سيكون من
المفيد أكثر تحضير الطلبات وقوائم الجرد كوثائق متعددة المستويات لتلبية الحاجات
التالية:
·
طلبات وقوائم جرد رئيسية بكامل التجهيزات اللازمة
في كل منطقة من مناطق الإدارة الانتخابية على مستويات محلية، إقليمية، ومركزية،
·
قائمة جرد خاصة ومستلزمات تزويد لكل مكان اقتراع
(بما فيه أي مرافق اقتراع خاصة مثل محطات اقتراع متنقلة، مرافق تصويت عبر البريد،
أو أماكن اقتراع في بلاد أجنبية) وكل مكتب إدارة انتخابات.
استخدام
رُزم مواد قياسية (راجع رزم المواد والتجهيزات من أجل تسليمها) سيساعد في تحضير قوائم
جرد لمحطات اقتراع.
الطريقة
يكون
تحضير الطلبات أكثر نجاعة إذا نُفذ على أساس استكمالي، مع كون تسجيل الناخبين أو
بيانات نسبة إقبال الناخبين المتوقعة العامل الذي يحدد المواد والمعدات اللازمة
لكل مكان اقتراع فردي، ومن ثم جمعها للوصول لقائمة جرد رئيسية والحاجة الكلية من
الطلبات.
قوائم الجرد الرئيسية
قوائم
جرد رئيسية تعدّد جميع التجهيزات لانتخابات معينة قد تكون صعبة المأخذ لضخامتها
إذا كانت تستعرض حاجات التزوّد الكلية لجميع الأماكن والوظائف الفردية في الوثيقة
الواحدة، خاصة إذا كانت محضرة يدويا.
طرق
جداول ممتدة يدوية وبسيطة، ستعالج بيُسر الطلبات وقوائم الجرد الرئيسية هذه إذا
كانت مصممة على شكل نشرة موجزة والتي تُقسم بعدها إلى صفحات منفصلة لفئات تزويد،
مثلا، سجلات ناخبين، استمارات انتخابات، أوراق اقتراع، إلى آخره، تستعرض مستلزمات
أماكن اقتراع فردية.
الدور الرقابي
تلعب
قوائم جرد محطات اقتراع دورا رقابيا جوهريا في ضمان استلام صحيح لمواد في محطة
الاقتراع. إذ يجب أن يتم تزويد جميع مدراء محطات الاقتراع بنسخ من قائمة الجرد
الخاصة بالمواد والمعدات التي يراد منهم استلامها، ويجب أن يتفقدوا شخصيا
التجهيزات المستلمة وفقها.
نسخة
من قائمة الجرد، تُظهر كميات التزوّد الفعلية وتلقي الضوء على النواقص في حال
وجودها، يمكن استخدامها كإيصال تسليم مفصل وإعادتها لهيئة إدارة الانتخابات.
الإنتاج الالي
يمكن
إنتاج قوائم جرد ورزم آليا بنجاح من نسبة إقبال الناخبين المتوقعة في محطة
اقتراع أو بيانات ناخبين مسجلين ، في حال أن تجهيزات محطات الاقتراع مبنية على أساس
رزم قياسية (راجع رزم
المواد والتجهيزات من أجل تسليمها).
أنظمة
آلية كهذه يمكن أيضا أن تنتج مواد إضافية مثل لاصقات رزم وأرقام ولاصقات تعريف
صناديق اقتراع.
