مهما
كانت أعمال التفقد التي خضعت لها المواد عند استلامها في محطة الاقتراع، يجب إجراء
تفقد نهائي قبيل المباشرة بالاقتراع لضمان أن جميع المواد اللازمة موجودة.
في حال
أنه تم تجهيز محطة اقتراع قبل يوم الاقتراع، قد يكون بالإمكان وضع بعض المواد في
أماكنها المناسبة، باستثناء أوراق الاقتراع، سجلات الناخبين المصدقة، ومواد أخرى
عرضة للمحاسبة بشكل كبير، قبل صباح يوم الاقتراع. إذ قبل افتتاح محطة الاقتراع،
يجب توزيع أوراق الاقتراع، مغلفات أوراق الاقتراع (في حال استخدامها)، وسجلات
الناخبين على المناضد الخاصة بكل منها.
حساب الأصوات
يجب
تطبيق ضوابط حساب صارمة على أوراق الاقتراع (أو مغلفات الاقتراع) المستلمة في محطة
الاقتراع. فمن أجل دقة مطابقة أوراق الاقتراع (أو مغلفات الاقتراع) بعد إغلاق
الاقتراع، من الضروري أن تعد الأوراق المستلمة في محطة الاقتراع كل بمفرده، للتأكد
من تسجيل العدد المورد فعليا:
·
حتى عندما تكون أوراق الاقتراع مزودة في كراسات،
مع أرومات مرقمة، يمكن حدوث أخطاء أثناء إنتاج الكراسات.
·
في حال أن هناك أكثر من شخص يوزع أوراق الاقتراع
أو مغلفات أوراق الاقتراع، أو لم يتم تخصيص أي أوراق اقتراع/مغلفات لمنطقة توزيع
أوراق الاقتراع قبل المباشرة بالاقتراع، يجب الاحتفاظ بسجلات حساب دقيقة من قبل
مدير محطة الاقتراع بالكميات وأوقات توزيع أوراق الاقتراع/المغلفات لكادر توزيع
معين.
·
سواء نُفذ كعملية توزيع وحيدة قبل الاقتراع، أو بعمليات
توزيع متعددة خلال ساعات الاقتراع، كل عملية توزيع لأوراق الاقتراع/المغلفات يجب
أن تحسب بدقة من قبل عضو الكادر الموزعة له. خاصة عند استخدام طريقة التوزيع
المتعدد، يتوجب أيضا على هؤلاء العاملين أن يحافظوا على سجلات بأوراق
الاقتراع/المغلفات الموزعة عليهم للاستخدام.
عمليات تفقد المواد
عمليات
تفقد المواد ما قبل الاقتراع اللازمة تتضمن أن:
·
جميع موظفي توزيع أوراق الاقتراع أو مغلفات
الاقتراع قد تلقوا وقاموا بعد حصصهم من أوراق ومغلفات الاقتراع وقد تم توزيعهم مع
جميع التجهيزات الأخرى الضرورية (مثل أختام رسمية لمهر الأوراق أو المغلفات، في
حال استخدامها)،
·
أعداد أوراق الاقتراع (أو في حال كانت قابلة
للاستعمال مغلفات الاقتراع) التي في متناول اليد من أجل المباشرة بالاقتراع قد تم
إدخالها في سجلات مطابقة أوراق الاقتراع،
·
جميع الاستمارات والمغلفات الأخرى اللازمة
للاقتراع متوفرة وموزعة بشكل مناسب على مناضد العاملين في محطة الاقتراع،
·
مواد إعلام الناخبين في مكانها من أجل توزيعها على
الناخبين،
·
سجلات الناخبين موزعة على العاملين المناسبين وقد
تم تفقدها بشكل نهائي للتأكد من أنها تحتوي على مجموعة كاملة من الصفحات وجاهزة
للاستخدام،
·
أي اقتراعات، مغلفات اقتراعات، أو مواد اقتراع مثل
الأختام المحتفظ بها ؟؟؟ موجودة في حاوية آمن في مكان يمكن الإشراف عليه بشكل
مستمر،
·
في حال الحاجة للتعليم أو التأشير على أوراق
الاقتراع يدويا، قلم حبر أو قلم رصاص مربوط بشكل ثابت في كل مقصورة اقتراع،
·
تجهيزات قرطاسية عامة (مثل، أقلام حبر، أقلام
رصاص، أوراق للكتابة) توزع على جميع العاملين.
