تنفيذ
إجراءات لمراقبة نوعية إنتاج مواد هو أمر أساسي في ضمان حصول هيئة إدارة
الانتخابات على كميات كافية من مواد جيدة وصالحة للاستعمال من أجل الانتخابات.
يجب
وضع خطة ناجعة للتحكم بالنوعية من قبل هيئة إدارة الانتخابات. مع الأسف، في خضم
الجهود المبذولة لإنجاز مهام انتخابية أكثر إلحاحا، غالبا ما يتم إغفال هذه
المسألة.
الأهداف
العملية من، والمبادئ الإرشادية التي تشكل أساس، خطة التحكم بالنوعية تحتاج لأن
تُحدد وتُفهم بوضوح من قبل متعهدي المواد وكادر هيئة إدارة الانتخابات.
التحكم
بنوعية المواد يمكن أن يكون أكثر فاعلية حيث:
·
يتم تزويد مواصفات تصميم واضحة ودقيقة لجميع
المزودين من قبل هيئة إدارة الانتخابات،
·
يتم طلب مواد من مزودين ذوي سمعة طيبة،
·
تحمل طرق إنتاج المزودين شهادة جودة من منظمة
المقاييس الدولية (أيزو) أو مقاييس مشابهة،
·
هناك شكل من أشكال المراقبة الميدانية للإنتاج من
قبل موظفي هيئة إدارة الانتخابات. ولهذا السبب سيكون من الأفضل التعاقد مع متعهدي
تزويد ضمن البلاد.
عناصر خطة مراقبة الجودة
هناك
عدد من الخطوات الأساسية التي يجب شملها في خطط مراقبة الجودة الخاصة بالطباعة
وإنتاج المواد. وتتضمن:
·
الموافقة والتوقيع بشكل رسمي على مواصفات تصميم
المواد،
·
توفير عينات عن المواد، واختبارها وفق مواصفات
التصميم، وموافقة رسمية على عينات قبل المباشرة بإنتاج شامل (يُنصح بأخذ عينات
عشوائية من كل جولة إنتاج، خاصة مواد الطباعة، للتأكد من أن الطباعة مقروءة ومن
توضع المطبوعات بشكل صحيح،
·
متابعة كميات إنتاج المواد ومعدلات الإنتاج،
·
ضوابط على نقل وأمن المواد،
·
ابتكار آلية تدقيق مناسبة للقرارات المتعلقة
بالمواصفات، قبول المنتج، وعمليات نقل المواد.
صيانة المواد
حيث
يمكن لمواد غير مستعملة أن تُستعمل من أجل انتخابات مستقبلية، خطط صيانة تحتاج لأن
يتم تنفيذها لضمان أن تكون متوفرة ويمكن الاعتماد عليها في المستقبل.
يجب
التفكير بظروف تخزين (تتناول مسائل مثل الأمن، تأثيرات الحرارة، الغبار، أو
الرطوبة) وأماكن مناسبة. ويجب الانتباه بشكل خاص عند تخزين مواد ورقية المنشأ.
يجب
جدولة عمليات فحص منتظمة لحالة المواد وإعداد قائمة جرد بجميع المواد كجزء من خطة
رسمية لمراقبة جودة المواد.
