حالما
تقرَر الحاجة لمواقع اقتراع في مناطق محددة (راجع التحليل الديمغرافي و أماكن مواقع الاقتراع)، يجب القيام
بالترتيبات التالية:
·
يجب أن تحدد المباني الفعلية أو الأماكن الأخرى
حيث سيجري الاقتراع،
·
يجب أن تحضر ترتيبات تعاقدية لاستخدامها،
·
يجب اتخاذ الإجراءات لضمان أنها مجهزة، مؤثثة
ومزودة على نحو مناسب.
تحديد مقرات مناسبة
يفضل
وضع الترتيبات لتحديد مواقع اقتراع مناسبة على مستوى محلي، من خلال مدير الدائرة الانتخابية
أو مفوض انتخابات محلي عن الدائرة الانتخابية أو منطقة الإدارة، بدلا من محاولة
القيام بذلك مركزيا. فسيكون عادة لدى كادر محلي قدرة أفضل على إيجاد مرافق مؤهلة
في منطقتهم.
حين
يكون هناك هيئات إدارة انتخابية دائمة ذات تواجد محلي في المكان، سيساعد القيام
بتقييم دوري لأماكن/مقرات اقتراع متاحة ومؤهلة في تخفيف أعباء العمل خلال فترة
الانتخابات. فمن الهام البدء بالاتصال مع ممثلي السلطات الحكومية المسؤولين عن أو
مالكي مقرات مؤهلة في مرحلة مبكرة في فترة الانتخابات.
معاينة الموقع
حين
يكون بالإمكان، يجب أن تعايَن المواقع أو المقرات التي ستستخدم للاقتراع من قبل كادر
متمرس قبل نص أي قرار باستخدام المكان. فإذا كانت المعاينة غير ممكنة، معلومات عن
الحجم، المرافق المتوفرة، وإلى ما هنالك يجب أن يتم الحصول عليها من الاستعلام من
مالكي الموقع أو المقرات.
للمساعدة
في إقرار مدى ملاءمة مقرات أو أماكن محددة للاستخدام كمحطات اقتراع، يجب وضع معيار
فيما يتعلق بالمرافق القياسية التي يجب أن تتواجد في مكان للاقتراع.
التصاميم القياسية
تطوير
تصاميم قياسية لمحطات اقتراع سيساعد في زيادة ما يلي:
·
اتساق الخدمة المقدمة للناخبين،
·
تمويل ناجع الكلفة،
·
تنفيذ صحيح لإجراءات الاقتراع.
تقييم الاحتياجات
قد لا يكون إحراز استخدام للأماكن يلاقي متطلبات
مقاييس المرافق والتي تحتوي على أثاث كاف وتجهيزات أخرى بمتناول اليد لإحداث
تصاميم مجازة شيئا ممكنا.
لكل محطة اقتراع يجب إنجاز تقييم للاحتياجات، يحدد
التجهيزات الإضافية ومرافق أخرى ستبرز الحاجة إليها.
الترتيبات التعاقدية
تخصيص أماكن اقتراع فعلية يجب أن يكون عملية
مسجلة، لأسباب تتعلق بالعمليات والمسؤولية المالية.
المباني أو الأماكن التي ستستخدم للاقتراع يجب أن
تُغطى بإجراء تعاقدي رسمي (سواء كان هناك دفع أم لا) لضمان توفر الموقع والمرافق
عند حاجتها للاقتراع.
القرارات حول أماكن الاقتراع المناسبة ستحتاج لأن
تأخذ بعين الاعتبار النفقات المرافقة، لكل من أي نفقات تأجير وأي نفقات متكبدة في
تحديث المرافق الموجودة.
جاهزية محطة الاقتراع
أحد أهم المهام في الترتيبات للعمليات الانتخابية
هو ضمان أن جميع محطات الاقتراع جاهزة للعمليات يوم الانتخابات.
يعد وجود أجهزة مراقبة لمتابعة حالة استعداد كل
محطة اقتراع ومعالجة النواقص أمرا جوهريا لترتيبات ناجعة ليوم الانتخابات ولنزاهة
الاقتراع.
الخرائط
من الضروري لتخطيط اللوجستيات، ولتنفيذ حملات
الإعلام العامة، إنتاج خرائط تُظهر أماكن مواقع الاقتراع. وسيختلف التفصيل المطلوب
من هذه الخرائط وفقا للهدف الذي تستخدم من أجله.
أسماء/أرقام تعريف محطات الاقتراع
كل محطة اقتراع يجب أن تُعطى اسم أو رقم تعريف
متفرد، ليُستخدم في:
·
حملات الإعلام العامة،
·
هام للغاية، لضمان ضبط إرسال وعودة صناديق اقتراع ومواد انتخابية،
·
ضبط عمليات العد والنتائج.
في حال أن محطات الاقتراع لأقسام اقتراع فرعية
مختلفة أو دوائر انتخابية تتشارك نفس المكان، من الضروري جدا أن يكون لها أسماء
و/أو أرقام تعريف منفصلة. وسيكون من المألوف بالنسبة لإطار عمل الانتخابات
القانوني أن يستوجب أن يكون الاسم أو الرقم المخصص لكل محطة اقتراع مرخص من قبل
عضو أعلى رتبة معين في هيئة إدارة الانتخابات، ومعلن رسميا.
Last-minute changes to voting sites