلك المستوى بطبيعة الحال.

كما وأن توقيت القيام بتقييم الاحتياجات أمر هام لتحقيق إدارة ناجعة لعمليات الاقتراع. ولتحقيق عملية تخطيط متكاملة وناجعة فلا بد من تنفيذ عمليات التقييم في المراحل الأولى من عمليات التخطيط، وبالتالي تفادي الوقوع في مخاطر هدر الموارد القائمة أو العجز في توفير اللازم منها، أو في توزيعها وإدارتها، الأمر الذي ينتج عنه ارتفاع في كلفة عمليات الاقتراع، بالإضافة إلى إمكانية التأثير على نزاهة الانتخابات.

المسائل الأساسية التي يجب التعامل معها

تشتمل عملية تقييم الاحتياجات على مهمتين رئيسيتين ترتبطان ببعضهما البعض، وهما:

· تقييم النظم، والإجراءات والتركيبات الإدارية لتحديد المسائل أو المواضع التي تحتاج إلى مزيد من العمل للتحقق من تمكننا من تنظيم وتنفيذ عمليات اقتراع ناجعة وفاعلة؛

· تحديد مجمل الموارد اللازمة لتنفيذ عمليات الاقتراع، وتحديد ما هو الناقص منها مقارنة بالموجود، بما في ذلك ما يتعلق بالمقرات، والأجهزة، والموارد البشرية، والجوانب اللوجستية، ووسائل الاتصال، إلخ.

المسائل الإدارية

تتعلق المسألة الأولى في عملية تقييم الاحتياجات بدراسة التركيبة الإدارية القائمة، والمهارات المتوفرة وكذلك ثقافة العمل السائدة في الإدارة الانتخابية، وكذلك دراسة أي تطوير أو إضافات ضرورية للتحقق من قدرة تلك الإدارة على تنظيم وإدارة عمليات الاقتراع بشكل فاعل وبنجاعة.

يمكن لإدارة الانتخابات أن تبدأ بكونها مؤسسة صغيرة تعمل في مقرات محدودة العدد، وتنمو لمؤسسة كبيرة تعمل من خلال العديد من المقرات والمراكز المتشرة والمبعثرة في مناطق واسعة، والتي تشتمل على محطات الاقتراع وأعداد كبيرة من الموظفين، كموظفي الاقتراع مثلاً. لذلك فمن الضروري تحديد المتطلبات الإدارية الإضافية للتحقق من إدارة هذا التوسع الكبير بشكل فاعل.

وفي هذا السياق تعالج عملية تقييم الاحتياجات عدة مسائل منها:

التركيبة الإدارية لعملية الاقتراع: من خلال تحديد التغييرات المطلوب إدخالها على الأطر الإدارية القائمة، لتوفير تركيبات وهيكليات إدارية ناجعة، وتوزيع واضح للمسؤوليات، وتحديد أماكن عمل مختلف المسؤولين، وكذلك خطوط المسؤولية والتبعية والمحاسبة للتعامل مع الكم الكبير من المهام المتعلقة بعمليات الاقتراع.

وسائل الإشراف والمتابعة: التحقق من وجود تركيبات ملائمة فيما يخص إعداد ورفع التقارير، والمتابعة، والإشراف، للتعامل مع المقرات المنتشرة، والأعداد الكبيرة من الموظفين والموارد الأخرى. كما ويجب تحديد نوعية المعلومات المطلوب توفيرها في كافة الأوقات للتمكن من إدارة عدد هائل من محطات الاقتراع.

الأطر الإجرائية لعمليات الاقتراع: تقييم القدرة على تنفيذ كافة المتطلبات القانونية والإجرائية المتعلقة بعمليات الاقتراع، في كافة الأوقات وتحت كافة الظروف الممكنة.

خطط العمل البديلة: التحقق من وجود أطر لتصميم وتنفيذ خطط عمل بديلة احتياطية لحالات الطوارئ، يمكن من خلالها عزل حالات الإخفاق المحتملة في أي موقع أو جزء من عمليات الاقتراع، بما يضمن حماية باقي المواقع أو الأجزاء من العملية وعدم التأثير عليها.

المهارات المتوفرة أو القائمة: تقييم ملاءمة المهارات والقدرات الفنية القائمة لدى إدارة الانتخابات لتنفيذ المهمات المطلوبة، وتحديد أية احتياجات تأهيلية وتدريبية إضافية.

سبل الاتصال، الرسمية وغير الرسمية: تقييم ما يجب توفيره للتحقق من أن المعلومات والتعليمات تصل إلى حيث يجب إيصالها في كل حالة، بوضوح وفي موعدها.

أنماط إدارية ملائمة: تحديد النظم الأكثر ملاءمة لإيكال مسؤولية اتخاذ القرارات إلى المستويات المحلية أو محطات الاقتراع، للتعامل مع التوسيع الكبير في الفعاليات والمهام وأعداد المقرات والمراكز التي يجب على الإدارة الانتخابية إدراتها بنجاح.

الثقافة: تقييم روح عمل الفريق والالتزام الجماعي بمبادئ عمليات الاقتراع (راجع المبادئ العامة لعمليات الاقتراع) بين مسؤولي وموظفي الانتخابات. والنظر في كيفية العمل على غرس تلك المبادئ والروح في نفوس الموظفين المؤقتين وكذلك الموردين الخارجيين العاملين مع إدارة الانتخابات في العملية الانتخابية.

حيث أن تقييم أية احتياجات إضافية فيما يتعلق بكافة النقاط الآنفة، يعتبر أمراً ضرورياً بقدر ما هو ضروري تقييم الاحتياجات المادية. فبدون إدارة فاعلة وناجعة، وبدون أطر قانونية، وتواصلية ومبدأية فعالة، فقد لا تتمكن الإدارة من إدارة العملية والموارد المتوفرة لها بفاعلية على الإطلاق.

المسائل المتعلقة بالاحتياجات المادية

أما المسألة الثانية الهامة فتتعلق بتقييم الموارد المطلوبة لتنظيم وتنفيذ عمليات الاقتراع بنجاعة وفاعلية. أما المحدد الأساسي لتلك الموارد فيتمثل في عدد الناخبين الذين يجب توفير الخدمات الانتخابية لهم، مقابل المتطلبات القانونية والإجرائية لعمليات الاقتراع.

وأما تقييم الاحتياجيات الأولية أو التقريبية من المواد فيجب أن يشكل عنصراً من عمليات التخطيط المبكر للانتخابات، تتبعه لاحقاً عمليات تشذيب وتحديد أدق كلما انجلت بشكل أوضح المعلومات المتعلقة بأعداد الناخبين ومواقع الاقتراع.

وتشتمل عملية تقييم الاحتياجات المادية على عدة عناصر، منها:

· الأجهزة والمواد المطلوبة للعمل في مكاتب الإدارة الانتخابية.

· عمليات التوظيف اللازمة لمواقع الاقتراع، ولعمليات عد وفرز الصوات، وإدارة العمليات الانتخابية المختلفة.

· الاحتياجات المتعلقة بتنفيذ عمليات التوظيف، والتدريب، والنقل والإمداد (راجع توظيف وتدريب موظفي محطات الاقتراع).

· الموارد البشرية والمادية المطلوبة لبرامج توعية الناخبين، ولإعلام الناخبين بمواقع محطات الاقتراع وإجراءاته (راجع توعية الناخبين).

· التجهيزات المطلوبة لمواقع الاقتراع وعمليات عد وفرز الأصوات، كصناديق الاقتراع، والكبائن، والأثاث، والتجهيزات الأخرى (راجع المواد والتجهيزات).

· المواد المطلوبة لمحطات الاقتراع.

· متطلبات التخزين للمواد والأجهزة.

· نقل وتوزيع المواد والتجهيزات وكذلك الموظفين الخاصين بعمليات الاقتراع.

· وسائل الاتصال وأجهزتها للتحقق من وصول المعلومات وأمن العملية.

· المتطلبات الأمنية، بناءً على تقييم للمخاطر التي قد تحيط بالعملية.

· أية تسهيلات خاصة لتمكين الناخبين من ممارسة حقهم في الاقتراع قد تكون هناك حاجة لها في مختلف مقرات الاقتراع، مثل تمكين ذوي الإعاقات الجسدية من ولوج محطة الاقتراع مثلاً، إلخ.

إجراءات توزيع الموارد الثابتة

من المهم بمكان العمل بموجب إجراءات ثابتة لتوزيع وتخصيص الموارد، وذلك للتحقق من تنفيذ عملية تقييم الاحتياجات بمهنية، ونجاعة، ودون تعقييدات، وخاصة فيما يتعلق ببعض المسائل، مثل:

· نوعية الموارد البشرية المطلوبة في محطات الاقتراع.

· نوعية أو مواصفات المواد والأجهزة المطلوبة لمقرات الاقتراع (راجع المواد والتجهيزات).

· اختيار مواقع محطات الاقتراع.

· مستويات الخدمات التي يجب توفيرها.

وبعد تحديد الاحتياجات، يمكن القيام ببعض الفعاليات من أجل تحديد:

· أين وكيف يمكن توفير تلك الاحتياجات من خلال الموارد المتوفرة حالياً، سواء كان ذلك من داخل الإدارة الانتخابية أو من خارجها.

· تحديد الموارد الإضافية المطلوبة والتي يجب اقتناؤها أو توفيرها، وأنجع وأوفر السبل لذلك.

· تطوير خطط عمل تفصيلية للتحقق من توافر كافة الموارد المطلوبة في الموعد المطلوب.

لذلك تشتمل عملية تقييم الاحتياجات على عملية جرد للموارد المتوفرة حالياً، كالأجهزة، والمواد، والكوادر البشرية، والنظم، والإجراءات، وأماكن تواجدها. ويجب إعداد ذلك الجرد في حال عدم وجوده قبل الشروع بعملية التقييم.

الاستناد إلى البيانات القائمة

يمكن الاستفادة من البيانات التي تتوفر من الانتخابات السابقة عند تنفيذ عملية لتقييم الاحتياجات. فبالإضافة إلى وثائق وأرشيف الإدارة الانتخابية المتعلقة باقتناء الموارد وتوزيعها في تلك الانتخابات، يمكن القيام الاستناد إلى مصادر أخرى مثل:

· تقارير التقييم وغيرها لمستويات الأداء في الانتخابات السابقة، والتي تتطرق إلى التغييرات أو التطوير المطلوب في التركيبات الإدارية، والنظم، والإجراءات والموارد للإسهام في رفع مستويات النجاعة في عمليات الاقتراع.

· تقارير الموظفين الإداريين وموظفي محطات الاقتراع حول مستويات الأداء في الانتخابات السابقة.

Personal tools

Voting Operations