المواد
والتجهيزات المطلوبة في كل مكان اقتراع ستتوقف على:
·
عدد الناخبين المتوقعين (راجع أماكن مواقع الاقتراع)،
·
حجم خدمات الاقتراع اللازم تأمينها،
·
عدد موظفي محطة الاقتراع الذين سيكونوا حاضرين،
والذي سيتوقف بدوره على أعداد الناخبين وإجراءات الاقتراع التي ستنفذ،
·
مستوى المرافق اللازم توفيرها.
توزيع
مواد وتجهيزات لكل مكان اقتراع، ليكون ناجعة الكلفة، يجب أن يبنى على تقييمات
متطلبات دقيقة تأخذ بالحسبان الظروف في كل من هذه الأماكن.
ومن
أجل الحصول على الحد الأقصى من نجاعة الكلفة، يجب أن تكون هذه عملية
"استقرائية" (كون المتطلبات الإجمالية حاصل حاجات محددة في كل من
الأماكن)، بدلا من "تحليلية" (خلق "تخمين" إجمالي للمتطلبات
وتقسيمها بين جميع الأماكن).
سينفذ
هذا بنجاعة أكبر إذا حددت مواقع اقتراع قبل الانتخابات، قبل المواعيد النهائية بما
يكفي لتقديم طلبات للمواد والتجهيزات.
تتنفيذ عملية تقييم المتطلبات
في تولي تقييمات المتطلبات هناك ثلاث مراحل:
1. تحديد،
من خلال أعداد الناخبين المتوقعين والمشغلين، المواد والتجهيزات التي ستلزم لعمل
ناجع لمحطة الاقتراع. هذه المتطلبات يجب أن تسَجل رسميا لكل مكان
اقتراع. إذ أن دمج هذه المتطلبات في نفس السجل قد يصبح صعب المأخذ في ظل أجهزة
غيرة مؤتمتة. فالتحكم بسجلات منفصلة لمتطلبات مرافق، تجهيزات اقتراع، مواد تشغيل
واقتراع قد يكون أسهل. ويفضل عادة التعامل مع متطلبات مواد الاقتراع، تحديدا، في
سجل منفصل.
2. تحديد
أي من المرافق والتجهيزات المطلوبة متوفرة مسبقا في مكان الاقتراع، من معاينات لمكان
الاقتراع أو استقصاءات أخرى وضمان بترتيبات تعاقدية لاستخدام المكان أنها ستوَفر
للاقتراع.
3. تحديد
النواقص والقيام بترتيبات لتزويد التجهيزات/المواد اللازمة. لكل مكان اقتراع قائمة
جرد يجب تحضيرها تُجدول كميات جميع المواد اللازم تزويدها للمكان. اعتمادا على
مصدر التزويد (أحيانا، مثل وصلات إضافية لاتصالات عن بعد، مياه إضافية، ومرافق
مراحيض، قد لا تكون مزودة بشكل مباشر من قبل هيئة إدارة الانتخابات) قوائم جرد
مماثلة قد يلزم تقسيمها لجداول تسليم منفصلة من قبل مزود وموعد تزويد.
مراجعة تقييمات المتطلبات
في حال
تولي تقييمات المتطلبات من قبل مدراء انتخابيين محليين، شكل من أشكال مراجعة
ترتيبات إشرافية للمتطلبات المقدرة على مستوى إقليمي أو مركزي سيساعد في معايرة
استخدام الموارد والخدمات المقدمة والمحافظة على التحكم بنجاعة الكلفة.
استخدام
جداول زمنية قياسية، مرتبطة بأعداد الناخبين المتوقعة، لتقدير الإيرادات اللازمة
من قبل مدراء ميدانيين/محليين، من أجل التشغيل، المواد، التجهيزات، والمرافق، مع
أي اختلافات عن هذه المقاييس تتطلب موافقة إدارية على مستوى إقليمي أو مركزي سيقلل
من أعباء التحكم الإداري.
ترتيبات مع منظمات أخرى
تحسين
مرافق في مواقع اقتراع قد يتطلب تنسيقا بين هيئة إدارة الانتخابات ووكالات حكومية
أو منظمات خدمية أخرى.
باعتبار
الأطر الزمنية المستَعجلة غالبا للتحضير الانتخابي، من الضروري تأسيس علاقة وثيقة
بين موظفي هيئة إدارة الانتخابات الأعلى رتبة والمدراء التنفيذيين الأعلى رتبة لموردي
الخدمات الخارجية لضمان الاتفاق على إعطاء الأولوية لتنفيذ وتحسين التجهيزات المتعلقة بالانتخابات.
في بعض
الحالات، قد يتطلب تطبيق بعض الضغط من خلال حكومة تنفيذية، يمكن لهذا أن يكون
ضروريا عند التعامل مع مزودي خدمات احتكارية على أساس حكومي، مثل مزودي وسائل
الاتصال عن بعد، في العديد من الدول.
