بعد
الانتهاء من إعداد البيانات الخاصة بمواد الاقتراع أو بالتزامن معها، إذا توفر
عاملين كافيين، تحتاج جميع المواد الموجودة في محطة الاقتراع لأن تُصنف وتنظم من
أجل الرزم.
يجب
إجراء تفتيش شامل لمحطة الاقتراع لضمان أنه لم يتم وضع أو ترك مواد خلال اليوم في
أماكن مخفية أو غير اعتيادية.
المواد
المسؤولة، تلك اللازمة للاقتراع، لأغراض انتخابية أو نزاهة مالية، يجب أن يتم
التحقق منها متى كان بالإمكان مقارنة بالمخزون أو سجلات أخرى لضمان عدم فقدان أي
منها. وتتضمن مواد مماثلة:
·
إيصالات استلام أوراق اقتراع أو مغلفات اقتراع،
·
سجلات حساب أوراق اقتراع أخرى،
·
أختام أو معلمات رسمية للاقتراعات،
·
سجلات توزيع أوراق اقتراع أو مغلفات اقتراع محفوظة
لدى موظفي محطة الاقتراع،
·
معلومات عن ناخبين بما فيها أي تسجيلات تتم يوم
الاقتراع،
·
سجلات اعتراضات أو مشاحنات،
·
سجلات مالية وسجلات حضور العاملين.
موعد الرزم
في حال
أنه سيتم إجراء عمليات العد في مكان مختلف، جميع مواد محطة الاقتراع يجب أن يتم
رزمها على الفور في أعقاب إعداد البيانات الخاصة بها وعمليات مطابقة مواد الاقتراع
والتحقق منها، وأن تُرسل مع صناديق الاقتراع لمركز العد.
كتدبير
احتياطي كي لا يتم وضع أي مواد عرضة للمساءلة في غير مكانها، يفضل أن تُؤخذ جميع
رزم المواد من محطة الاقتراع إلى مركز العد.
في حال
أنه سيتم إجراء العد في محطة الاقتراع، يجب تصنيف جميع المواد بعد إغلاق الاقتراع.
فالمواد المسؤولة قانونيا التي لا حاجة لها أثناء العد، أوراق اقتراع غير مستخدمة
أو مغلفات مرمية، سجلات ناخبين، وما شابه، يجب أن يتم رزمها وختمها على الفور بعد
إنهاء عمليات المطابقة التي تتطلبها في حال إجرائها.
إذا
كان هناك حاجة للوصول لهذه الرزم أثناء العد (مثال، في التفتيش عن أي مواد مفقودة
أو تم رزمها بالخطأ) إزالة الأختام عن هذه الرزم، وإعادة وضعها، يجب أن يُسجل
رسميا (مع ملاحظة بالأسباب) وأن يشهد على ذلك ممثلي أحزاب/مرشحين.
إذا
كان هناك ثقة بمهنية ونزاهة موظفي العد، والحالة الأمنية مرضية، قد يكون من المفضل
عدم رزم وختم مواد أخرى بشكل تام حتى ينتهي العد في محطة الاقتراع، لجعل التفتيش
عن أي بنود مفقودة لازمة أثناء العد أسهل بكثير.
الأفضل
من ذلك، بعد التصنيف، المواد غير اللازمة للعد يمكن أن تحفظ في عهدة أمنية مناسبة
في منطقة منفصلة عن منطقة العد.
عملية الرزم
ينظر
غالبا لرزم مواد محطة الاقتراع على أنها عملية غير هامة ملحقة بالاقتراع. فهي تجري
في نهاية اليوم حيث يبدو أن المهام الرئيسية قد أنجزت وأن العاملين مرهقين على
الأرجح. من ناحية ثانية، الرزم بطريقة خاطئة قد يسبب اختلال وظيفي كبير وشكوك
بممارسات خاطئة، خاصة في أماكن العد أو في اعتراضات لاحقة حيث يمكن إضاعة الكثير
من الوقت وإثارة الانفعالات في البحث عن مواد مفقودة والتي تم رزمها بشكل خاطئ.
من
المهم أن تخضع عملية رزم مواد محطة اقتراع لإرشادات واضحة وأن تُنفذ بمهنية
وبفعالية تحت إشراف دقيق من قبل موظفي محطة اقتراع أعلى رتبة. ويجب الحرص خلال
عملية الرزم على أنه قد تم استرجاع جميع المواد من داخل محطة الاقتراع وقد تم
رزمها.
أحد
الأسباب الشائعة لتنفيذ رزم مواد محطة اقتراع بشكل خاطئ هو أن أنظمة الرزم
المستخدمة معقدة جدا.
أنظمة
تتطلب سلسلة من المغلفات داخل مغلفات أكبر داخل مغلفات أخرى داخل صناديق داخل
صناديق أخرى داخل أكياس، يميزها غالبا جدا مجرد لاصقات أو أرقام تعريف متشابهة لحد
كبير، يمكن أن تصبح مربكة للعاملين عند نهاية يوم طويل جدا، مهما كان تدريبهم
مكثفا. فأنظمة رزم بسيطة تفصل وتحدد مواد أساسية عرضة للمساءلة، و، في حال إمكانية
تمويلها، مبنية على نظام تشفير لوني، سيساعد في رزم صحيح للمواد بعد الاقتراع أو
العد.
أنظمة الرزم
نظام
رزم مواد محطة الاقتراع له عدة أهداف أساسية:
·
فصل مواد متعلقة بالعد وأمانة الاقتراع عن مواد
أخرى،
·
فصل مواد متعلقة بانتخابات مختلفة تم إجراؤها في
محطة الاقتراع نفسها، سواء كانت انتخابات لبنى تمثيلية مختلفة في نفس الدائرة
الانتخابية، أو حيث توزع محطة اقتراع أوراق اقتراع لأكثر من دائرة انتخابية واحدة،
·
تصنيف المواد بشكل منطقي في مجموعات بحيث تحتوي
الرزم على مواد مترابطة،
·
حماية مواد أثناء نقلها لمراكز عد (إن كانت
مطلوبة)، لنقلها لأي عمليات عد تفقدية لاحقة، ولتخزين مواد اقتراع حتى انقضاء فترة
الاعتراض على الانتخابات.
اعتمادا
على النفقات المحلية، كمية المواد التي يجب رزمها، والبيئة الأمنية، قد يستخدم
نظام الرزم مغلفات، علب كرتونية، أكياس بلاستيكية سميكة، حاويات مقفلة أو مزيج
منها جميعا.
المواد غير الحساسة
أكثر
المواد سهولة في التعامل معها هي تلك التي لا تمت بصلة للعد أو لنزاهة الانتخابات.
فبما أن الأولوية الرئيسية في ذلك الحين هي للعد، يمكن لهذه المواد أن يتم رزمها
كلها في حاوية واحدة موسومة بشكل واضح، لكي تصنف لاحقا.
وتتضمن
مواد مماثلة:
·
كتيبات إرشاد يدوية وإجرائية مستخدمة من قبل موظفي
محطة الاقتراع،
·
ملصقات إعلانية، لافتات، ومواد محطة اقتراع رسمية
أخرى ومواد إعلام ناخبين ومراجع،
·
استمارات غير مستخدمة ليست عرضة للمساءلة، مثل تلك
المخصصة لاعتراضات الناخبين، مراقبة خدمة الناخبين والشكاوى، وثائق تسجيل الناخبين
(قد تتضمن مغلفات اقتراع، لكن فقط عندما تكون هذه مواد ليست عرضة للمساءلة مستخدمة
كضابط لتوزيع أوراق الاقتراع)،
·
معدات اقتراع ثانوية أخرى، مثل شارات، أقلام حبر،
أقلام رصاص، أوراق للكتابة، صناديق اقتراع غير مستخدمة وأختام رزم، شريط لاصق،
أسلاك، مشاعل يدوية، مصابيح لفحص الناخب إذا كان معلما بحبر وما إلى هنالك.
المواد الحساسة
من
المهم جدا أن يتم فرز المواد الملائمة بطريقة متسقة ومنتظمة من أجل الرزم. فمن
الممكن تصنيف هذه المواد في مجموعات بشكل منطقي ليساعد ذلك في استرجاعها.
كل صنف
مواد منفصل يتطلب وضع ملصقة فارقة واضحة ويسهل تمييزها مع أو على الرزمة. وكل
ملصقة يجب أن يُكتب عليها محتويات الرزمة (نوع (أنواع) المادة وعدد بنود كل نوع).
في حال استخدام أكثر من رزمة واحدة لصنف واحد من المادة، يجب أن تحمل الملصقات تنويطات
(مجموعة رموز) قياسية لجزء البضاعة. وعلى مدير محطة الاقتراع التأكد من أن تنويطات
محتوى الرزمة هذه قد تم وضعها بدقة من قبل موظفي محطة الاقتراع والمصادقة رسميا
على دقتها.
يجب
ختم كل رزمة بطريقة تجعل أي تلاعب بالرزمة يمكن ملاحظته، باستخدام طريقة ورزم للمواد
بمتانة تكفي لمنع التهشيم غير المقصود للرزمة أثناء النقل والمعالجة العادية.
اعتمادا على حاوية الرزم المستخدمة، قد يكون هذا باستخدام أختام بلاستيكية أو
معدنية (مع تسجيل صحيح لأعدادها) أختام ورقية أو لاصق للرزم.
عند
استخدام أختام أو لاصق، يجب على مدير محطة الاقتراع أن يوقع على سطح الأختام. ويجب
أن يُدعى ممثلي أحزاب/مرشحين سياسيين ومراقبين مستقلين حاضرين ليوقعوا وثيقة
مصادقة على المحتويات وليوقعوا على أختام الرزم.
تفاصيل
أنواع المواد المسؤولة قانونيا التي سيتم رزمها تعتمد على نظام وإجراءات الاقتراع
المستخدمة. فالتبويبات التالية توفر قاعدة متينة لتصنيف أنواع محددة من المواد ضمن
إطار عمل منطقي:
1. أوراق الاقتراع
المودعة من قبل ناخبين في صناديق الاقتراع المناسبة. إذا كانت أوراق الاقتراع
ستُعد يدويا، ستبقى هذه في صناديق الاقتراع حتى يتم طلبها للعد.
إذا
قامت آلات بالعد في مكان آخر، قد تحتاج لأن تُعالج جزئيا في محطة الاقتراع وأن
يعاد وضعها في صندوق الاقتراع أو حاوية أخرى. ويجب أن يتم إغلاقها بالأختام، وأن
يُدعى ممثلي أحزاب/مرشحين سياسيين ومراقبين حاضرين ليشهدوا رسميا على عملية الختم.
بعد عمليات العد، يجب أن تبقى هذه الأوراق كحزمة أو كرزمة كما تم فرزها حسب اختيار
المرشح، لكي يعاد رزمها إما في صندوق اقتراع (إن كانت الحالة الأمنية تسمح بذلك)
أو حاويات مختومة أخرى.
عملية
رزم أوراق الاقتراع هذه اللاحقة للعد يجب أيضا أن تُسجل رسميا وأن يشهد عليها
ممثلي أحزاب/مرشحين سياسيين و مراقبين.
2. مواد
اقتراع أخرى. بالنسبة لأنظمة الاقتراع حيث يمثل الاقتراع نفسه
ضابط النزاهة الرئيسي، وبالتالي جميع أوراق الاقتراع يجب أن تكون عرضة للمساءلة،
وقد تتضمن:
·
أوراق أو بطاقات اقتراع غير مستخدمة،
·
أرومات أوراق اقتراع موزعة (إذا تم اقتطاعها عند
التوزيع)،
·
اقتراعات تالفة (تلك التي قام ناخب ما بطلب
واستلام اقتراع جديد بدلها)،
·
اقتراعات مرمية أو مرفوضة (تلك التي أعطيت لناخبين
لكن لم يتم وضعها من قبل الناخب في صندوق الاقتراع)،
·
أدوات تعليم أو أختام رسمية استخدمت لإثبات صحة أوراق
الاقتراع عند توزيعها،
·
مفاتيح آلة الاقتراع. في أنظمة حيث إعطاء مغلف
اقتراع لناخب هو ضابط النزاهة الرئيسي، بدلا من الاقتراع نفسه، ستتضمن هذه الفئة
مغلفات اقتراع غير مستخدمة، مغلفات اقتراع مرمية، أصول أو أرومات لمغلفات اقتراع
موزعة (إذا تم اقتطاعها عند التوزيع). فقد يكون من المفيد رزم كل من هذه الفئات
الفرعية في رزم منفصلة داخل حاوية واحدة.
3. سجلات
الناخبين الذين أتوا لمحطة الاقتراع. وتتضمن:
·
جميع نسخ سجلات الناخبين الموزعة في محطة
الاقتراع،
·
طلبات الحصول على أوراق اقتراع المملوءة من قبل
ناخبين (ما عدا حين تكون مرفقة بالاقتراع نفسه في صندوق الاقتراع)،
·
أي سجلات تم جمعها في محطة الاقتراع بأوراق
الاقتراع الموزعة على الناخبين،
·
تفاصيل واستمارات تسجيلات يوم الاقتراع حيث تلقى
ناخبون اقتراع أو شهادات من سلطات مدنية تصادق على أن الناخبين قد تم حذفهم بالخطأ
من سجل الناخبين،
·
قراءات آلات أو حواسب الاقتراع والتقارير المتعلقة
بأعداد الناخبين المقترعين،
·
استمارات مملوءة تتعلق بالناخبين المعترض عليهم.
4. تقارير
مدراء محطات الاقتراع وسجلات الاقتراع. بأي اسم كان، لوائح
منتخبين، تقارير اقتراع، سجلات اقتراع، أو بأي صيغة كانت، ككراس موحد أو سلسلة من
الاستمارات، تحتوي هذه الفئة على جميع المعطيات المتعلقة بإدارة عمليات محطة
الاقتراع. وتتضمن:
·
إيصالات استلام مواد،
·
سجلات بيانية ومطابقات للاقتراعات،
·
سجلات توزيع أي اقتراعات خاصة،
·
سجلات ختم صناديق اقتراع،
·
تقارير عن أي اعتراضات، حوادث، ومشاحنات حول
الاقتراع،
·
سجلات التشغيل والحضور، المدفوعات، النفقات،
والتقييم،
·
سجلات خدمة الناخبين وملاءمة المقرات.
5. سجلات
بأي أصوات خاصة موزعة.
6. معلومات
الناخبين وممثلي الأحزاب/المرشحين السياسيين والمراقبين. اعتمادا على النظام
الانتخابي، المحتويات ذات الصلة (إن وجدت أساسا) ستختلف كثيرا. فقد تتضمن بيانات مثل
وثائق التفويض التي يجب على ممثلي الأحزاب/المرشحين السياسيين أو المراقبين أن
يسلموها أو معلومات عن أو من ناخبين تتعلق بتسجيلهم.
في رزم
هذه المواد، يجب حفظ مواد الاقتراع المتعلقة بانتخابات خاصة بهيئات تمثيلية مختلفة
أو دوائر انتخابية مختلفة أجريت في محطة الاقتراع نفسها بشكل منفصل على نحو واضح،
بواسطة ملصقات أو مغلفات رزم مشفرة لونيا، على سبيل المثال، وفقا للألوان المختلفة
للاقتراعات المستخدمة. وعند رزمها، يجب أن تُجهز جميع المواد بشكل آمن لنقلها،
وإكمال أي توثيق لمراقبة النقل.
إذا
كان هناك إمكانية تذكر، يجب أن يتم تأمين جميع رزم المواد من محطة اقتراع واحدة في
حاوية واحدة (قد تحتاج صناديق الاقتراع لأن يتم التعامل معها بشكل منفصل). حاويات
كهذه يجب أن تحتوي مواد من محطة اقتراع واحدة فقط. ويجب أن يتم تعليم كل رزمة
وحاوية خارجية من محطة اقتراع بشكل واضح بهوية محطة الاقتراع (اسم و/أو رقم)
والدائرة الانتخابية التي تتبع لها. يجب الانتباه في هذا الخصوص عندما يكون هناك
أكثر من محطة اقتراع تشغل مكان اقتراع
واحد.
تخزين مواد محطة الاقتراع
بعد
إنهاء عمليات عد الأصوات، يلزم إجراء ترتيبات لفرز مواد ومعدات الانتخابات لما سيتم
تخزينه، وما سيتم إتلافه.
الفترات
الزمنية، التي يجب أن تبقى فيها مواد الانتخابات مخزنة، طريقة تخزينها، ومسؤولية
الاحتفاظ بها أو إتلافها ستكون عادة مفصلة في إطار العمل القانوني الانتخابي.
