تعتبر لوائح
التفقد وسيلة فعالة لضبط وتوفير المعلومات من خلال تصاميم قياسية بسيطة توفر
الإرشادات التنفيذية المطلوبة، وتستخدم كأداة للرقابة الذاتية، ويمكن الرجوع إليها
بسهولة أكبر من الاعتماد فقط على المعطيات الوصفية والسردية الواردة في أدلة ضخمة.
وتعد
لوائح التفقد مفيدة بشكل خاص في تعزيز المتابعة الثابتة لإنجاز المهام. وهي بمثابة
ملحق، وليست بديل كلي، عن أدلة الإجراءات.
يعتمد تصميم
وطريقة الإنتاج على المضمون والجمهور المستهدف. فلوائح التفقد الخاصة بالأعمال الإدارية
المركزية مثل توريد المواد، يمكن استخدامها فقط من قبل عامل أو عاملين، ويمكن
كتابتها يدويا أو على شكل صفحات مراقبة بسيطة مُحدَثة حاسوبيا.
لوائح
التفقد المستخدمة لتوحيد عمل أعداد أكبر من العاملين، مثل مدراء الدوائر الانتخابية،
كوادر رزم المواد، مدراء محطات الاقتراع، وكادر محطات الاقتراع، قد يكون من الأفضل
إنتاجها كملحقات أو أقسام متكاملة من تعليماتهم الإجرائية أو أدلتهم.
ويمكن
للوائح التفقد أن تكون مفيدة بشكل خاص لحجم مهام بعضها يتضمن:
الترشيحات
قد
تكون معالجة الترشيحات عملية معقدة، خاصة حيث تتعلق عملية تفقد الأهلية بمعطيات
مكتسبة من سلطات أخرى.
فمعالجة
لوائح التفقد ستساعد في المتابعة الدقيقة لمرحلة معالجة كل ترشيح، وتوفر صيغة
قياسية من المعطيات التي على أساسها يُقبل الترشيح أو يُرفض.
عمليات تقييم مواقع الاقتراع
لوائح
تفقد تدعم عمليات تقييم متسقة لأماكن محطات الاقتراع، لتحديد ما إذا كانت تحقق
المقاييس المطلوبة.
إدارة المواد
يُعد
الاحتفاظ بلوائح تفقد لمتابعة حالة التخطيط، وعمليات الطلب، ومراقبة الجودة، والتوريد،
وتوزيع مواد الانتخابات أداة ضرورية للتحكم بالإدارة في بيئات توريد معقدة.
تنظيم
سجلات جرد، وإرسال وعمليات مطابقة هو شكل بسيط من قوائم التفقد يساعد في إتمام
كافة العمليات بشكل صحيح.
مشرفو محطات الاقتراع
إن المتابعة
الفعالة لأداء محطات الاقتراع خلال ساعات الاقتراع تزود مدراء عمليات الاقتراع
بمعلومات حول تقدم عملية الاقتراع، والمشكلات العملياتية، وتنذرهم حول أية
اعتراضات محتملة، وتوفر لهم بيانات مفيدة في انتقاء مواقع وعاملي الاقتراع
لانتخابات مستقبلية.
في حال
تعبئة المشرفين لدى زياراتهم لمحطات الاقتراع للوائح التفقد الخاصة بالأداء، يمكن الاحتفاظ
بتلك المعلومات بصيغة موحدة.
كادر محطة الاقتراع
تشكل
لوائح التفقد وسيلة تذكير فورية لكادر محطة الاقتراع بمهامهم المحددة وأداة مفيدة
لمدراء محطات الاقتراع في متابعة أداء العاملين والتأكد من أنه يتم تنفيذ الأعمال
المطلوبة. ومن ضمن لوائح التفقد البسيطة التي يمكن استخدامها:
·
عمليات تفقد للمواد، التجهيزات، والعاملين قبل
افتتاح محطة الاقتراع،
·
الإجراءات المطلوبة في توزيع أوراق الاقتراع على الناخبين،
مصممة كأغطية لمكاتب أو طالات عمل طاقم محطة الاقتراع،
·
إجراءات إغلاق الاقتراع،
·
رزم ومطابقة المواد بعد إغلاق الاقتراع.
قد
تكون الكتيبات الخاصة بموظفي محطات الاقتراع أكثر عملية إذا كانت مصممة كسلسلة من
لوائح التفقد.
عمليات عد أوراق الاقتراع
تُعد لوائح التفقد الخاصة بعمليات عد أوراق
الاقتراع وسائل مفيدة للتذكير بإجراءات العد ومعايير الأهلية المطبقة على أوراق
الاقتراع بالنسبة للكادر. ومن ضمن المهام المحددة التي تعير نفسها لتفصيل بسيط في
صيغة لوائح التفقد:
·
الخطوات الخاصة بفتح صناديق الاقتراع ومطابقة
أوراق الاقتراع،
·
الخطوات لتفقد صلاحية أوراق الاقتراع الموضوعة في
مغلف، بما فيها أصوات الغائبين أو الاقتراعات عبر البريد،
·
المعايير لإقرار صحة الأصوات،
·
رزم المواد بعد إكمال عد الأصوات.
