سيتم
إنتاج مواد وتجهيزات ليوم الاقتراع على الأرجح لفترة ممتدة لعدة أسابيع أو حتى
أشهر.
سيلزم
مرافق تخزين مناسبة لمثل هذه المواد والتجهيزات التي تنتظر رزمها و/أو إرسالها
لمحطات اقتراع. ومن المهم أن تكون المقرات المستخدمة للتخزين آمنة ويسهل الوصول
إليها. ويعد الأمن على وجه التحديد ذو الأهمية القصوى كبنية لثقة جمهور الناخبين
والأحزاب السياسية في عملية الانتخابات.
الأمن
مستويات
الأمن الخاصة بالتخزين ستحتاج لأن تكون ملائمة للمخاطر الأمنية الموجودة. فجميع
مواد الاقتراع المسؤولة قانونيا، وخاصة أوراق الاقتراع، يجب أن تخضع لظروف تخزين
آمنة.
حتى في
بيئات قليلة المخاطر من الملائم عادة وجود حراس مسلحين على مخازن تحتوي أوراق
اقتراع مطبوعة على مدار الساعة. فالمفهوم العام لوجود أوراق الاقتراع تحت حراسة
مشددة أمر ضروري حتى لو لم تكن مطلوبة في الواقع.
في
حالات متقلبة جدا قد يكون من الملائم استخدام أجهزة عسكرية أو شرطة مدنية من أجل
تخزين مواد مسؤولة قانونيا. ويعتمد استخدام قوى أمن من ناحية ثانية على النظرة
العامة لتجرد قوى الأمن.
بيئة التخزين
مرافق
التخزين المناسبة للتجهيزات. على سبيل المثال إذا كانت أوراق الاقتراع في التخزين
تحتاج المرافق لأن تهوى بشكل مناسب وأن تكون عازلة للرطوبة. ويجب تخزين المواد على
نحو مرتب ومنظم بشكل جيد لإتاحة الفرصة لإرسال سهل وسريع.
التخزين المحلي أو المركزي
يجب أن
تهدف أماكن التخزين لتقليل التعامل المفرط مع المواد للحد الأدنى. فحيث يتم رزم
تجهيزات يوم الاقتراع مركزيا أو إقليميا (راجع رزم المواد والتجهيزات من أجل تسليمها)، تخزين مركزي أو إقليمي
للمواد يكون ملائم. وحيث يتم رزم تجهيزات على المستوى المحلي، يكون من الأكثر
نجاعة بشكل عام الاحتفاظ بها في مرافق مركزية أو إقليمية حتى قبيل المباشرة
برزمها.
على أي
حال، يكون أمرا ناجع الكلفة إذا كانت مرافق التخزين المستخدمة أيضا مركز لرزم
وموقع لإرسال مواد محطات اقتراع.
من
المهم أن يتوفر تجهيزات احتياطية على المستوى المحلي من أجل يوم الاقتراع. فقد
يكون بالإمكان استخدام مكاتب مدراء دوائر انتخابية لهذا الغرض. وفي دوائر انتخابية
ريفية أو نائية ذات مساحة جغرافية كبيرة، قد يلزم إنشاء مستودعات من أجل تجهيزات
احتياطية في مراكز تجمع رئيسية.
التجهيزات المتينة
بعض
التجهيزات والمواد، مثل صناديق اقتراع متينة، شاشات اقتراع، آلات اقتراع، وتجهيزات
حاسوبية، قد يُحتفظ بها في مخازن من انتخابات لانتخابات. فمن الضروري تنفيذ عمليات
جرد واختبار منتظمة لهذه التجهيزات والمواد للتأكد من أنها بحالة جيدة ولإدخال
إصلاحات أو بدائل إن لم تكن كذلك.
التجهيزات
الحاسوبية على وجه الخصوص، ستحتاج لأن تُخزن في ظروف مضبوطة بعيدا عن الغبار،
الحرارة، والرطوبة، إذا كانت ستبقى بحالة قابلة للاستعمال بعد فترة تخزين طويلة.
استمارات وتجهيزات أخرى ورقية المنشأ مخزنة لفترة طويلة ستحتاج أيضا لأن يتم
الاحتفاظ بها في مرافق لا تصلها الغبار والرطوبة لتبقى في حالة جيدة.
حيث
سيتم تزويد صناديق اقتراع متينة وشاشات اقتراع لمحطات اقتراع في أماكن نائية، قد
يكون من الأكثر نجاعة في الكلفة الترتيب لتخزين ميداني آمن. وقد يكون هذا ممكنا في
أماكن مثل مدارس أو مكاتب حكومية تُستخدم كمحطات اقتراع ثابتة.
الورق الخاص وأوراق الاقتراع المطبوعة
يجب أن
يتم تخزين أوراق الاقتراع المطبوعة دائما تحت حراسة أمنية مشددة. وفي حال استخدام
ورق خاص من أجل طباعة أوراق اقتراع، مثل ورق معلم مائيا بشكل واضح، يجب المحافظة
على تخزين آمن. إذ قد تحتاج أنواع الورق الخاص لفترات إنتاج طويلة.
خاصة
في أنظمة حيث لا يتم تحديد الانتخابات بفترات زمنية ثابتة، قد يكون هناك حاجة
للاحتفاظ بكميات احتياطية كبيرة من مخزون أوراق اقتراع خاصة لضمان التزويد. ومن
الضروري مراقبة ظروف تخزين مخزون الورق هذا لضمان بقاء المادة بحالة جيدة.
