هناك
طريقتين أساسيتين لرزم المواد من أجل تسليمها:
1. ممارسة
"الرزم والنقل"، حيث يتم رزم مواد من كل محطة اقتراع بشكل فردي وفقا
لقائمة جرد مفصلة بالتجهيزات اللازمة لكل محطة اقتراع* قد يكون هذا مناسبا حين
تكون محطات الاقتراع ذات اختلاف كبير في القدرة على استيعاب ناخبين وحيث الأجور
والنفقات الأخرى منخفضة مقارنة بتكاليف المواد.
2. رزمة
قياسية بكميات نظامية من المواد (في عبوة واحدة أو أكثر) من أجل تسليمها لمحطات
اقتراع. في حال أن طاقات محطات الاقتراع متماثلة (خاصة حيث هناك سقف منخفض للحد
الأعلى من أعداد الناخبين الذين ستُقدم لهم الخدمات)، تُعد هذه الطريقة أكثر
فعالية.
حتى
حين تتفاوت طاقات محطات الاقتراع بشكل كبير، تزويد رزم قياسية متعددة لمحطات
اقتراع أكبر أو ابتكار رزمة قياسية "عادية" ورزمة "احتياطية"
قياسية سيكون أكثر فعالية من رزم خاص بكل محطة اقتراع.
في أي من الأحوال، من الأكثر فاعلية أن يتم رزم
بند واحد من المادة في كل مرة، بدلا من محاولة تجميع رزمة كاملة، أو مخزون محطة
اقتراع، قبل الانتقال للأخرى. بهذا الأسلوب، يمكن رزم مواد لمحطات اقتراع تدريجيا
لدى وصولها من المزودين.
بالإضافة
لذلك، سيكون من الأكثر فعالية تسليم جميع التجهيزات لمحطة اقتراع بعملية توصيل
واحدة. فعمليات التسليم المتعددة قد تجعل التحكم أكثر صعوبة بالنسبة لمدير محطة
الاقتراع وستزيد من نفقات الشحن، بالإضافة لأنها تزيد من متطلبات الأمن في معظم
محطات الاقتراع.
ومن
ضمن التدابير الإضافية:
·
يجب وضع رزم المواد والتجهيزات الانتخابية في
حاويات ذات بنية، حجم، ووزن مناسب لطريقة الشحن،
·
يجب ختم الرزم بأختام ضامنة و/أو شريط ضامن بحيث
يتم اكتشاف أي تلاعب على الفور،
·
يجب أن توسم الرزم بشكل واضح فيما يتعلق بوجهتها
ومحتوياتها.
مكان الرَّزم
يكون
من الأكثر فعالية حيث يتم استخدام أطقم مواد قياسية من أجل محطات اقتراع، وضع هذه
المواد في أماكن مركزية فهذا يُغني عن العمل المفرط في الرزم والنقل ويلغي إمكانية
ارتكاب أخطاء. وسواء يتم تجهيز رزم فردية لكل محطة اقتراع مركزيا أو إقليميا،
الرزم:
·
يتجنب التعامل المفرط وبذلك يقلل من نفقات الشحن
والأخطاء المحتملة،
·
يؤمن تحكما أفضل نوعية.
ضوابط الرزم
يشكل
تمرينا جيدا التأكد من المحافظة على المسؤولية وآليات تدقيق صارمة أثناء الرزم
فيما يتعلق بالنواحي التالية:
·
تنفيذ خطة رزم تسلسلية،
·
شطب مواد في قوائم جرد خاصة برزم فردية أو محطات
اقتراع لدى رزمها،
·
عمليات ملاءمة لمواد عرضة للمساءلة بعد الرزم،
·
ترقيم ووسم (وضع لاصقات على) الرزم،
·
الاحتفاظ بسجلات مجريات الرزم،
·
وضع حراسة مشددة على موقع الرزم.
مقاييس الصحة والسلامة
يجب أن
يلبي الرزم الشروط القانونية للصحة والسلامة المهنية. فلضمان أن المواد قابلة
للنقل إلى وضمن بيئات محطات الاقتراع المتنوعة، لا يجب أن يتخطى وزن الرزمة
المفردة العشرين كيلوغرام.
