التجهيزات
المستخدمة في الانتخابات تأتي من مصادر عدة وبكثير من الأشكال، الأحجام والوظائف
الممكنة المختلفة والتي قد تكون مربكة لكثرتها وتنوعها.
هناك
مسائل أساسية تتطلب التفكير في تحديد حجم، وطريقة اقتناء وصيانة التجهيزات الخاصة
بالانتخابات.
المواصفات
والاحتياجات القانونية للتجهيزات المستخدمة من قبل هيئة إدارة الانتخابات: قد يكون
من المفيد تضمين الوظائف التي تخدّمها التجهيزات في القانون.
هناك
حاجة لإحداث توازن في التحديد القانوني المقيد للغاية للمواد التي تصنع منها التجهيزات،
أو مكوناتها، بما أن من شأن هذا أن يقيد قدرة هيئة إدارة الانتخابات على الاستفادة
من التغير التكنولوجي أو مواد جديدة متوفرة في السوق.
البيئة
الانتخابية: أشكال تجهيزات مختلفة ستكون أكثر ملاءمة لظروف مختلفة تتعلق بالمناخ،
الأمن والصيانة.
يجب أن
تحقق التجهيزات الشروط التالية لتكون فعالة:
·
مؤهلة للعمل في ظل، على سبيل المثال، درجات حرارة
شديدة، غبار، أو رطوبة، عندما يكون من المرجح مواجهة هذه العوامل،
·
مؤهلة لتأمين مستويات عالية من الأمن حيث نسبة
مخاطر الأمن مرتفعة (أو على العكس تتمتع بميزات أمنية عالية عندما لا تكون هذه
ضرورية)،
·
قابلة للفهم من قبل مشغليها (العاملين عليها)
المرجحين و/أو الناخبين،
·
يمكن اقتناؤها ودعمها لوجستيا على مستوى محلي،
·
لا تُعد تبذيرا للموارد، مهما كانت الكلفة
المبدئية منخفضة.
تكاليفها
وفوائدها لخدمة الناخبين: من الضروري أخذ نجاعة الكلفة بعين الاعتبار عند تقدير
المواد المحتمل اقتناؤها.
يجب أن
تعود التجهيزات بمنافع واقعية ويمكن الاعتماد عليها في خدمة الناخبين بطريقة ناجعة
الكلفة أكثر من تعزيز صورة شاملة تقدمية لهيئة إدارة الانتخابات.
مسائل الإدارة
تحتاج
هيئة إدارة الانتخابات لأن تخطط بعناية لتوريد التجهيزات على مستوى كل من
الإستراتيجية والعمليات لضمان توريد ناجع ومقتصد لجميع حاجات الانتخابات من
التجهيزات.
فيما
يلي مسائل هامة تتطلب التفكير عند وضع برامج لإدارة التجهيزات:
·
دمج برامج إدارة التجهيزات مع عملية التخطيط
الإجمالية للانتخابات بحيث يتم الحصول على أنواع التجهيزات الملائمة في مواعيد التوريد
الملائمة،
·
إنشاء قاعدة بيانات موثوقة لكميات التجهيزات
اللازمة، والأماكن المطلوب أن تكون فيها، والروابط لأنظمة تزود ببيانات تسجيل
الناخبين وبيانات أماكن محطات الاقتراع،
·
تخطيط الحاجات من التجهيزات مسبقا بفترة كافية
لضمان توفير التجهيزات اللازمة في الوقت المحدد للاستخدام، ولتجنب أي تكاليف
جزائية للتوريد في اللحظة الأخيرة. الانتباه بشكل خاص للمواد التي يحتاج توريدها
لفترات طويلة، إما بموجب مواصفات تصميم معقدة و/أو مبتكرة، أو اقتناؤها من مصادر
بعيدة أو دولية،
·
وضع مواصفات مفصلة لكافة الحاجات من التجهيزات
لضمان تنفيذ الوظيفية المطلوبة من التجهيزات،
·
تنفيذ أنظمة دقيقة لمراقبة التجهيزات عن كثب، أي
الكميات، الأماكن، التحركات، ومتابعة عملية التوريد، للمساعدة في التحقق من جاهزية
الانتخابات وتوفير آلية تدقيق لإدارة التجهيزات،
·
التأكد من أن طرق التوريد ناجعة الكلفة. وبما أن
معظم تجهيزات الانتخابات ستُستخدم على نحو غير متكرر، فيمكن النظر في احتمالات
استئجار تجهيزات متينة، أو استخدام تجهيزات تستعمل لمرة واحدة،
·
التأكد من أن جميع استخدامات التجهيزات مأخوذة
بعين الاعتبار في تخطيط كميات التجهيزات اللازمة وموعد التسليم. فالتجهيزات ليست
مطلوبة فقط ليوم الاقتراع، وإنما لنشاطات أبكر مثل تدريب موظفي الانتخابات، وإعلام
الناخبين، وتوعيتهم، بالإضافة لأعمال ما بعد الانتخابات مثل التعامل مع الاعتراضات
على الانتخابات وبرامج الصيانة.
معلومات
إضافية عن أنواع مخصصة من التجهيزات الانتخابية يمكن إيجادها في:
- أنظمة الاتصالات
- صناديق الاقتراع والاقفال
- مقصورات الاقتراع
- التصاميم المؤقتة
- الأثاث
- وسائل الراحة
مراقبة النوعية
قبل
صياغة أي عقد لتوريد تجهيزات انتخابية هناك حاجة لأن تتأكد هيئات الإدارة
الانتخابية من أن تطبيق خطة موافق عليها لمراقبة نوعية الإنتاج شرطا أساسيا في
عقود توريد التجهيزات.
تُعد
عمليات التقييم والتصديق من قبل هيئة إدارة الانتخابات على خطط الموردين لمراقبة
النوعية ضرورية للتحقق من أن التجهيزات الموردة تلبي المتطلبات. وفي بعض الحالات
قد ترغب هيئة إدارة الانتخابات بتنفيذ تدابير إضافية خاصة بها لمراقبة نوعية إنتاج
المواد الأساسية.
بشكل
عام، يمكن المحافظة على ضوابط أكثر نجاعة تتعلق بنوعية التجهيزات في ظل الشروط
التالية:
·
تم توفير مواصفات واضحة ودقيقة لمتطلبات التجهيزات
من قبل هيئة إدارة الانتخابات للموردين،
·
يتم طلب تجهيزات من موردين حسني السمعة فقط، ويفضل
أن يكونوا مجازين بشهادة من منظمة المقاييس الدولية (أيزو) ويستوفوا سلسلة من
معايير النوعية القياسية،
·
يتم إنتاج التجهيزات محليا، مما يتيح الفرصة لمعاينة
الإنتاج ميدانيا من قبل كادر هيئة إدارة الانتخابات، ويقصر من فترات التأخير في
تحديد العيوب في النوعية،
·
وضع نظام اختبار صارم قبل التسليم لجميع التجهيزات
للتأكد من أنها تحقق المواصفات.
جب
على هيئات الإدارة الانتخابية أن تأخذ بعين الاعتبار أن الاقتناء من بلدان أخرى من
شأنه أن يجعل من الصعب عليهم الإشراف على مسائل النوعية إلى أن يتم تسليم
التجهيزات، حيث سيكون قد فات الأوان لتعويض أي نواقص بشكل مناسب.
تجهيزات الاستعمال لمرة واحدة
توفر
التطورات الحديثة المتعلقة بتجهيزات محطات الاقتراع مثل صناديق الاقتراع، ومقصورات
أو خلوات الاقتراع، والأثاث المصنوع من الورق المقوى المضلع أو الصفائح البلاستيكية،
توفر بدائل ناجعة الكلفة ويمكن نقلها بسهولة، أكثر من التجهيزات المتينة التقليدية،
في الوقت الذي تلبي فيه متطلبات أمن وشفافية الانتخابات.
في
الكثير من المناخات تمثل تجهيزات الاستعمال لمرة واحدة بديلا أكثر عملية من المواد
الضخمة من التجهيزات المتينة لاستخدام غير متكرر. وفي حال استخدام تجهيزات خفيفة
الوزن من الورق المقوى، فيجب أن تشكل طرق التركيب جزءً من تدريب موظفي الانتخابات،
ويجب توريد تعليمات التركيب مع التجهيزات.
قد يتم
إحراز فائدة ثانوية إضافية من استخدام تجهيزات للاستعمال لمرة واحدة من الورق
المقوى بشكل عام، وهي، عند استخدام مدارس كمحطات اقتراع، صناديق الاقتراع، مقصورات
الاقتراع، والحواجز المصنوعة من الورق المقوى يمكن تركها في المدرسة لتُستخدم من
قبل المعلمين والمربين المدنيين في إيصال توعية الناخبين للتلاميذ.
التأكد من الأداء
تُعد
طرق التأكد من أن جميع تجهيزات الانتخابات ستعمل بالمقاييس المتوقعة يوم الاقتراع
أمرا ضروريا. وتتطلب طرق التأكد من الأداء تجهيز المواصفات المفصلة، من خلال
اختبار، وتنفيذ برامج صيانة متواصلة.
تخزين التجهيزات
تشكل
التجهيزات نسبة كبيرة من أي موازنة انتخابات ويجب الأخذ بعين الاعتبار تخزينها
بشكل صحيح وناجع بين الانتخابات، خاصة إن لم تكن متينة.
تكاليف
التخزين مقابل تكاليف استبدال التجهيزات: يتعلق هذا بشكل خاص بتجهيزات الاستعمال
لمرة واحدة أو التجهيزات التي تنخفض قيمتها بموجب التقدم السريع في التكنولوجيا المستخدمة.
الأمان:
من الضروري تخزين التجهيزات في منطقة آمنة ومقفلة.
قائمة
الجرد: يجب تحضير قائمة جرد مفصلة بالمواد المخزنة، عدد البنود، وحالتها عند التخزين
والقيمة المقدرة. وإذا كانت المواد مخزنة في مواقع مختلفة فيجب الاحتفاظ بقائمة
بمواقع تخزين كل مادة.
حجم
الموقع: يجب أن يحتوي الموقع على مساحة كافية لتخزين التجهيزات بدون إتلافها.
درجة
الحرارة: التأكد من أن التجهيزات التي قد تتضرر في دراجات حرارة إما جافة أو رطبة
جدا مخزنة في بيئة مناسبة.
الصيانة
كقاعدة
عامة، إذا لم تكن مرافق المصادر والتخزين متوفرة لصيانة مناسبة لتجهيزات متينة،
سيكون امتلاكها تبذيرا للمال.
إن
تنفيذ عمليات صيانة منتظمة (على الأقل كل ستة أشهر) لجميع التجهيزات المتينة في
المخازن يقي من فشل التجهيزات أثناء عمليات الاقتراع. ويجب إعطاء اهتمام خاص
للقيام باختبار منتظم للتجهيزات الالكترونية وتجهيزات الاتصالات.
في حال
استخدام تجهيزات خاصة للمحافظة على ضوابط أهلية الناخب، مثل مصابيح فوق البنفسجية
أو مصابيح خاصة أخرى أو قارئات بصمات الأصابع، يجب الانتباه بشكل خاص لصيانتها.
من
المفضل جدا وضع جداول مواعيد رسمية لصيانة واختبار جميع التجهيزات المتينة والتأكد
من وصول تقارير الموظفين حول ذلك إلى هيئة إدارة الانتخابات.
هناك
حاجة للتذكر بالتدابير الوقائية الحساسة للمحافظة على التجهيزات في حالة جيدة، مثل
إزالة البطاريات من التجهيزات التي تعمل على البطارية قبل وضعها في المخازن.
إن اختبار
جميع التجهيزات قبل شحنها لمحطات الاقتراع سيقي من تزويد مواد عديمة النفع. من
الحكمة أيضا الطلب من مدراء محطات الاقتراع إجراء اختبار شامل لجميع التجهيزات في
محطة الاقتراع بعد تركيبها، للتأكد من أن التجهيزات تعمل بشكل جيد وأنهم يعرفون
كيفية تشغيلها.
