كما هي الحال بالنسبة لتسليم المواد،
والأجهزة والموظفين عند الحاجة إلى محطات الاقتراع، فإن عملية استعادة المواد والموارد
الخاصة بموقع الاقتراع تحتاج لتخطيط مكثف، وهو ما يشتمل على ما يلي:
·
خطط
سير، ومسارات ومواعيد استلام المواد من مواقع الاقتراع.
·
الترتيبات
الخاصة بالتحقق من استعادة كافة المواد الانتخابية الحساسة وتلك التي يمكن استخدامها
مجدداً.
وفي الحالات التي يتم فيها عد أوراق
الاقتراع في مراكز عد منفصلة، فيجب أن تشتمل الخطط على ترتيبات نقل المواد من محطات
الاقتراع إلى تلك المراكز، وبعد انتهاء من عمليات عد وفرز ا[لأصوات، نقلها من مراكز
العد إلى مواقع التحقق والتخزين.
إستلام المواد من مواقع الاقتراع
يمكن أن تتسم هذه العملية بتعقيدات أكثر
مما هو بالتنسبة لعمليات توزيع المواد على محطات الاقتراع، كما أنها أكثر عرضةً لعدم
الخضوع لجداول زمنية محددة مسبقاً. فموعد استلام أو جمع المواد من محطات الاقتراع يعتمد
على سرعة كل محطة في إتمام كافة العمليات المتعلقة بالاقتراع فيها (حيث قد تتعرض العملية
لكثير من التأخير في حال تواجد عدد كبير من الناخبين في موقع محطة الاقتراع عند حلول
الموعد الرسمي لإقفال باب الاقتراع)، وكذلك الانتهاء من عمليات العد وإعداد المحاضر،
وتجميع مختلف المواد المستخدمة في المحطة. وهو ما قد لا يتم بالسرعة المتوقعة في نهاية
يوم عمل طويل ومضني.
لذلك يجب التأكيد على موظفي محطات الاقتراع
لإيضاح التعليمات الخاصة بعمليات تسليم واستعادة المواد، وأهمية إعادة أو استرجاع المواد
الانتخابية بالنسبة لمجمل العملية.
كما وأنه يجب اعتماد جداول زمنية تسمح
باستعادة المواد بكفاءة، وهو ما يتطلب بالضرورة تنسيقاً حثيثاً بين مكتب الدائرة الانتخابية
وكل واحدة من محطات الاقتراع، بما يسمح بمتابعة تقدم وسير العملية، وإدخال أية تعديلات
مطلوبة على مواعيد جمع المواد من المحطات ونقلها للقائمين على ذلك.
وفي المناطق الريفية النائية، فقد لا
يكون عملياً محاولة إعادة كافة المواد الانتخابية إلى مكتب الدائرة الانتخابية فور
انتهاء يوم الاقتراع. وقد يمكن اللجوء لترتيبات تسمح بالاحتفاظ بتلك المواد في مخازن
محلية آمنة ومعتمدة لهذا الغرض، وذلك لتسليمها أو نقلها في اليوم أو الأيام التالية
ليوم الاقتراع إلى مقر الدائرة الانتخابية.
وفي بعض البلدان، تقد مسؤولية إعادة
المواد الانتخابية إلى مكتب مدير الدائرة الانتخابية في المناطق المدنية على عاتق رئيس
محطة الاقتراع أو مركز عد وفرز الأصوات. وهو ما قد يسهم في نجاعة الكلفة في الحالات
التي لا تعاني من مخاطر أمنية.
التحقق من استعادة المواد
أما المسألة الأكثر
أهمية والتي يجب التحقق منها فور استعادة المواد
هو التأكد من استلام كافة المواد الانتخابية الحساسة وأجهزتها. ويجب استخدام نماذج
الضبط والمتابعة الخاصة بالاستلام والتسليم للتحقق من ذلك. ويجب التحقق بشكل خاص من
استعادة كافة أوراق الاقتراع، ومن استكمال كافة نماذج ومحاضر العد والفرز، وكذلك من
استعادة كافة الأجهزة المحمولة (مثل الهواتف النقالة أو أجهزة الاتصال اللاسلكي الشخصية).
ومن المفضل، كلما
أمكن، تواجد رئيس محطة الاقتراع أو مركز العد، لحظة تسليم المواد والتحقق منها في المخازن
الانتخابية. حيث أن ذلك يسهل من متابعة وإيجاد أية مواد أو أجهزة قد تنقص في هذه اللحظة،
بدلاً من ترك ذلك لأوقات لاحقة.
وبعد الانتهاء
من عمليات التحقق تصبح المواد المستعادة جاهزة للتخزين، أو لإعادة استخدامها أو لإتلافها،
حسب الحالة.
ترتيبات نقل الموظفين
ستكون هناك حاجة لخطط تتعلق بإعادة نقل
موظفي الاقتراع الذين تم نقلهم للعمل في محطات الاقتراع. وقد يكون العمل على نقل أو
إعادة الموظفين العاملين في مناطق نائية في اليوم التالي ليوم الانتخابات أكثر عملياً
ومنطقياً، الأمر الذي قد يتطلب ترتيبات خاصة بإقامتهم لتلك الليلة في منطقة عملهم.
