هناك
عدد من الاعتبارات الأساسية وغالبا المنافسة في تحديد التوقيت الأكثر فعالية
لجلسات تدريب كادر العمليات الانتخابية.
الأهمية
المعطاة لكل من هذه الاعتبارات ستتفاوت في البيئات الانتخابية لنسبة النضج المختلفة
وتوفر المصادر لدى المدرب، وستتأثر بما يلي:
·
كم كان طرح الإشعار مقدما قبل الانتخابات،
·
المستويات الثقافية والأدبية الأساسية للكادر
المشغل،
·
حجم القاعدة الموجودة لدى الكادر المؤهل إن وجدت
من الخبرة في مهام موظفي العمليات الانتخابية. وتتضمن اعتبارات التوقيت هذه:
·
القدرة على تذكر
المعلومات: لأي مدة زمنية يُتوقع من موظفي الاقتراع أن يحتفظوا بالمعلومات المزودة خلال
جلسات التدريب؟ يرتبط بهذا اعتبارات تعزيز التعلم، كم مرة يجب أن تقدم المعلومات
للكادر المشغل حتى يتم استيعابها بمستوى مقبول.
·
القدرة على استيعاب المعلومات: خاصة عند البدء من
قاعدة معرفية معدومة، قد يكون هناك حدود لكمية المعلومات التي يمكن استيعابها
بنجاعة في جلسة تدريب واحدة. وهذا سيؤثر على المدة الفعالة لجلسات التدريب
وبالتالي إمكانية الحاجة لجلسات متعددة وتوقيتها الأمثل.
·
تقييم نقل المعومات: يجب إتاحة الوقت الكافي
بين التدريب وتفعيل الكادر للسماح بتقييم معرفتهم (راجع تقييم المعرفة) وتطبيق تدريب علاجي أو
استبدال أولئك الذين لا يمكنهم الوصول لمستوى معرفة أو مهارة مقبول.
·
جدول الانتخابات الزمني: يجب أن يتم الانتباه
لتوقيت الفعاليات في جدول الانتخابات الزمني ومهام الفئات المختلفة للكادر فيما
يتعلق بهذه الفعاليات.
سيكون
التدريب أكثر فعالية إذا تم بالتزامن مع جدول الانتخابات الزمني وقسم لجلسات
مختلفة لتجنب الإفراط في تقديم المعلومات، خاصة حين يكون الكادر نفسه يدرب لوظائف
مختلفة. وبالتالي، التدريب لبعض الفعاليات، على سبيل المثال، التصويت المبكر، أو
المساعدة في رزم وإرسال المواد الانتخابية، من الأفضل أن يعالج في وقت أبكر من ذلك
الخاص بيوم الانتخابات أو عد الأصوات.
·
عدد العاملين الذين
سيخضعون للتدريب: ما هي المدة الزمنية اللازمة لجميع أعضاء الكادر
ليكونوا على تماس مع تدريب فعال، مع الأخذ بعين الاعتبار مصادر المدرب المتوفرة؟
·
بنية التدريب: على سبيل المثال،
التدريب في ظل نموذج تسلسلي سيستوجب البدء في وقت أبكر من أن يدرب جميع أعضاء كادر
الانتخابات في نفس الوقت.
·
التمويل ونجاعة الكلفة: كل جلسة تدريب ستحتاج
لنفقات تتعلق بالموقع، التجهيزات، نقل الكادر والمواد. عندما يكون بالإمكان توقيت
جلسات التدريب لتتزامن مع فعاليات أخرى، سيكون هناك أرباح في نجاعة الكلفة.
على
سبيل المثال، يمكن الاستفادة من فرص التدريب حيث يعمل موظفي العمليات الانتخابية
في رزم المواد الانتخابية لمحطات الاقتراع.
إرشادات التوقيت
في
التفكير بالتوقيت الأمثل للتدريب، من المفيد أكثر العمل باتجاه عكسي من يوم
الانتخابات، النقطة التي سيستخدم فيها فعليا معظم أعضاء الكادر. وهدف مناسب هو أن
يكون جميع موظفي محطات الاقتراع وكادر العد مدربون، إن استخدمت جلسة واحدة أو جلسات
متعددة، لحوالي سبعة أيام قبل يوم الانتخابات.
تأخير
التدريب ولو قليلا سيخلق مشكلات في تقييم نجاعة التدريب وتوفير تدريب علاجي أو
تدريب كادر بديل عن أولئك الذين تبين أنهم غير مؤهلين.
قد
يخلق أيضا مشاكل في ترتيبات التدريب التي تستوجب إنجاز مهام أخرى في الأسبوع ما
قبل يوم الانتخاب. وفي المقابل، إذا أنجز التدريب في وقت أبكر ولو بقليل، قد تتلف
مستويات حفظ المعرفة.
من هذا
"الموعد المحدد" بسبعة أيام قبل يوم الانتخابات، يمكن تحديد توقيت
تدريبات أخرى. تحديدا عند استخدام النماذج التسلسلية (راجع منهجية التدريب)، إذ سيكون من الحكمة
إتاحة سبعة أيام بين إنهاء جلسات تدريب المدربين وتنفيذ هؤلاء المدربين للجلسات،
سواء نفذت هذه الجلسات من قبل مدربين إقليميين لمدراء محطات الاقتراع أو من مدراء
محطات الاقتراع للعاملين التابعين لهم.
هذه
الفترة ستتيح الوقت للمدربين حديثي التدريب ليتعرفوا على المواد التي عليهم
تقديمها وطرق التقديم اللازمة.
مدة
وعدد جلسات التدريب اللازمة لمختلف الموظفين ربما بقدر ما تحدد بالتوقعات الثقافية
تحدد أيضا بسعة الكفاءات التي يجب تطويرها. من ناحية ثانية، التقديم المكثف
للجلسات لأكثر من خمس إلى ست ساعات في اليوم سيرهق كل من انتباه المتدربين وطاقة
المدربين.
الكادر الخاص بمرافق اقتراع خاصة
حيث
ستعقد جلسات تدريب مختلفة لكادر مشغل لمرافق اقتراع خاصة، وللمساعدة العامة في
مهام العمليات الانتخابية، يجب لهذه الجلسات أن تتزامن مع المباشرة بمهامهم.
بما أن
عدد هؤلاء العاملين أقل بكثير، سيكون توقيت التدريب أقل تعقيدا. فبالنسبة لكادر
المساعدة العامة، يمكن للتدريب أن ينفذ بكلفة أكثر نجاعة بضم جلسة مبدئية عند
المباشرة بمهامهم مع جلسات عمل متواصلة كمهام جديدة تندرج تحت جدول الانتخابات
الزمني.
بالنسبة
لكادر مرافق الاقتراع الخاصة، تدريب رسمي، كذلك الخاص بموظفي محطات الاقتراع
العامة، يجب أن يهدف لأن ينجز قبل المباشرة بمهامهم بحوالي سبعة أيام.
مدراء الدوائر الانتخابية
حيث
يتولى كادر مؤقت الإدارة الانتخابية على مستوى محلي، في وظائف ضباط انتخابيين،
مفوضيات انتخابية محلية أو مدراء إقليميين، من الأكثر فعالية المحافظة على سجل
دائم بالعاملين المؤهلين وتزويدهم بتدريب مطر للذاكرة بشكل مستمر. فإذا كان هؤلاء
العاملين قد شغلوا فقط عند المباشرة بعملية الانتخابات، يجب أن يبدأ تدريبهم على
الفور.
استخدام الجلسات التلخيصية
يمكن لجلسات التدريب الرسمية أن يتم زيادتها
بشكل مفيد بجلسات منشطة للذاكرة أقل رسمية في الأسبوع الأخير قبل يوم الانتخابات،
بالاعتماد على التمويل. على سبيل المثال، إذا جهزت محطات الاقتراع في اليوم السابق
ليوم الانتخابات، اشتراك كادر الاقتراع في هذه الفعالية سيعزز أدوارهم وسيساعد في
بناء علاقات بين فريق العمل.
والأكثر
أهمية، يجب أن تحدد ساعات عمل موظفي محطات الاقتراع يوم الانتخابات بحيث تسمح بعقد
جلسة تلخيص لجميع العاملين، من قبل مدير محطة الاقتراع، قبل افتتاح محطة الاقتراع.
وهو أمر أساسي لإتاحة الفرصة لتعزيز الإجراءات في بيئة "الحياة
الواقعية"، كما تعد الطريقة الفعالة الوحيدة التي تنقل لجميع أعضاء كادر
محطات الاقتراع أي تغيرات في بيئة أو إجراءات الاقتراع والتي يمكن أن تكون قد حدثت
في الفترة التي تلت تدريبهم.
فرصة
لأسلوب مطابق لجلسة تلخيص أو إنعاش للذاكرة يجب أن تؤمن أيضا قبل المباشرة بعد
الأصوات.
هيئات
إدارة الانتخابات يجب أن تحافظ على اتصال دائم مع مدراء محطات الاقتراع والعد حول
أي تغييرات إجرائية أو بيئية بين جلسات تدريبهم ويوم الانتخابات.
التدريب المتواصل
حين
تكون هيئات إدارة الانتخابات الدائمة في موضعها الصحيح، هناك نجاعة كلفة جديرة
بالاعتبار في محاولة المحافظة على اتصال مع كادر العمليات الانتخابية، تحديدا كادر
محطات الاقتراع الأعلى رتبة كمدراء محطات الاقتراع. فهذا لا يساعد فقط في التعيين
من أجل انتخابات مستقبلية، بل يمكنه أيضا أن يوفر بيئة تدريب مستمرة.
التدريب
المتواصل لا يحتاج لجلسات رسمية وجها لوجه. فباستخدام وسائل بسيطة كتقارير نظامية
منخفضة الكلفة، تقديم دعوات لزيارة مكاتب أو مناسبات إدارة الانتخابات، أو حتى
بمجرد المحافظة على بعض التواصل الاجتماعي، يمكن لمدراء الانتخابات أن يعززوا
فعاليات مبنية على أساس تعزيز روح الفريق، وأن يقدموا معلومات حول التغيرات في أطر
عمل الاقتراع، الأنظمة والإجراءات، وأن يعززوا المعرفة المكتسبة مسبقا. هذا
بالتالي سيقدم قاعدة راسخة من المعرفة والتي يمكن للتدريب الرسمي المكثف ما قبل
الانتخابات أن يوسعها، بدلا من الشروع بمرحلة التدريب المكثف من الصفر.
استخدام
إستراتيجيات تدريب مستمرة يمكن أن يقدم فوائد هامة عندما يطبق على موظفين أعلى
رتبة في بيئات حيث تستخدم بنى التدريب التسلسلية.
