من المفضل تنظيم العلاقة مع الموردين
على أساس تحديد شروط توريد وتسليم المواد في مخازن الإدارة الانتخابية، بما في ذلك
ترتيبات أو شروط نقل المواد من قبل الموردين إلى مخازن الإدارة الانتخابية المركزية
أو المحلية أو مراكز التجميع الخاصة بها. وهو ما يكون عادةً أكثر نجاعة وأقل كلفة من
العمل على ترتيب عمليات النقل من قبل إدارة الانتخابات، بالإضافة لكونه يلغي ثقلاً
إدارياً إضافياً.
إلا أن ذلك قد لا يكون ملائماً للحالات
التي تتعرض لمخاطر أمنية. وفي تلك الحالات فقد يكون من الأفضل أن تعمل الإدارة الانتخابية
على تنفيذ كافة الترتيبات المتعلقة بعمليات نقل المواد إلى مخازنها.
وبالنسبة للكميات الكبيرة، فقد يفضل
العمل على تسليمها بالتدريج. وخاصةً عندما يقوم المورد بعمليات النقل، إذ يجب تنفيذ
عمليات تحقق دقيقة وتفصيلية للمواد التي يتم تسليمها، وذلك قبل مغادرة الجهة الناقلة
لموقع التسليم، والتحقق من أن كافة وثائق النقل (بما فيها وصولات التسليم الخاصة بالمورد
ونماذج الضبط الخاصة بإدارة الانتخابات) تنص على أية اختلافات قد يتم اكتشافها بين
ما يجب استلامه وما يتم تسليمه، وموقعة من قبل موظفي إدارة الانتخابات والناقل أو السائق.
وهو ما يشكل جزءً هاماً من وسائل ضبط ومتابعة توريد المواد الانتخابية.
كما ويجب التحقق من استخدام المورد لوسائل
نقل ملاءمة تستجيب للاحتياجات والواقع، بدلاً من كونها الأرخص لضامن أعلى ربح ممكن
من قبل المورد. لذلك يجب الاتفاق على نوعية وسائل النقل التي يجب استخدامها (كأن تكون
محمية من عوامل الطقس، أو توفر وسائل ملائمة لإنزال الحمولة بسهولة وسرعة وأمان في
مخازن الإدارة، إلخ).
